Файл: 1. Документационное обеспечение управления 2 Организация секретарского обслуживания 11.docx

– контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;

– личные карточки Т-2;

– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;

– протоколы и акты о несчастных случаях;

– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

– табели, наряды работников вредных профессий;

– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;

– домовые книги;

– невостребованные трудовые книжки;

– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).

Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников.

В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела, представленные фрагментарно. Пример представлен в приложении 7.

Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.

Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.

Таким образом, в процессе получения практики по документационному обеспечению управления мной был получен следующий опыт: умение анализировать инструкции по делопроизводства, создавать и оформлять различные виды документов, включая бланки организации. Также были изучены основы работы с документами конфиденциального характера, включая личный состав. Кроме того, на период практики были получен опыт по оформлению документов для передачи на архивное хранение, а также составление описей по личному составу.

2.   1   2   3   4   5   6   7

---

Организация секретарского обслуживания

1. Анализ должностной инструкции секретаря:
Квалификационные требования:

На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Основные функции:

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

Ведение делопроизводства.

Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

Права:

Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

Иные права по согласованию сторон.

Нормативно-правовые акты, знание которых необходимо для выполнения должностных обязанностей:

Уставом,

должностной инструкцией;

иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией секретаря руководителя, а именно:

ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - включает основные понятия делопроизводства: информация, документ и т.д., а также устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

ФЗ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», где отражены основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, которые содержат государственную тайну;

ГК РФ - включает нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

ТК РФ - включает нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

УК РФ - отражает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

---

3. 
   Организация рабочего места секретаря.
   

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные принципы организации рабочего места секретаря.
3. Организация рабочего дня секретаря и руководителя.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Рабочее место секретаря можно условно разделить на 3 зоны:

— рабочая зона — основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;

— вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;

— зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил — на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Также в ходе практики было представлено задание на оформление документов при направлении сотрудника в командировку, результат выполнения которого представлен в приложении 8.

5. Организация работы с обращениями граждан базируется на следующих принципах:

1.Принцип всеобщего права на обращения означает, что любое физическое лицо обладает в соответствии с российским законодательством правом на обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, за исключением случаев, установленных законом (требующих наличия российского гражданства) и нормами международного права.

---

2. Принцип свободы направления обращений означает, что субъекты права на обращения вправе направлять в государственные органы и органы местного самоуправления любые по содержанию обращения, кроме прямо нарушающих закон.

3. Принцип равноправия означает, что любой человек, независимо от гражданства, законности нахождения на территории РФ, социального происхождения, пола, национальности, возраста и иных социальных признаков, вправе направлять обращения в органы государственной власти и местного самоуправления. Равноправие сторон должно соблюдаться в процессе всех видов разбирательства обращений граждан.

4. Принцип равной ответственности должностного лица за действия и решения, нарушающие права, свободы и законные интересы человека, и инициатора обращения за сообщение заведомо ложных или искажённых сведений. При этом сбор доказательств законности тех или иных действий должен быть возложен на орган, занимающийся рассмотрением обращения гражданина.

5. Принцип гласности означает открытость процесса рассмотрения обращений, участие в нём заинтересованного лица (лиц) - субъектов конкретного обращения, и их законных представителей. Разбирательству должны подлежать все без исключения обращения граждан,- в том числе - анонимные. Законодательно должны быть установлены гарантии безопасности граждан - инициаторов обращения, а также неразглашения сведений об их личной жизни, ставших известными в ходе рассмотрения обращения. В случае выявления в обращении сведений клеветнического характера, орган, рассматривающий обращение, обязан передать материалы проверки компетентным правоохранительным органам для возбуждения уголовного дела по факту клеветы.

6. Принцип объективности рассмотрения означает, что сведения, сообщённые гражданином в устном или письменном обращении, должны быть подвергнуты объективному, непредвзятому анализу, который, в свою очередь, должен быть положен в основу принимаемого по содержанию обращения решения.

7. Принцип подведомственности означает, что рассмотрение обращения должен производить тот орган, в чью компетенцию входит разрешение по существу вопроса, поставленного в обращении. При этом гражданин не обязан знать конкретную компетенцию государственных органов. Обращения направленные не по адресу подлежат пересылки компетентному в данном вопросе органу.

---

8. Принцип комплексного подхода обеспечивает единую методику и методологию в работе с обращениями граждан, а также координацию деятельности органов, их рассматривающих, контроль за их работой.

9. Принцип законности означает, что должна быть разработана система Законов, регламентирующих порядок обращения граждан в органы всех ветвей власти: судебной, исполнительной, законодательной. Все процедуры, связанные с реализацией всех этапов осуществления права граждан на обращения, должны быть основаны на требованиях Конституции и Закона.

В приложении 9 представлена форма регистрационной карточки обращений граждан.
6. Проведение совещаний в организации сопровождается составлением протокола совещания, который представлен в приложении 10
7. Осуществление телефонного обслуживания также важно в работе секретаря. Выделим основные правила ведения телефонных переговоров:

Разговаривая по телефону, нельзя:

Зевать, пить, жевать;

одновременно разговаривать с сотрудниками, прикрыв микрофон телефонной трубки рукой;

тоном или мимикой выражать негативное отношение к позвонившему;

разговор заканчивает тот, кто позвонил, он же должен перезванивать, если связь обрывается по техническим причинам. Это не относится к руководителю высшего звена, которые заканчивают разговор, когда сочтут нужным. Если разговор прерван, перезванивает тот, кто ниже по рангу;

если к сроку, установленному ранее, информация не готова, секретарь должен позвонить абоненту, извиниться, по возможности объяснив причину задержки и согласовать время повторного звонка;

не следует (без предварительной договоренности) звонить по домашнему телефону по служебным вопросам, также недопустимы звонки после 22 часов;

номер служебного телефона следует сообщить только самым близким людям, личные телефонные разговоры по служебному телефону должны быть короткими и информативными.

---