Файл: Анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов.docx
Добавлен: 27.03.2024
Просмотров: 20
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам).
Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись
Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.
Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.
В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.
После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.
Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.
Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.
5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам).
При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей.
Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.
6. Дело фонда
На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы:
- отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда.
- учетные документы, характеризующие изменения фонда;
- все акты, документирующие результаты архивных работ.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.
2.3. Понятие «ведомственный архив» и его виды
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.
В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:
-
архив организации, хранящий документы только данной организации; -
центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; -
центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; -
объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; -
объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
Функция использования документов
Основная цель использования документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:
1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3) организацию учета использования документов архива.
Основными задачами ведомственного архива являются3:
-
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; -
обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение; -
осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:
-
Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов; -
Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов; -
Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив; -
Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; -
Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения; -
Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий; -
Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив; -
Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; -
Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. -
Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях); -
Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве -
Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).
Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
- Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
- Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.
Таким образом, ведомственный архив выполняет важную задачу, в нем хранятся документы по сроку, установленному законом. В любой момент сотрудники учреждения могут поднять нужную бумагу для работы с ней. Делопроизводители наводят порядок в этом структурном подразделении, правильно комплектуют и сортируют ведомости и сертификаты, создают надлежащие условия, чтобы учреждениям предоставлять информативное обеспечение. Когда же наступит время, ведомственный архив передадут в вышестоящий орган. Ненужные документы спишут для уничтожения по заключению экспертной комиссии.
Заключение
Подводя итог по данной работе, отметим, что к сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один `сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» столь же актуален и сегодня.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения учета документов. Система мер по обеспечению их учета включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации учета, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).
Тем не менее, запросы распределяют по темам, социально-правовому характеру и личным делам, чтобы определить наибольшую востребованность данных. На этом основании создаются отдельные справочники с применением преемственности делопроизводства и архивных служб. Надлежащий порядок позволяет использовать многолетние сведения в различных областях жизнедеятельности человека. Возможно, предстоит доказать невиновность при обвинении в экономическом преступлении или подтвердить причастность к научному открытию. К архивам обращаются все граждане, эти ведомства не знают различий по статусу.
Список литературы
Нормативно – правовые акты (в действующей редакции)
1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).
2. Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 N 1-ФКЗ «о судах общей юрисдикции в Российской Федерации» (ред. от 06.03.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2019)
3. Федеральный конституционный закон от 31.12.1996 N 1-ФКЗ «о судебной системе Российской Федерации» (ред. от 30.10.2018)
4. Федеральный конституционный закон РФ от 21.07.1994 г. № 1-ФКЗ «о Конституционном Суде Российской Федерации» (ред. от 27.07.2018)
5. Федеральный конституционный закон от 28.04.1995 г. № 1-ФКЗ «об арбитражных судах в Российской Федерации» (ред. от 18.07.2018)
6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017)
7.Федеральный закон от 14.06.1994 №5-ФЗ «о порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (ред. от 01.05.2019)
8. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018)
