Файл: Теоретические аспекты делового туризма 5 1 Основные понятия и определения 5.docx

Средняя продолжительность деловой поездки - 12-13 дней - в страны на другом континенте, 5-6 дней - внутри региона, 3-4 дня - внутри страны.

1.2 Особенности организации и обслуживания


Специфика делового туризма проявляется во взаимоотношениях между туристами и организаторами — профессионалами деловых поездок, т.е., ио сути, в алгоритме создания продукта делового туризма.

В нем задействовано шесть групп участников:

1) туристы;

2) поставщики туристских услуг (средства размещения и питания, предприятия транспорта, объекты проведения мероприятий, развлечений);

3) распорядители или планировщики встреч, которые планируют мероприятие и решают организационные вопросы: определяют цели и содержание встречи, ведут переговоры, осуществляют финансовый контроль, принимают решения о непредвиденных расходах. Эти функции могут выполнять внутренние департаменты какой-либо корпорации, независимые специализированные компании или туристские фирмы. В последние годы на Западе, особенно в США и Канаде, наметилась тенденция — привлекать независимых распорядителей или планировщиков встреч (частные компании) для организации мероприятия. Многие известные американские фирмы изменили внутреннюю структуру, отказавшись от внутрикорпоративных департаментов ио планированию деловых встреч;

4) менеджеры направления, или профессиональные устроители встреч, организующие прием и обслуживание делегаций на месте;

5) профессиональные организаторы MICE-меронриятий — специализированные компании но организации разного рода встреч (конгрессов, выставок, конференций), которые формируют пакет услуг поставщиков и посредников — «конференц- накет» и предлагают его деловому туристу (клиенту). Они являются центральной фигурой процесса создания продукта делового туризма;

6) разного рода посредники, которым отводится большая роль в организации делового туризма. Посреднические операции выполняют классические посредники в индустрии туризма (туроператоры и турагенты) и специализированные MICE-но- средники. К последним относятся мелкие посредники, обеспечивающие техническую поддержку делового мероприятия, а также подрядчики: рекламные агентства, застройщики стендов на выставках и др. На российском рынке известным подрядчиком является фирма «Смарт-груп», которая сотрудничает в области застройки стендов с такими компаниями, как ОАО «ЛУКОЙЛ», страховая компания «Росгосстрах» и др.

Особую роль в развитии делового туризма играют конвеншн-бюро — специализированные маркетинговые компании, которые представляют и продвигают туристскую территорию на рынке путешествий. Эти MICE-посредники обладают полной информацией об инфраструктуре делового туризма, индустрии гостеприимства, компаниях, специализирующихся на обслуживании деловых туристов, и всех мероприятиях, проходящих в данном месте. Спектр их деятельности очень широкий: консалтинг,

---

обучение персонала, продвижение и реклама продуктов, маркетинг, выставочная и конгрессная деятельность, а также привлечение инвестиций. Конвеншн-бюро, как правило, являются некоммерческими организациями. Например, в Сингапуре оно является подразделением Департамента но туризму. Финансирование таких бюро, в основном, осуществляется из муниципальных и федеральных бюджетов, а также средств торгово-промышленных палат (около 75% годового бюджета). Примерно 10— 15% доходов формируются из членских взносов. Конвеншн-бюро работают на разных уровнях: городском (70% всех бюро), региональном (17%) и национальном (13%). Наиболее активны на мировом рынке конвеншн-бюро США, Дании, Австрии, Бельгии, Германии, Японии, Нидерландов, Сингапура, Сянгана (Гонконга) и Филиппин.

Все участники индустрии делового туризма тесно взаимодействуют друг с другом посредством разных технологий и обмениваются потоками информации.

Тесное и качественное взаимодействие между субъектами индустрии делового туризма обеспечивается благодаря инновационным решениям, широкому использованию достижений в области информационных технологий и систем связи.

Современные информационные технологии и системы связи неодинаково внедрены в разных секторах индустрии делового туризма. В секторе инсентив-путешествий они используются профессиональными организаторами, менеджерами направления и поставщиками услуг, которые с помощью веб-сайтов и электронной почты налаживают прямую и обратную связь с клиентами — деловыми туристами и их представителями.

