Файл: Теоретические и методологические основы формирования корпоративного управления компаний. 6.doc

Кроме учета документов, система Expedition существенно помогает контролировать исполнение поручений по протоколам совещаний, приказам, распоряжениям и другим документам. С помощью Expedition ответственные исполнители вовремя узнают о назначенных обязанностях, а руководитель — о состоянии выполнения поручений. При этом информация об исполнении становится доступной руководителю до начала совещания. Это позволяет не тратить время на обсуждение выполненных дел в течении совещания, а сосредоточиться на том, что не выполнено. Система Expedition в части контроля исполнения поручений позволяет вести протокол каждого мероприятия. В то же время невыполненные поручения предыдущего совещания автоматически появляются в следующем, что позволяет учесть все недоделанное. Такая функциональность модуля контроля исполнения поручений системы Expedition сокращает время проведения совещаний, и делает их более эффективными.

Серия программных продуктов Primavera Expedition совместима с серией Primavera Enterprise и позволяет расширить возможности корпоративной системы управления проектами в части контроля выполнения договорных обязательств, мониторинга выпуска и согласования проектно-сметной документации и сопровождения переговоров по проектам. Кроме этого поддерживается работа с СУБД Oracle, что облегчает решение интеграционных задач.

Рисунок 7: Пример представления данных в приложении Primavera Expedition



СУП на базе продуктов Primavera является гибкой информационной системой. Сочетание различных приложений, работающих на единой базе данных и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить функции между всеми участниками команд проектов. Но для эффективного функционирования корпоративной системы управления проектами недостаточно одной покупки программного обеспечения: для построения оптимальной архитектуры системы желательно выполнить полный цикл разработки (провести обследование организации, прописать функции каждого участника системы, настроить интерфейс и отчеты, грамотно разработать структуры кодирования и обучить специалистов работе с программным обеспечением). Только в этом случае будет построена система, которая позволит повысить эффективность функционирования организации.

Основу для ускорения этого процесса могут составить типовые решения, разработанные компанией «ПМСОФТ» для различных вертикальных рынков (строительство, атомная энергетика, нефтегазовая промышленность, машиностроение и др.). В рамках такого типового решения возникает лишь необходимость в детализации ролей на этапе настройки низших уровней системы, специфичных для конкретной организации и того вертикального рынка, на котором она работает.

---

Сертифицированные сотрудники «ПМСОФТ» реализуют этот цикл создания СУП, построенных на базе продуктов Primavera, выполняют их адаптацию к специфическим требованиям, проводят обучение персонала и обеспечивают сопровождение созданной системы после внедрения. При этом приступать к работе с системой можно уже в течение первых недель внедрения.

---

3.3. Оценка эффективности проекта.

SureTrak - исключительно простой в использовании, полностью русифицированный программный продукт. Он позволяет достаточно быстро создавать расписания проекта, анализировать критический путь, планировать и контролировать использование ресурсов. Коды работ помогут организовать работы проекта и сконцентрировать свое внимание на тех задачах, решение которых необходимо в данный момент. Горизонт Управления помогает выделить работы текущего периода и обновить их данные. Встроенные форматы отчетов и графиков, а также множество настраиваемых опций и язык создания пользовательских отчетов помогает предоставить требуемую информацию.

Primavera Project Planner (Р3) - программное средство, позволяющее объединить в себе все фрагменты проектов созданные и скорректированные в SureTrak. Не важно насколько велик проект, каковы трудности финансирования, ограничения использования ресурсов, расчета альтернативных вариантов реализации проекта, какова стандартная процедура контроля выполнения проекта и потребления ресурсов для предприятия. Р3 создан специально для решения этих задач. И чем сложнее задачи, тем в большем объеме проявляются возможности Р3, помогающий координировать множество проектов, борющихся за ограниченные ресурсы. Сетевая версия Р3 позволяет менеджерам работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно. Р3 позволяет работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и/или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями.

