Файл: Теоретические и методологические основы формирования корпоративного управления компаний. 6.doc

3.2. Содержание проекта.

Систему управления проектами в компании необходимо создавать как комплекс взаимосвязанных элементов:

- организационная структура управления проектами;

- документы, регламентирующие процессы управления проектами;

- информационная подсистема, обеспечивающая автоматизацию процессов управления проектами.



При создании Системы управления проектами в первую очередь необходимо уделять внимание формированию организационной структуры Системы и определению ответственности участников проектной деятельности. При этом следует:

- учитывать особенности организационной структуры компании, ориентируясь на существующие органы управления;

- создавать постоянно действующие органы управления всеми проектами компании наряду с организацией проектных команд.

Создавая в компании Систему управления проектами, необходимо стремиться организовать эффективное взаимодействие всех участников проектов, определив их действия на всех этапах реализации проектов. Эта компонента Системы - регламентация процессов - должна создаваться с использованием современных методов и инструментов управления проектами.

Методы, закладываемые в основу Системы управления проектами:

1. Позволяют Руководству компании получать объективную информацию о состоянии проектов на всех этапах их жизненного цикла:

- начиная от инициации, принимая решения о целесообразности реализации проекта

- в процессе планирования, учитывая финансовые возможности компании и обеспеченность проекта необходимыми ресурсами

- при реализации проекта, осуществляя непрерывный контроль выполнения всех запланированных работ

- заканчивая завершением проекта

2. Обеспечивают Руководство компании эффективными механизмами управления проектами в таких аспектах как:

- достижение качественных результатов,

- контроль расходования финансовых средств и других ресурсов,

- соответствие плановым срокам,

- взаимодействие с поставщиками и подрядчиками

3. Создают среду взаимодействия всех участников проектов, способствуют пониманию ими своей роли в Системе управления проектами и выполняемых действий при реализации каждого проекта.

---

4. Позволяют Руководству оценивать вклад каждого участника проектной деятельности в достижение целей проектов, что дает возможность создать объективную систему мотивации участия в проектах.

Важной компонентой Системы управления проектами является информационная подсистема, призванная помочь участникам проекта в решении задач управления. При выборе программных продуктов необходимо учитывать:

- функциональные требования создаваемой Системы управления проектами;

- стоимость их приобретения и сопровождения;

- удобство использования, возможность поддержки проектного документооборота и удаленной работы;

- возможность интеграции с информационными системами компании и пр.

При разработке Системы управления проектами анализируются существующие процессы компании, учитывая необходимость взаимосвязи процессов управления проектами со всеми процессами компании в целом. Система управления проектами должна стать составной частью Системы управления компании.

Создавая Систему управления проектами, необходимо интегрировать ее в общую систему управления компании с учетом перспектив развития компании.

Организация эффективного взаимодействия всех участников проектов компании возможна:

- при правильной организационной структуре Системы управления проектами, соответствующей принципам управления компании;

- за счет регламентации действий всех участников проектов на всех этапах выполнения проектов;

- благодаря гибкости подходов к управлению проектами в зависимости от характера проектов.

Все эти составляющие учитываются в корпоративном Стандарте управления проектами, представляющим собой совокупность документов, регламентирующих проектную деятельность компании с учетом ее специфики.

Корпоративный стандарт, как правило, содержит:

- описание организационной структуры Системы управления проектами компании;

- классификацию проектов компании;

- описание процессов управления проектами;

- методическую документацию по выполнению отдельных процессов управления проектами;

- инструктивную документацию по работе с информационной подсистемой Системы управления проектами;

- описание параметров оценки проектов компании;

- описание документооборота по управлению проектами.

Организационная структура Системы управления проектами должна занять определенное место в организационной структуре компании в виде постоянно действующих органов управления проектной деятельностью, команд проектов и обеспечивающих структур.

---

Для реализаций функции управления проектами в компаниях могут быть созданы как коллегиальные органы, так и специальные функциональные подразделения. Примером коллегиального органа управления проектами может являться Проектный комитет. Примером специального функционального подразделения - Отдел управления проектами.

Постоянно действующие органы управления организуют всю проектную деятельность компании и обеспечивают для Руководства «вертикаль» управления. Также они являются «горизонтальным» связующим звеном со всеми функциональными подразделениями компании, участвующими в реализации проектов. Деятельность органов управления проектами должна быть взаимосвязана с деятельностью существующих коллегиальных органов управления компании, таких как Технический совет, Экспертный совет, Бюджетный комитет.

Органы управления Системы управления проектами являются носителями знаний по управлению проектами и всего опыта компании по реализации проектов, определяя дальнейшее развитие Системы управления проектами компании.