В секторе выставок и конференций новейшие информационные технологии и системы связи играют более заметную роль. Посредством сети Интернет организаторы выставок могут продемонстрировать оформление зала, показать план выставки, забронировать и продать стендовые площади и нр., а деловые туристы — зарегистрироваться в режиме реального времени. Ряд веб-сайтов содержат обширный перечень выставочных мероприятий и их участников, они снабжены мощными поисковыми системами. На веб-сайтах размещаются «дневники мероприятия», которые позволяют посетителям записаться на встречу с экспонентами и обсудить интересующие вопросы, например заключить сделку.

Новейшие информационные технологии и системы связи открывают широкие возможности для реализации выставочной продукции в режиме онлайн параллельно с реальными показами. Это так называемая киберконференция, т.е. «цифровой супермаркет», через который участники выставки могут продавать в сети свои товары и услуги в любое время суток круглый год. Типичным примером служит Европейская виртуальная ярмарка вакансий, которая позволяет «посетителям» встретиться с представителями кадровых агентств в режиме онлайн и обеспечивает доступы в чаты, книжные магазины, к группе экспертов, мастеру создания резюме.

---

Одним из наиболее ярких примеров новых наработок в области информационных технологий является конференц-связь, главным образом, организация видеоконференций — общения двух и более сторон с передачей видеоряда и голоса. Эта система нашла применение в секторе классических встреч и конференций. Как правило, финансовые взаимоотношения между участниками отсутствуют, как при телефонном разговоре (осуществляется оплата только телефонного или интернет-трафика). Видеоконференция предоставляет ряд преимуществ инициаторам проведения встреч: возможность привлечения более широкого круга участников, экономию затрат на их перевозку, размещение, питание.

С появлением виртуальной связи поставщики туристских услуг и организаторы деловых поездок опасались, что деловые туристы перестанут перемещаться в реальном географическом пространстве. Однако последние американские исследования показывают, что индустрия встреч преждевременно предсказала свою собственную кончину. Произошло нечто любопытное: повышение роли виртуального офиса лишь подтвердило важность контактов между людьми в ведении коммерческой деятельности. С увеличением изоляции людей друг от друга более мотивированными становятся посещения торговых ярмарок, конференций, полезных для обмена мнениями и личных деловых контактов при решении разного рода вопросов.

ГЛАВА 2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТУРИСТИЧЕСКОГО ПРОДУКТА В РАМКАХ ДЕЛОВОГО ТУРИЗМА

2.1 Особенности проектирования делового туризма

Основа деловой поездки - программа спланированных и насыщенных встреч и мероприятий. Деловые поездки организуются, как правило, в сочетании с культурной и экскурсионной программой. Как правило, туристические компании предлагают следующие услуги по организации бизнес-туров и деловых поездок: планирование деловой программы; разработку оптимального маршрута деловой поездки; содействие в подготовке всех необходимых документов для оформления визы в посольстве; бронирование и оформление авиабилетов; бронирование отелей; трансфер, встречу в аэропорту, или аренду автомобиля на весь период деловой поездки; приобретение билетов и приглашений на международные выставки или конференции; организацию конференций и корпоративных мероприятий, деловых встреч, семинаров; обеспечение услугами гида, переводчика; планирование экскурсионных программ в месте дестинации; VIP программы

Среди основных игроков рынка туроператоров делового туризма в России - ВАО «Интурист», КМР Group, «Эпик трэвел», ВТI, UTS, «Элиос тревел», Concord, «Компания МОСКО», «Академсервис ДМС», «Спутник Тревел Клаб», «Бизнес-центр Планета Тур», а также представительства крупных западных сетевых концернов American Express, Rosenbluth, Euro Lloyd, Carlson Wagonlit. Отдельный сектор составляют компании, специализирующиеся на бронировании билетов и отелей для бизнес-поездок - «Аэро Клуб», «Инна Тур», Andrews Travel House, Infinity Travel и другие.