Единый стандарт представления данных, общие принципы декомпозиции проектов, единый подход к отражению организационной, технологической, информационной и других структур проектов позволяют построить внутрифирменный стандарт управления проектами с помощью программных продуктов Primavera Project Planner (P3) и SureTrak Project Manager. Эти программные продукты поддерживают большинство операционных сред и сетевых решений. Открытость программных продуктов, их совместимость со стандартами ODBC, OLE, DDE, а также внутренние языки программирования позволяют интегрировать данные программные продукты с любыми другими программными средствами, обеспечивающими деятельность предприятия.

---

Среди них прежде всего нужно отметить Expedition - программный продукт для организации контрактинга и поддержки документооборота по контрактам и договорам, MonteCarlo - программный продукт для анализа проектных рисков, TimeSheet Professional- программный продукт, предназначенный для организации работы склада и определения загрузки рабочего времени сотрудников, вовлеченных в работу над проектами.

Опыт показывает, что внедрение корпоративных систем управления позволяет экономить свыше 20% времени и бюджета, выделяемых на реализацию проекта, формировать за кратчайший срок более привлекательные предложения при участии в тендерах и в конечном счете значительно увеличить эффективность работы корпорации.

Но чтобы этого достичь необходимо выполнение несколько условий:

- использование специализированного программного обеспечения;

- команда обученных сотрудников;

- применение внутрифирменного стандарта управления проектами.

Обычно первые два условия выполняются, тогда как третьему не уделяется достаточного внимания, хотя именно создание внутрифирменного стандарта определяет насколько эффективно будет использоваться созданная система управления.

Разработка внутрифирменного стандарта управления, планирование и сопровождение первых проектов достаточно трудоемкий процесс. Для ее создания требуется специальная подготовка и опыт.

Тем не менее, реализуя проекты, корпорации накапливают собственный опыт (формирование стандартных фрагментов проектов, из которых как из готовых блоков за короткое время строятся новые проекты, разработке оригинальных проектных решений и т.д.), уменьшают рутинную работу сотрудников, перекладывая ее на систему, культура управления проектами становится неотъемлемой частью жизни корпорации.

Управление проектом подразумевает:

- сбор информации о состоянии проекта;

- обобщение информации и ее анализ для последующего принятия решения;

- формирование воздействий, направленных на достижение целей проекта.

Для управления проектами в компании важно определить единые параметры оценки проектов, что позволит агрегировать данные о состоянии проектов с различной группировкой, например, объединяя проекты по видам деятельности компании, по принадлежности к различным программам.

Единство параметров оценки позволит Руководству компании проводить объективное сравнение состояния различных проектов и получать обобщенную информацию о выполнении всех проектов компании.

---

При выполнении участниками проектов своих задач будет производиться формирование документов, таких как приказ о начале проекта, календарный план проекта, отчет о состоянии проекта, приказ об изменении сроков выполнения проекта и др.

Описанию процессов Системы управления проектами должно соответствовать описание порядка создания и движения документов, то есть описание документооборота проектной деятельности компании. Описание документооборота также должно содержать формы документов.

Организация документооборота по проектам способствует повышению эффективности взаимодействия между всеми участниками проектов, предоставляет возможность Руководству компании контролировать своевременность выполнения задач.



Корпоративный Стандарт управления проектами, описывая все аспекты проектной деятельности компании, обеспечивает единое понимание всеми участниками проектов принятого в компании порядка работ по управлению проектами.

В компаниях со сложной структурой подразделений, филиалов и дочерних обществ постановка проектного управления имеет свою специфику. При создании Систем управления проектами в таких компаниях необходимо учитывать:

- наличие множества различных направлений бизнеса;

- специфику экономических отношений между подразделениями, филиалами и дочерними обществами компании;

- потребность в одновременной реализации множества территориально-распределенных проектов;

- потребность реализации взаимосвязанных проектов по направлениям деятельности;

- необходимость планирования и распределения ресурсов между большим числом одновременно реализуемых проектов.

При разработке организационной структуры Системы управления проектами подобной компании, необходимо изучить организационные структуры компании, ее подразделений, филиалов и дочерних обществ, выявляя характер участия в проектной деятельности каждой организационной единицы. При формировании организационной структуры следует уделять большое внимание деятельности коллегиальных органов управления компании, участвующих в управлении проектами.

Это позволяет создать оптимальную организационную структуру Системы управления проектами, максимально соответствующую сложившейся в компании системе управления.

---