Файл: Профессиональные компетенции.pdf

2
Содержание
Профессиональные компетенции ........................................................................ 4
МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления» .............................. 5 1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. ............................................... 5 2.Анализ положения об отделе делопроизводства. ......................................... 8 3.Создание бланков документов организации. .............................................. 12 4.Составление и оформление различных видов документов. ....................... 14 5.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. ................ 35 6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу. ................................................................. 39 7.Оформление документов для передачи на архивное хранение. ................. 53 8. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу. .. 66 9. Составление отчета по практике. ................................................................ 76
МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания» ............................... 77 1. Составление перечня нормативно-методических документов,
регламентирующих деятельность секретарской службы в организации. .... 77 2.Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации.82 3.Составить фотографию рабочего дня секретаря. ........................................ 88 4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку. ......................................................................... 95 5.Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан....... 99 6.Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания. .............................................................. 104 7.Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
........................................................................................................................ 120

3 8. Составление отчета по практике. .............................................................. 124
Список использованных источников .............................................................. 125
Приложение 1. Бланк письма ........................................................................... 127
Приложение 2. Общий продольный бланк ..................................................... 128
Приложение 3. Общий угловой бланк............................................................. 129
Приложение 4. Приказ ..................................................................................... 130
Приложение 5. Распоряжение .......................................................................... 131
Приложение 6. Акт ........................................................................................... 132
Приложение 7. Служебная записка ................................................................. 134
Приложение 8. Докладная записка .................................................................. 135
Приложение 9. Объяснительная записка ........................................................ 136
Приложение 10. Протокол ............................................................................... 137
Приложение 11. Письмо .............................Ошибка! Закладка не определена.
Приложение 12. Копии зарегистрированных документов в системе электронного документооборота (СЭД).......................................................... 139
Приложение 13. Форма документа о неразглашении сведений конфиденциального характера ........................................................................ 140
Приложение 14. Обложка дела ........................................................................ 141
Приложение 15. Внутренняя опись ................................................................. 142
Приложение 16. Лист-заверитель дела ............................................................ 143
Приложение 17. Фотография рабочего дня секретаря ................................... 144
Приложение 18. Копия приказа о направлении в командировку .................. 145
Приложение 19. Копия одного из обращений граждан .................................. 146
Приложение 20. Копия протокола ................................................................... 147

4
Профессиональные компетенции
Профессиональные компетенции (ПК):
ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя),
вести прием посетителей.
ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний,
деловых встреч, приемов и презентаций.
ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.
ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.
ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно- распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.
ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы,
систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.
ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.
ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.
ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

5
МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»
1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих
организацию делопроизводства в учреждении.
Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми
документами, которые регламентируют работу делопроизводственных
служб в организации (Федеральные законы, правила, положения,
методические рекомендации). Обязательно необходимо обратить внимание
на наличие инструкции по делопроизводству в организации. После изучения
перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по
делопроизводству по следующему плану:
- наименование организации, наличие служб делопроизводства;
- основные виды нормативных документов, регламентирующих
организацию делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты;
- рекомендации по пополнению нормативной базы;
Я прохожу практику в МБУСОССЗН «КЦСОН» в отделе делопроизводства.
Основными нормативными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства в МБУСОССЗН «КЦСОН»
являются:
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами.
Общие требования".
В МБУСОССЗН «КЦСОН» разработаны нормативные документы,
регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

6
• Устав об МБУСОССЗН «КЦСОН», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
• Организационная структура и списочный состав сотрудников
МБУСОССЗН «КЦСОН»;
• Приказ о распределении обязанностей между руководителем
МБУСОССЗН «КЦСОН» и его заместителями.
Структурные подразделения МБУСОССЗН «КЦСОН» осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений;
должностные обязанности работников МБУСОССЗН «КЦСОН» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
В уставе МБУСОССЗН «КЦСОН» зафиксированы все моменты,
связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.
Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.
К распорядительным документам МБУСОССЗН «КЦСОН» приказы по организационным вопросам;
• приказы об утверждении в Обществе штатного расписания;
• приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
В организации функционируют следующие системы документации:
1.
Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации МБУСОССЗН «КЦСОН». Она включает

7
документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.
К организационно-правовым относятся:
•
устав (регулирует деятельность МБУСОССЗН «КЦСОН»,
определяет ее права и обязанности);
•
штатное расписание;
•
должностные инструкции.
В подсистему распорядительной документации входят документы,
регулирующие МБУСОССЗН «КЦСОН»: решение, приказ, распоряжение и др.
2.
Подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма,
телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы,
перечни, списки.
3.
Система отчетной документации состоит из документов,
содержащих сведения о результатах деятельности МБУСОССЗН «КЦСОН»
за определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад.
4.
Система плановой документации: программа, план
(перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.
Таким образом, основными нормативными актами,
регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в МБУСОССЗН «КЦСОН», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.
К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание инструкции по делопроизводству, как основного нормативного документа, регламентирующего документационное обеспечение управление
Общества.

8
2.Анализ положения об отделе делопроизводства.
Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с
положением об отделе делопроизводства.
В отчете необходимо перечислить функции отдела, количество
штатных сотрудников, дать оценку, выполняемых ими задач.
Если в организации нет отдела делопроизводства, необходимо
указать, на кого из сотрудников учреждения возложены обязанности
делопроизводителя и организации документооборота. В этом случае
необходимо, проанализировав должностную инструкцию этого специалиста,
указать его функционал.
Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию,
контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в МБУСОССЗН «КЦСОН».
Документационное оформление и контроль над исполнением решений;
на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов МБУСОССЗН «КЦСОН»
практического назначения, отбор, учет, использование и подготовку к передаче на государственное хранение.
Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:
• организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности МБУСОССЗН «КЦСОН»;
• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях МБУСОССЗН «КЦСОН»;
• оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в
МБУСОССЗН «КЦСОН» и структурных подразделениях;

9
• обеспечение единого порядка документирования в МБУСОССЗН
«КЦСОН» построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив.
Функции Отдела группа делопроизводства:
• первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;
• отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта,
факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
• регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота;
• контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
• рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;
• регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора;
• организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
• издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль,
контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок;
• регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
• контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;

10
• подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов,
распоряжений и поручений директора;
• разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.);
• учетно-справочная работа по документам;
• работа по распределению подписных изданий;
• обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
• разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений;
• организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям завода, при разработке номенклатуры дел;
• предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
• разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;
• организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела;
• контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями организации;
• заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной

11
аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива организации т.д.;
• участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем
(картотек, компьютерных баз данных);
• систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по делопроизводству и документообороту;
• проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;
• разработка (с соответствующими структурными подразделениями)
мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами,
а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
• подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;
• подготовка дел для сдачи в Архив.
Численность сотрудников отдела составляет 3 человека, включая руководителя, при таком количестве возложенных задач не всегда удаётся корректно и в полной мере выполнять свои функции.
Некоторые задачи забываются и переносятся на следующий день.
Нет систематизации задач, руководством даётся задание, и сотрудник самостоятельно определяет приоритет выполнения, таким образом некоторые задачи, внезапно становятся срочными и неотложными.