---

Одним из основных поставщиков услуг является основной перевозчик, доставляющий туристов к месту отдыха и обратно. Чаще всего им выступает авиакомпания, но также им может быть железная дорога, судовладелец, автотранспортная организация. Бизнес-туристы предъявляют особые требования к транспортным компаниям, к ним можно отнести:

Скорость. Люди, совершающие деловые поездки, требуют быстрой транспортировки в отличие от отдыхающих, которые могут добираться до туристского центра не торопясь, а иногда останавливаясь в интересующих их местах;

Комфорт. Во-первых, бизнес-пассажиры стараются использовать время в дороге для работы (на подготовку доклада или ознакомления с материалами конференции). Во-вторых, они хотят отдохнуть, чтобы прибыть к месту назначения в свежем виде, поэтому важно предоставить возможность деловым путешественникам в дороге отдохнуть от развлечений и шума.

Надежность и пунктуальность транспортных услуг для деловых путешественников имеют большое значение. Организаторы конференций и других мероприятий, а также участники их не терпят опозданий делегатов или объяснений, что они задержались из-за пробок на улицах либо ожидали своего рейса на вокзалах или в аэропортах;

Удобство. В комплексе с требованиями, связанными со скоростью, бизнес-путешественники требуют также удобства графиков рейсов, при которых они могли бы прибывать в места назначения в удобное время суток. 

Размещение бизнес-путешественников происходит в основном в отелях. Бизнес-путешественники предъявляют владельцам или руководителям отелей свои главные требования:

Высокие стандарты обслуживания. Управленческая иерархическая структура компании является важным фактором при выборе класса отеля.

Средства ведения бизнеса. Для деловых путешественников отель во время путешествия заменяет офис, им предоставляются факс, компьютер, ксерокс и др. Многие отели имеют бизнес-центры, где также могут предоставляться такие услуги или где гость может работать на своем компьютере.

Оздоровительные средства. Люди, которые много времени в течение дня проводят на конференциях и засиживаются в ресторанах во время деловых обедов и ужинов, требуют, чтобы в отелях соответствующим образом были оборудованы оздоровительные центры и спортивные площадки для разгрузки. Отели, в свою очередь, предлагают услуги плавательного бассейна, сауны, массажных кабинетов, гимнастических залов, фитнес-центра и др.

---

Также, гостиницы бизнес класса полностью ориентированные на индивидуальных и корпоративных клиентов, учитывают специфику их путешествий, предлагают целый комплекс дополнительных услуг, таких как визовая поддержка для получения российской въездной визы, трансфер на автомобилях представительского и бизнес-класса, услуги секретаря, переводчика, курьерская служба и так далее.

Для организации передвижения бизнес-туриста в месте дестинации используется второстепенный перевозчик: трансфер, экскурсионное обслуживание, который может совпадать с основным, а может быть отдельным. Также в зависимости от статуса и занимаемой должности потенциального клиента выбирается соответствующий класс автомобиля.

При организации деловых мероприятий пользуются услугами ресторанов выездного обслуживания или кейтеринга. В зависимости от формата мероприятия существуют различные варианты меню: организация выездного банкета/фуршета с холодными и горячими закусками, горячими блюдами, салатами, гарниром, фруктами и десертом; организация пикника/барбекю для мероприятий на природе; коктейли, кофе-брейки, меню для деловых мероприятий.

Среди условий, при которых может иметь место успешное развитие делового туризма и индустрии MICE, особое место занимают высококлассная гостиничная инфраструктура, предоставление необходимых условий для качественного проведения мероприятий. Удобные конференц-залы, оборудование, бизнес-центры, целенаправленная и всесторонняя подготовка соответствующих кадров, умеющих понимать специфику и нюансы делового туризма, хороший имидж и репутация предопределяют восприятие отелей бизнес-туризмом.

Одним из важнейших ресурсов бизнес-туризма являются сами события: фестивали, ярмарки, конференции, научно-исследовательские симпозиумы и прочее. О востребованности конгрессных мероприятий, росте интереса к ним представителей государственных структур, руководителей компаний и предпринимателей, свидетельствует сам факт быстрого роста числа этих мероприятий. С каждым годом увеличивается количество разнообразных конференций, круглых столов, семинаров, проведенных на различных выставках, ярмарках, приуроченных к знаковым событиям, и просто отраслевых мероприятий. 

2.2 Разработка туристического продукта в рамках делового туризма. «Конференция в отеле Царьград»

Деловые мероприятия — профессиональные мероприятия различных форматов

---