Файл: 1 Общая характеристика с места прохождения практики 5.docx

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту. На предприятии к данной категории относится: заявки от потребителя; собственные заявки от транспортно-логистических компаний
исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам. К данной категории относится: универсальный передаточный документ (УПД); товарно-транспортная накладная (ТТН); товарная накладная (ТН); счет-фактура (СФ); договор заявка на оказание транспортно-экспедиционных услуг; разрешение на отступление/отклонение, пропуск на въезд; документы, подтверждающие качество продукции (Приложение С)
внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр., такие, как: приказы; должностные инструкции; служебные записки; заявления; коллективный договор. (Приложение D)

На предприятии «УралАТИ» есть сотрудник, который для своего удобства ведет журнал, в котором указываются все данные с договоров-заявок. Благодаря этому журналу мне удалось помочь сотруднику в составлении нового договора- заявки в электронном виде.

К примеру, договор-заявка на оказание транспортно-экспедиционных услуг. Составляется сотрудником ПАО «УралАТИ» в электронном виде, где указываются все данные о грузе и заказчике, распечатывается и отправляется на подпись и печать к директору или зам директору, после делают скан в электронном виде и по почте отправляют исполнителю (Транспортно-логистической компании), который указывает данные водителя и ставит печать с подписью. После данных процедур документ регистрируется и исполняется, после чего отправляется в архив.

Рассмотрим движение документов на составленной схеме:

В ходе производственной практики мне удалось освоить планирование и организация документооборота в рамках участка логистической системы, сортировка и самостоятельное составление требуемой документации в целях закрепления теоретических и учебно-практических знаний данной компетенции.

ПК 1.3. Осуществление выбора поставщиков, перевозчиков, определение типа посредников и каналы распределения.

Поиск потенциальных поставщиков. Используется следующий механизм действий: проведение конкурсов (тендеров); изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.); посещение ярмарок, выставок; личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные обзвоны, деловые встречи).

Критерии выбора перевозчиков: надежность времени доставки, затраты (тарифы) на транспортировку, общее время доставки, готовность перевозчика к изменению тарифов, финансовая стабильность перевозчика, наличие дополнительного оборудования грузопереработки, наличие дополнительных услуг по комплектации и доставке, сохранность груза (потери, хищения), экспедирование, квалификация персонала.

Канал распределения — это совокупность физических и юридических лиц, способствующих процессу перемещения товара от производителя к потребителю. Этот процесс сопровождается передачей прав собственности на товар. Каналы распределения независимо от количества уровней можно объединить в три группы:

прямые – когда связи между контрагентами непосредственны;
косвенные – когда между контрагентами находится один или несколько посредников;
смешанные – когда с определенной группой потребителей устанавливаются прямые связи, а с остальными косвенные, или когда по одним видам продукции контакты с заказчиком непосредственные, а по другим – опосредованные.

Типы посредников:

Дилеры — это оптовые, реже розничные посредники, которые ведут операции от своего имени и за свой счет.

Дистрибьюторы — оптовые и розничные посредники, ведущие операции от имени производителя и за свой счет.

Комиссионеры — это оптовые и розничные посредники, ведущие операции от своего имени и за счет производителя.

Агенты — посредники, выступающие в качестве представителя или помощника другого основного по отношению к нему лица (принципала).

Брокеры— посредники при заключении сделок, сводящие контрагентов.
Поиск поставщиков на предприятии «УралАТИ» осуществляется менеджерами ОМТС путем поиска во всемирной паутине интернет в соответствии с перечнем сырья и материалов и комплектующих (СМ и К). Оценка критериев выбора поставщика производится в соответствии с требованиями Международного стандарта ISO 9001:2000.

Для выбора поставщика имеется инструкция «Выбор оценки поставщиков», Выбор производится по 3 критериям:

система менеджмента
качество поставки
уровень организации поставок.

Выбирают 3 альтернативных поставщика. Запрашивают у них паспорт на сырье и, если технологи одобрили сырье в соответствии с перечнем сырья материалов и комплектующих, оформляется разрешение на отступление / отклонение (Приложение E). По данному разрешению закупается пробная партия в объемах необходимых производству. Она завозится на завод и запускается в отдел контроля качества (ОКК). В ходе испытаний ОКК делает заключение возможно или невозможно использование сырья, которое отражается в данном разрешении.

В процессе закупа сырья на каждую поставку оформляется заявка на закупку. В ней на 1 вид сырья отражается 3 альтернативных поставщика с указанием предложенных цен. Затем с поставщиком с наименьшей ценной заключается сделка.

Разрешенный поставщик – это тот поставщик, с которым уже работают, с ними заключены договора. Альтернативный поставщик – это тот поставщик, с которым не работали, но у них запрашивали паспорт, оформляли разрешение.

В заявку на закупку отражаются как разрешенные, так и альтернативные поставщики. На основании разрешения на отступление / отклонение альтернативный поставщик (в случае положительного ответа ОКК) попадает в категорию «разрешенный поставщик» и вносится в перечень «разрешенных поставщиков».

Если все данные отвечают требованиям перечня СМ и К, заключается договор на поставку сырья. Данный договор проходит несколько ступеней согласования, прежде чем будет подписан генеральным директором (отдел - исполнитель, руководитель отдела, главный бухгалтер, технический директор, служба безопасности, юристы).

Таким образом, ПАО «УралАТИ» определил своих основных поставщиков сырья, которыми являются: Комбинат Ураласбест; ООО «БФАИ»; Сухоложский огнеупорный завод и другие удовлетворяющие требованиям организации.

Отгрузка готовой продукции производится на аутсорсинге, то есть своего транспорта цеха на предприятии нет.

Отправка продукции осуществляется по трем направлениям:

железнодорожные транспорты;
автомобильные транспорты;
через транспортно-логистические компании.

По работе с железнодорожными станциями есть подъездные пути. У предприятия заключен договор со станцией Асбест, есть договорные отношения с несколькими собственниками вагонов. Также, при необходимости размещаются заявки в компаниях, в которых есть собственники вагонов. Они предоставляют вагон на наши подъездные пути, производится загрузка груза и отправка через станцию Асбест. На предприятии есть специальное приложение «ЭТРАН» (Рис. 1), в котором сохраняется вся прошлая информация по перевозкам железнодорожным транспортом, ведется отслеживание за вагонами с их продукцией. (Рис. 2)

Рисунок 1- приложение «Этран»

Рисунок 2 – отслеживание за вагоном с продукцией

Отбор перевозчика производится через специализированный сайт https://ati.su, на котором размещается информация по грузу, по направлению и предварительной оценки стоимости перевозки (рис.3). Затем происходит накопление информации о предложениях от перевозчиков и выбирается оптимальная цена, сроки и т. п., также оценивается перевозчик по отзывам о его предыдущих работах (на сайте остаются отзывы о перевозчиках). Заключается с ним договор о заявке на поставку, осуществляется перевозка с предоставлением отчетных документов транспортно-товарной накладной с отметкой о получении груза грузополучателем, после чего производится оплата перевозчику.

Рисунок 3- Сайт https://ati.su с данными

При отгрузке небольших партиях продукции предприятие пользуется услугами ТЛК (транспортно-логистических компаний) г. Екатеринбург. Транспортно-логистические компании такие, как «Деловые линии», «КИТ», «ПЭК» и т. д. С ними заключены договора по заявкам «УралАТИ», после чего производится забор груза с предприятия и отправка его получателю.

Также продукция отгружается на самовывоз (в транспортное средство потребителя).

В ПАО «УралАТИ» смешанный канал распределения. Предприятие может работать напрямую с потребителями, так и через посредников, таких как: