Файл: 1. Документационное обеспечение управления 2 Организация секретарского обслуживания 11.docx

Содержание

Введение

Целью учебной практики является: формирование умений, приобретение первоначального практического опыта и реализуется в рамках профессиональных модулей для последующего освоения обучающимися общих и профессиональных компетенций по избранной специальности. Практическая подготовка при проведении учебной практики организуется путем непосредственного выполнения обучающимися определенных видов работ, связанных с будущей профессиональной деятельностью.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить организацию документационного обеспечения управления и функционирования организации.

- научиться применять нормативные правовые акты в управленческой деятельности;

- подготовить проекты управленческих решений;

- обработать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;

- уметь готовить и проводить совещания, деловые встречи, приемы и презентации.

Продолжительность практики составила – 36 часов.

Учебная практика проводилась на базе ЧПОУ «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

1. Документационное обеспечение управления

Учебная практика является обязательным этапом обучения и направлена на формирование у студентов умений и приобретение первоначального практического опыта. Учебная практика была пройдена дистанционно на базе ЧПОУ «Финансово-экономический колледж». Продолжительность учебной практики составляла 7 календарных дней.

В ходе практики необходимо было выполнить следующие типы заданий:

1. Анализ Инструкции по делопроизводству,

2. Создание бланков документов организации,

3. Составление и оформление различных видов документов,

4. Регистрация документов,

5. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу,

6. Оформление документов для передачи на архивное хранение,

7. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.

---

Анализ примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях была разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами. Инструкция состоит из десяти разделов, каждый из которых подробно освещает отдельные вопросы документирования и организации документооборота. Выделим их:

I. Общие положения,

II. Документирование управленческой деятельности,

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов,

IV. Согласование проектов документов,

V. Организация документооборота,

VI. Контроль исполнения документов (поручений),

VII. Организация работы исполнителя с документами,

VIII. Формирование документального фонда организации,

IX. Организация доступа к документам и их использования,

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей.

Отдельно стоит отметить, что в приложении 12 рассматриваемой инструкции представлен примерный перечень нерегистрируемых документов, а именно:

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

---

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

В рамках учебной практики необходимо было получить практический опыт по созданию бланков, а именно необходимо было разработать продольные (приложение 1) и угловые бланки приказа (приложение 2) и письма по представленной ситуации (приложение 3).

Также в ходе практики было установлено, что при регистрации документов необходимо соблюдать следующие принципы:

однократность,

индексацию документов,

разделение регистрации на группы,

использование справочных материалов,

использование трех систем регистрации.

В отдельную группу необходимо определить документы конфиденциального характера, которые представляют собой документы, содержащие защищаемые сведения, которые не составляют государственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т. д.), или содержат персональные данные, или составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

По своей природе конфиденциальные документы бывают:

- нормативно-методические (НМД);

- руководящие (РД);

- распорядительные (РПД);

- информационно-справочные (ИСД);

- организационные (ОД);

- финансово-бухгалтерские (ФБД);

- кадровые (по личному составу) КД.

В конфиденциальных и открытых организационно распорядительных документах используются следующие элементы оформления, называемые реквизитами:

1. - Государственный герб Российской Федерации;

2. - герб субъекта Российской Федерации;

3. - эмблема организации или товарный знак (знак обслу- живания);

4. - код организации;

5. - код формы документа;

6. - наименование организации;

7. - справочные данные об организации;

8. - наименование вида документа;

9. - дата документа;

10. - регистрационный номер документа;

11. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12. - место составления или издания документа;

13. - адресат;

14. - гриф утверждения документа;

15. - заголовок к тексту;

16. - текст документа;

17. - отметка о наличии приложения;

18. - подпись;

19. - гриф согласования документа;

20. - визы согласования документа;

21. - печать;

22. - отметка о заверении копии:

23. - отметка об исполнителе;

---

24. - идентификатор электронной копии документа;

25. - отметка о поступлении документа в организацию;

26. - резолюция;

27. - отметка о контроле;

28. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,

Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:

29. - гриф ограничения доступа к документу;

30. - номер экземпляра документа;

31. - отметки о размножении документа.

Реквизиты 1 - 9,11 - 12,14 - 16, 18 - 22, 24, 26 - 28 в конфиденциальных документах оформляются так же, как и в открытых.

Необходимый уровень безопасности конфиденциальной информации определяется правильностью использования службой безопасности организации основных принципов, средств и методов ее защиты. Одним из основных принципов защиты конфиденциальных документов является организация закрытого документооборота или технология конфиденциального делопроизводства.

Ддля организации работы с конфиденциальными документами можно воспользоваться аналогией основных направлений организации работы по защите гостайны и организации работы с документами, составляющими гостайну, а соответственно основных принципов, методов и средств:

засекречивания, рассекречивания документов, для конфиденциальных документов: установление ограничения допуска, доступа, снятия ограничения доступа с документов и информации или иными словами установление "конфиденциальности", снятие "конфиденциальности";

порядка допуска и доступа к конфиденциальной информации и документам организаций, должностных лиц и граждан;

порядка составления перечня информации конфиденциального характера;

порядка передачи конфиденциальной информации;

распоряжения конфиденциальной информацией;

финансирования мероприятий по ее защите;

контроль и надзор за обеспечением защиты;

порядка работы с документами и информацией или с технологией конфиденциального делопроизводства;

порядка пропускного и внутриобъектового режима организаций;

порядка организации работы службы безопасности.

Также в ходе практики были изучены вопросы по оформлению документов для передачи на архивное хранение:

дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

---

;

в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;

документы в деле располагаются по их хронологии;

дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;

приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение подлежат следующие дела:

постоянного срока хранения;

временного (свыше 10 лет) срока хранения;

документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Выделим этапы оформления каждого тома, что отражено на рисунке 1.



Рисунок 1 – Этапы оформления каждого тома

Выделим основные правила нумерации: в каждом Томе с своя нумерация листов, которая проставляется простым карандашом в верхней правой части листа. Все листы нумеруются исключительно арабскими цифрами. Если текст документа расположен на двух сторонах листа, каждый лист нумеруется только один раз, при этом номер проставляется на лицевой стороне.

Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов. Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам.

Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:

– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;

– списки, книги, карточки учета личного состава;

– личные дела;

---