Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Курсовая работа

по	«Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации»
	дисциплине/междисциплинарному курсу

Тема:	Анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов
	тема работы

Выполнил(а) студент(ка)		курса, группы
	фамилия имя отчество
Руководитель работы
	ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя курсовой работы от Колледжа

Рецензия
	актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах
Проверил
		Оценка. Подпись руководителя работы
		«____» ____________ 20 ___ г.

---

Пермь 2023 г.
Содержание
Введение…………………………………………………………………….3

1. Теоретические особенности основы работы ведомственных архивов и учета документов…………………………………………………………….……6

1.1. Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов……..6

1.2. Понятие и правовые основы учета документов………………………8

2. Анализ учета документов в архиве, общие требования………………11

2.1. Организация учета документов в архиве……………………………11

2.2. Общие требования к ведению основных учетных документов…….14

2.3. Ведомственный архив и его виды……………………………………19

Заключение………………………………………………………………..24

Список литературы……………………………………………………….26

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

---

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом.

Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы.

Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Цель работы: рассмотреть систему основных принципов обеспечения сохранности архивных документов.

Задачи:

1.Исследовать нормативно-правовую основу работы ведомственных архивов.

2. Исследовать понятие и правовые основы учета документов.

3. Выделить организацию учета документов в архиве.

4. Определить общие требования к ведению основных учетных документов.

5. Обосновать ведомственный архив и его виды.

Объект исследования – общественные отношения, связанные с работой ведомственных архивов.

Предмет исследования – нормы, регулирующие работу ведомственных архивов.

Методы исследования – общенаучный, частно – научный, сравнительно – правовой, формально – юридический.

Структура работы – введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список литературы.


1 Глава 1. Теоретические особенности основы работы ведомственных архивов и учета документов
1.1. Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов
Законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету [5].

---

Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

С целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу в организации создается архив [5, с. 65].

При организации работы архива необходимо руководствоваться основными нормативно - методическими документами, которые помогут в работе:

Сегодня правовой основой создания архивов организации является нормативно-методическая база:

ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;

Основные правила работы архивов организаций.

Регламент государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право[4]:

-  требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

-  контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

-  запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

-  участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

---

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

-  несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-  утрату и несанкционированное уничтожение документов;

-  необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

-  нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

1.2. Понятие и правовые основы учета документов
Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе: [11].

установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;

единства организации хранения и учета документов;

сопоставимости учетных показателей;

строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

---

Смотрите также файлы

• Анкудинова Анна Николаевна.docx

• Жай блшектерге амалдар олдану.docx

• 1. Философия, ее проблемы, роль в жизни человека и общества Вопрос Предмет философии, ее основные проблемы и направления.docx

• Ііі блім. Деректер базасы Педагогті атыжні.docx

• Министерство здравоохранения.docx