Файл: Лекция Введение. История делопроизводства в России. 4 Введение. 4 История делопроизводства в России. 5.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.04.2024
Просмотров: 27
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Рис. 2 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.
3.2. Правила оформления реквизитов документов.
Документ состоит из отдельных информационных элементов – реквизитов (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенном порядке, составляет формуляр документа.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. Requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.
1. Государственный герб Российской Федерации.
В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб изображается на бланках: Президента Р. Ф.; палат Федерального собрания; Правительства Р. Ф.; Верховного Суда Р. Ф. и т. д.
2. Герб субъекта Р. Ф.
Изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, городов, поселений, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении, регламентируется правовыми актами субъектов Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблему предприятия – символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Она облегчает поиск документа, но заменять наименование учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована, не воспроизводится при изображении на бланке герба.
4. Код организации.
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он является подтверждением правомочности организации и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения количества ошибок, возникающих при передачи длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица.
6. Индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Представляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), проставляется, если разновидность документа включена в классификатор.
8. Наименование организации.
Реквизит содержит полное название автора документа. Сверху указывается вышестоящее учреждение, под ним наименование организации, ниже структурного подразделения, должностного или физического лица. Все наименования в именительном падеже. Сокращенное название предприятия приводится ниже полного в скобках.
9. Справочные данные об организации.
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. Могут указываться банковские реквизиты.
10. Наименование вида документа.
Позволяет судить о виде документа, определяет состав реквизитов, структуру текста. Проставляется на всех документах, кроме писем, и печатается прописными буквами под названием организации.
11. Дата документа.
Обеспечивает юридическую силу документу, может указываться дата создания и/или подписания, утверждения события, отраженного в документе. На документе могут проставляться также даты согласования, резолюции, исполнения и др. Если документ издают 2 и более организации, то он должен иметь одну дату. При подготовке проекта документа печатают год и месяц, а число проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Оформляется цифровым способом: 02.09.2009, словесно-цифровом: 02 сентября 2009 г.. Проставление нуля обязательно. Цифровым в обратном порядке: 2009.09.02 проставляется дата на международных документах.
12. Регистрационный номер документа.
Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер проставляется при регистрации документа на уровне даты. Как правило, место на бланках для даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: _______№_____
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Проставляется на документах ответах на запрос (ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.), дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформление: На № 02-1 3/36 от 04.03.2009, размещается под датой и номером документа.
14. Место составления или издания документа.
Используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). Используются сокращения: с. Ивановка Орловского района Орловской области. Может не указываться если название территории входит в наименование организации: Орел ГАУ. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
15. Адресат.
Используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные и др.). Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
В состав реквизита может входить почтовый адрес:
- наименование адресата (ФИО для физических лиц);
- название улицы, номер дома, квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
- название области, края, республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти, вышестоящую организацию, подведомственную организацию или постоянным корреспондентам.
Адресат проставляется на бланке документа справа.
При направлении документа в организацию:
ЗАО «ЭКОНТ»
ул. Маросейко, 15, стр.2
Москва, 101000
При направлении руководителю организации:
Генеральному директору
ММПП «Салют»
Н.Т. Вершинину
При направлении в несколько однородных организаций:
Генеральным директорам предприятий
нефтеперерабатывающего комплекса
При адресовании документа физическому лицу указывается сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилия получателя.
На документе может быть указано не более четырех адресатов, в противном случае составляется отдельно список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
16. Гриф утверждения документа.
Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы, указывает его нормативный или правовой характер.
Документ может утверждаться:
- руководителем, в чью компетенцию входит принятие решения по данному вопросу:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Домстрой»
Личная подпись П. О. Кузнецов
12.09.2010
- изданием соответствующего распорядительного документа:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 09.11.2010 № 24
- коллегиальным органом:
УТВЕРЖДЕН
решением общего
собрания акционеров
от 05.10.2009 № 3
Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, сметы, расценки и др.
17. Резолюция.
В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Пишется от руки в свободном месте заголовочной части документа или оформляется на бланке резолюций А6, в случае, когда количество резолюций более 4. Пример:
Васильеву К. А.
Илюшину Р. Т.
Подготовить проект контракта к 26.05.2009
Подпись 22.05.2009
При наличии нескольких исполнителей ответственным считается первый названный, остальные указываются как соучастные к исполнению. Формулировки резолюций должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму предоставления результатов. Нецелесообразно применять резолюции типа «К исполнению», «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне».
18. Заголовок к тексту.
Реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку, должен максимально кратко и точно отражать содержание документа, отвечает на вопросы: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.
Печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и точек. В строке не более 28-30 знаков, всего не более 5 строк.
19. Отметка о постановке документа на контроль.
На документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства, с целью обеспечения сроков исполнения. Проставляется в виде цветной буквы «К» или «Контроль» карандашом или штампом на уровне заголовка текста на левом поле.
20. Текст документа.
Текст – основной реквизит документа, содержит объективную достоверную информацию, изложенную ясно, точно, однозначно, кратко и нейтральным тоном в виде таблицы, анкеты или связного текста.
Анкета – форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков в именительном падеже (фамилия, имя, дата рождения), а переменной – их характеристики.
Таблица – форма представления текста документа, в котром характеризуются несколько объектов по ряду признаков, применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских документах.
Наиболее распространен в документах сплошной связный текст. Текст документов печатается через 1,5 межстрочного интервала на бланках формата А4 и через 1 межстрочный интервал на бланках формата А5. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты:
-
раздел; 1.1. подраздел; 1.1.1. пункт; 1.1.1.1. подпункт.
21. Отметка о наличии приложений.
Оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ приложение назван в тексте:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если не назван:
Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.
На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении располагается на первом листе в правом верхнем углу приложения:
Приложение № 2
к приказу ректора университета
от 18.03.2009 №35
22. Подпись.
Обеспечивает удостоверение документа и придает ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр компетентным лицом. В состав подписи входят: должность, подпись, расшифровка (инициалы и фамилия). В вузах, научных учреждениях и т. п. в должностях указывается научная степень, звание. При ответственности за документ нескольких лиц подписи располагаются одна под одной в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне:
Директор ЗАО «Росвест» Директор АО «Форум»
подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин
При подписании коллегиальными органами – председатель комиссии, ниже секретарь, ниже члены комиссии в алфавитном порядке.
23. Гриф согласования.
Согласование – это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа, может быть внешним и внутренним.
