Интересной дилеммой при принятии решения об участии в проекте является выбор между отказом от проекта и снижением качества работ при невозможности достичь выполнимости целей проекта описанными выше методами. Чаще всего компании выбирают снижение качества, естественно, не объявляя об этом открыто. Ведь отказ от проекта влечет немедленные финансовые потери, а снижение качества может сказаться только в будущем.

Перед тем, как высказать точку зрения на эту дилемму, приведем определение качества из стандарта управления проектами PMBOK 2000. Качество — это удовлетворенность спецификациям и пригодность к использованию. Таким образом, сделанный в соответствии с техническим заданием и пригодный к использованию продукт по определению является качественным. Принятое в некоторых компаниях понятие качества, как достижение некоего абстрактно идеального результата является неверным.

Стремление достичь ненужного для заказчика качества просто напрасная трата денег заказчика и ресурсов компании. А вот снижение качества за пределы приемлемого уровня, т.е. невыполнение четко определенных требований заказчика или непригодность результата к использованию, действительно, является недопустимым. И при осознании того, что именно этот результат (недопустимое снижение качества) является ожидаемым в случае принятия проекта, от этого проекта, конечно, лучше отказаться. Репутация дороже.

На основании понимания ожидаемого результата и анализа достижимости целей проекта компания принимает решение, будет ли она участвовать в этом проекте. Решение желательно оформить официально, чтобы обосновать планирование и подготовку к реализации проекта.

После принятия решения необходимо также определить приоритетность данного проекта по отношению к уже идущим и прочим потенциальным проектам. Показатель приоритетности проекта является хорошим основанием для решения потенциальных ресурсных конфликтов, которые могут возникнуть в ходе проекта. Входными данными для определения приоритетности могут являться характеристики проекта, значимые с точки зрения специфики бизнеса компании. Например, это может быть потенциальная доходность проекта, его политическая важность, новизна проекта для компании, риски проекта.

Немаловажным шагом при инициации проекта является как можно раннее назначение менеджера проекта и четкое обозначение времени старта. С этого момента проект считается начатым, менеджер проекта получает полномочия и ответственность за успешность этого проекта.

---

2. 
   Особенности управления проектами на этапе инициации
   

Инициация является первой группой процессов управления любым проектом. При этом группа процессов инициации выполняется как для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта, т.е. закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В рамках процессов инициации определяется изначальное содержание, и выделяются изначальные финансовые ресурсы. Определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта. Выбирается руководитель проекта, если он еще не назначен. Данная информация закрепляется в уставе проекта и в реестре заинтересованных сторон. После утверждения устава проекта считается, что проект официально авторизован. Ключевая цель данной группы процессов -привести в соответствие между собой ожидания заинтересованных сторон и цель проекта, дать заинтересованным сторонам наглядное представление о содержании и целях, а также показать то, каким образом их участие в проекте и связанных с ним фазах может обеспечить удовлетворение их ожиданий. Данные процессы помогают определить видение проекта - что необходимо выполнить.

В несложных проектах, состоящих из небольшого числа фаз возможно и достаточно (в определенных случаях) проведение процесса инициации только на начальной стадии реализации проекта, в сложных же проектах анализ процессов инициации целесообразно проводить в начале каждой фазы. Что даст возможность сохранить ориентированность проекта на те первоначальные цели и задачи, для достижения которых он был предпринят. Повторение процессов инициации в каждой фазе даст возможность заранее принять решение о целесообразности реализации проекта (если практическая необходимость в нём отпала или решено, что проект не соответствует поставленной цели).

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие - отвергаются, рассмотрение третьих откладывается на последующие периоды.

Инициатор проекта - это лицо, заинтересованное в его реализации. Ниже дан перечень инициаторов проекта:

---

• 
  автор;
  
• 
  заказчик (юридические или физические лица, государственные или общественные организации);
  
• 
  руководители;
  
• 
  сотрудники организации.
  

Можно выделить две возможных фазы инициации проекта: фазу демонстрации, когда приводится необходимость и осуществимость проекта и фазу формального открытия. Эти фазы делятся на стадии:

• 
  определение общей цели проекта - проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;
  
• 
  определение границ проекта (обозначение измеримого ожидаемого результата проекта);
  
• 
  анализ достижимости целей проекта;
  
• 
  признание необходимости реализации проекта (принятие решения о старте/отмене проекта);
  
• 
  определение приоритетности проекта;
  
• 
  назначение руководителя проекта;
  
• 
  фиксация точки старта проекта.
  

Обоснование - то с чего должен начинаться любой проект и включает формулировки проблемы, которую надо решить, или возможности, которую надо использовать для получения конкурентного преимущества. При этом необходимо отметить, что обоснования для внешних и внутренних проектов могут сильно отличаться друг от друга.

При обосновании внешнего проекта исходят обычно из того, что ожидаемая прибыль укладывается в плановое значение, при этом может иметь и место, когда во главу угла ставиться возможное долгосрочное сотрудничество с внешним заказчиком. При этих условиях проект может считаться обоснованным, в противном случае его обоснованность сомнительна.