Для управления каждым проектом создаются временные коллективы сотрудников компании, называемые проектными командами. Они включаются в организационную структуру Системы управления проектами на весь период реализации проекта и руководствуются в своей работе принятым в компании Стандартом управления проектами.

Для обеспечения деятельности Проектного комитета и команд проектов создаются Проектные офисы.

Их задачи:

- сбор и агрегирование информации о состоянии реализации проектов;

- формирование отчетности по программам и проектам компании в интересах Руководства компании;

- ведение реестра и архива программ и проектов компании в информационной подсистеме;

- участие в оформлении документации по проектам в соответствии с принятыми в компании требованиями.

В корпоративном Стандарте управления проектами описываются структура органов управления, полномочия и ответственность органов управления Системы управления проектами, порядок формирования проектных команд и обязанности участников проектов.



Проекты компании целесообразно классифицировать по отдельным направлениям деятельности, по масштабу или длительности проекта, а также ряду других характеристик, определяемых спецификой деятельности компании.

---

В зависимости от типа проекта возможен различный порядок принятия Руководством компании решений по этому проекту, что в свою очередь может определять:

- состав и последовательность этапов проекта;

- состав команды проекта;

- особенности организации управления проектом.

Однако вне зависимости от типа проектов общие принципы управления всеми проектами компании остаются едиными, позволяя оценивать состояние реализации всех проектов по единой системе параметров.

Принятая в компании классификация проектов описывается с указанием как формальных признаков отнесения проекта к какому-либо типу, так и в виде порядка определения типа проекта, например, Руководством компании по предложению Проектного комитета.

В корпоративном Стандарте управления проектами при описании классификации проектов определяется взаимосвязь между типом проекта и порядком принятия решений по проекту, последовательностью этапов его выполнения, составом команды проекта и, как следствие, последовательностью процессов управления проектом.

На каждом этапе жизненного цикла проекта необходимо определить действия всех участников проекта, включая порядок сбора и обобщения информации о состоянии реализации проекта, порядок оценки состояния и принятия решений по проекту. При этом должны быть учтены все аспекты управления проектами (сроки, затраты, качество, риски, команда проекта, взаимодействие с поставщиками и подрядчиками).

Описание процессов управления проектом занимает центральное место в Корпоративном стандарте управления проектами, определяя взаимосвязь всех задач по управлению проектами и ответственность участников проекта за выполнение этих задач (кто, в какие сроки и в какой последовательности выполняет задачи по управлению проектами).

Описание процессов управления проектами компании должно:

- охватывать все области деятельности компании, которые связаны с реализацией проектов и влияющие на его результаты;

- основываться на единых для компании системе классификации проектов и параметрах оценки их реализации;

- учитывать логические взаимосвязи и последовательность всех процессов управления.

Регламентация процессов проектной деятельности позволяет Руководству компании эффективно управлять всеми проектами компании, обеспечивая согласованные действия всех участников проектной деятельности компании.

---

Описание процессов Системы управления проектами при необходимости может быть дополнено методическими документами, описывающими, как участники проекта должны выполнять отдельные задачи.

К методическим документам относятся, например:

- методика разработки структуры работ проекта, помогающая при выполнении соответствующего процесса определить состав этапов и задач проекта;

- методика разработки календарного плана проекта, помогающая определить логические связи между задачами проекта, минимизировать срок реализации проекта.

Такое формальное разделение документов корпоративного Стандарта управления проектами на регламентирующие, предписывающие выполнение участниками задач, и методические позволяет создавать более гибкие Системы управления проектами. В случае изменения, например, требований компании к параметрам оценки состояния реализации проектов возможно внесение изменений лишь в ряд методических документов. При этом отлаженные процессы управления проектами остаются неизменными.

Перечисленные модули работают с календарно-сетевыми графиками работ по проектам, однако, каким бы насыщенным не был график, сколько бы параметров он не содержал, он не может, да и не должен отражать всю информацию по проекту — существуют другие системы, которые и предназначены для решения соответствующих специальных задач сопровождения проектов. Грамотное позиционирование подобных программных продуктов и их интеграция в корпоративную систему управления проектами позволяет существенно сократить трудозатраты на работу с программным обеспечением, а также снизить затраты на его приобретение.

Система Primavera Expedition, предназначена для отслеживания договорных обязательств и ведения всей связанной с проектом документации. На сегодняшний день многие российские компании не обладают профессиональными системами документооборота. Хотя Primavera Expedition и не является системой документооборота, одной из основных ее функций является электронный учет документов. Благодаря учету входящей, исходящей корреспонденции и документов, требующих контроля исполнения, система Expedition систематизирует все документы организации. Задержка в рассмотрении и согласовании документов отражается на графике проекта, поскольку условием начала или завершения ряда работ являются утвержденные лицензии, разрешения, спецификации и др.

---