6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы документации;

8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.);

9) нормативные документы по организации архивного хранения документов [13].

Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее – УСД).

В основе УСД лежит метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. В данный момент существует восемь УСД:

– унифицированная система организационно-распорядительной документации;

– унифицированная система внешнеторговой документации;

– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

– унифицированная система отчетно-статистической документации;

– унифицированная система банковской документации;

– унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– унифицированная система документации по труду;

– унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ [7].

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30 – 2003 был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива взамен ГОСТ Р 6.30 – 97 и принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификаторы являются важными средствами информационного обеспечения. Все классификаторы делятся на три группы:

1) классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления(ОКОГУ)
– Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)

---

– Общероссийский классификатор пунктов погрузки-выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.;

2) классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

3) классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

– Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД)

– Общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др. [15].

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит унифицированную систему документации и информацию о формах документов.

Задачи ОКУД:

1) регистрация форм документов;

2) рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов;

3) контроль за составом документов и исключением дублирования информации, применяемой в сфере управления;

4) сокращение количества применяемых форм;

5) упорядочение информационных потоков;

6) исключение из обращения неунифицированных форм документов [8].

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочить документооборот в организациях, сократить количество и повысить качество документов, создать наиболее благоприятные условия для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [7].

---

2.2 Организация делопроизводственного обслуживания.
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации.

Существует три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и смешанная [18]. При централизованной формеорганизации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная формапредполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной формеоперации выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до­кументов) и децентрализовано (справочно-информационное обслужи­вание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

- обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

---

В современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения.

Лекция 3,4. Правила оформления документов.
3.1. Бланки служебных документов.
Бланк как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX в. и нашел широкое применение. В настоящее время документы, отправляемые из организации, в большинстве случаев оформляются на бланках. Установлены следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа.

Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности изготавливаются только типографским способом), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД,

---

наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, организации, адресные данные. В бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка писем. Вместо реквизита «Название вида документа» оставлено место для проставления названия вида документа. Вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания». Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов (Рис.1,2). При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Вариант бланков с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение наиболее рационально для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу. Продольное расположение реквизитов характерно когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты оформляются на двух языках, в этом случае слева печатают реквизиты на языке субъекта РФ, справа – на русском на одном уровне.

Большинство служебных документов оформляется на листах формата А4 (210x297) и А5 (248x210) , допускается использование бланков формата А3 и А6. Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Бумага бланков должна быть белого цвета, в исключительных случаях допускаются кремовые или желтые оттенки.


Рис.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

---

Смотрите также файлы

• Семинар 1 задание 1 Эссе Владимир (Святой) креститель земли русской.pdf

• Методические указания и контрольные задания по пм. 03 Проведение расчетов с бюджетом и внебюджетными.docx

• Эффективность менеджмента организации.rtf

• Практические занятия Составить план производства продукции, обеспечив максимум прибыли, учитывая ограничения, заданные в таблице1.docx

• московский финансово промышленный университет синергия.docx