Другой важнейший аспект, который имеет немаловажное значение в процессе инициации проекта - это оценка рисков проекта. На основании результатов анализа рисков можно принять окончательное решение об обоснованности проекта. Анализ рисков включает следующие процедуры:

• 
  оценка вероятности возникновения риска;
  
• 
  оценка качества собранной информации по рискам;
  
• 
  исследование причин возникновения рисков;
  
• 
  разработка мер по их нивелированию;
  
• 
  разработка стратегии реагирования на риски.
  

Следующий шаг - определение ожидаемых результатов от реализации предполагаемого проекта. Оцениваются финансовые результаты, в случае, если реализуется коммерческий проект или по другим критериям, если проект связан, например, с маркетинговыми исследованиями и др. [4].

---

Далее - анализ достижимости целей проекта. Оценивается ресурсная база компании - т.е. наличие достаточного количества ресурсов (собственных и заемных) для выполнения проекта. Здесь может возникнуть двоякая ситуация, когда «дефицитные» ресурсы с более выгодного внутреннего проекта могут быть перенаправлены на реализацию менее эффективного внешнего проекта. И самое главное, это имиджевые потери, если из-за отсутствия ресурсов проект не будет вовремя предоставлен заказчику или выполнен с худшим качеством [5].

Важным шагом при инициации проекта является назначение менеджера проекта, также определяется время начала реализации проекта.

Ниже представлены процедуры, которые включает в себя процесс инициации:

I. Разработка концепции проекта. Концепция проекта - это предварительный план проекта, который предоставляется руководителю или заказчику с целью оценки его перспективности. В разработку концепции проекта входит:

• 
  анализ проблемы и потребности в проекте;
  
• 
  сбор исходных данных;
  
• 
  определение целей и задач проекта;
  
• 
  рассмотрение альтернативных вариантов проекта.
  

II. Рассмотрение и утверждение концепции. Основными критериями пригодности проекта выступают технологическая осуществимость; экономическая эффективность долгосрочная жизнеспособность, политическая, социальная и экологическая приемлемость; организационно-административная обеспеченность.

Концепция проекта может быть оформлена в виде:

• 
  заявки на открытие проекта;
  
• 
  декларации о намерениях;
  
• 
  предпроектных обоснований инвестиций;
  
• 
  договора, контракта и др.
  

III. Принятие решения о начале проекта. Включает: назначение менеджера проекта с закреплением его функциональных обязанностей и ответственности; принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой (начальной) фазы проекта.

Назначение менеджера проекта - очень важный момент, к которому нужно относиться с особой ответственностью, так как успех проект в большей степени зависит от профессионализма его руководителя. При этом необходимо создать целый комплекс формализованных операций, которые будут снабжать необходимыми сведениями менеджеров [3, с. 115], чтобы те принимали необходимые решения.

3. 
   Разработка концепции проекта
   

---

Инициация и разработка концепции проекта имеет важное значение для всех сторон, участвующих в проекте и для успешного его выполнения.

Инициация проекта (Project Initiating) – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

В процессе инициации проекта руководитель должен ответить на следующие вопросы:

• 
  возможна ли его реализация?
  
• 
  как сделать его интересным и выгодным для инвесторов?
  
• 
  кто конкретно будет им заниматься?
  
• 
  кто, в какой форме и как его будет финансировать?
  

Поэтому основными задачами предварительной проработки в процессе инициации проекта являются:

• 
  оценка его эффективности;
  
• 
  маркетинговый анализ;
  
• 
  оценка бюджета и времени реализации проекта;
  
• 
  формирование команды, которая будет заниматься проектированием.
  

Инициация проекта включает в себя следующие задачи и процедуры: Разработка концепции проекта:

• 
  1) анализ проблемы и потребности в проекте;
  
• 
  2) сбор исходных данных;
  
• 
  3) определение целей и задач проекта;
  
• 
  4) разработка концепций по отдельным функциям управления проектами;
  

Рассмотрение и утверждение концепции. Собственно инициирование:

• 
  1) принятие решения о начале проекта; о назначение управляющего проектом;
  
• 
  2) принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.
  

Инициирование проекта часто ассоциируется с начальной фазой проекта, которой наиболее характерны следующие задачи: формирование команды проекта; определение целей и масштабов проекта; определение необходимого оборудования и материалов; прояснение и разработка основных условий; определение и создание организации проекта; определение процедур сотрудничества; первоначальное планирование проекта; разработка резюме (декларации, паспорта) проекта.

4. 
   Формирование целей и задач проекта
   

Цели проекта (Project Objectives) – желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения.

Стратегия проекта (Project Strategy) определяет направления и основные принципы осуществления проекта; характеризуется набором качественных и количественных показателей, по которым оценивается выполнение проекта.

---

Смотрите также файлы

• озалыс функци.docx

• Университет им. И. Раззакова.docx

• Сазонова Элеонора Борисовна Пермь 2023 Практическое занятие.docx

• История создания газодымозащитной службы пожарной охраны История создания противогаза.doc

• Рынок капиталов.docx