Файл: Лекция Введение. История делопроизводства в России. 4 Введение. 4 История делопроизводства в России. 5.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.04.2024
Просмотров: 28
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Внешнее оформляется грифом согласования, который проставляют ниже подписи или на отдельном листе, в случае, когда их более 4, выражает согласие другой организации с содержанием документа:
СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Председатель Письмо Президиума РАН
Госстандарта России от 15.05.2009 № 08-324
Подпись Г.П. Воронин
23.09.2009
24. Визы согласования документа.
Внутреннее согласование оформляется визой:
Главный бухгалтер
Подпись И.Л. Луконина
12.08.2009
Если должностное лицо не согласно или имеет замечания, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе.
Замечания прилагаются.
Главный бухгалтер
Подпись И.Л. Луконина
12.08.2009
Проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на копии отправляемого документа, в особо важных многостраничных документах – на каждой странице.
25. Оттиск печати организации.
Печать ставится на наиболее важных документах организации, подтверждая подлинность подписей, она не должна накладываться на должность или подпись. Место для печати может быть обозначено «МП» или «место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые проставляются на документах в соответствии с (1).
26. Отметка о заверении копии.
Производится для придания юридической силы копии документа, располагается под подписью:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
03.06.2009
При пересылке копии (ксерокопии) документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверяется печатью.
27. Отметка об исполнителе.
Необходима для оперативной связи с составителем документа, располагается на лицевой стороне первого листа ближе к нижнему полю или на обратной стороне листа:
А.П. Соколов
342-38-76 или
Соколов Александр Петрович
342-38-76
В данном реквизите целесообразно указывать имя и отчество исполнителя полностью, это повышает культуру общения и облегчает решение возникших вопросов с исполнителем.
28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.
Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения:
Отправлен факс от 14.04.2008 № 123
В дело № 12-25 за 2008 г.
Личная подпись
24.04.2008
29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Проставляется в нижнем правом углу от руки или специальным штампом с наименованием организации:
Канцелярия Орел ГАУ 23.04.2009 № 476
30. Идентификатор электронной копии документа.
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:
С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр
Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.
При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:
0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 – для начала абзаца в тексте;
32 – для реквизита «Адресат»;
40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;
16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.
Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.
Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.
5.1. Документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [16].
Для перемещения документов сегодня используются как традиционные средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного документооборота.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой [11]:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем электронного документооборота. При переходе на систему электронного документооборота также возможен ряд проблем:
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие [12].
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
Современный документооборот организации формируется в результате слияния трех самостоятельных информационных потоков: внутренние документы, входящие и исходящие.
СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Председатель Письмо Президиума РАН
Госстандарта России от 15.05.2009 № 08-324
Подпись Г.П. Воронин
23.09.2009
24. Визы согласования документа.
Внутреннее согласование оформляется визой:
Главный бухгалтер
Подпись И.Л. Луконина
12.08.2009
Если должностное лицо не согласно или имеет замечания, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе.
Замечания прилагаются.
Главный бухгалтер
Подпись И.Л. Луконина
12.08.2009
Проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на копии отправляемого документа, в особо важных многостраничных документах – на каждой странице.
25. Оттиск печати организации.
Печать ставится на наиболее важных документах организации, подтверждая подлинность подписей, она не должна накладываться на должность или подпись. Место для печати может быть обозначено «МП» или «место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые проставляются на документах в соответствии с (1).
26. Отметка о заверении копии.
Производится для придания юридической силы копии документа, располагается под подписью:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
03.06.2009
При пересылке копии (ксерокопии) документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверяется печатью.
27. Отметка об исполнителе.
Необходима для оперативной связи с составителем документа, располагается на лицевой стороне первого листа ближе к нижнему полю или на обратной стороне листа:
А.П. Соколов
342-38-76 или
Соколов Александр Петрович
342-38-76
В данном реквизите целесообразно указывать имя и отчество исполнителя полностью, это повышает культуру общения и облегчает решение возникших вопросов с исполнителем.
28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.
Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения:
Отправлен факс от 14.04.2008 № 123
В дело № 12-25 за 2008 г.
Личная подпись
24.04.2008
29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Проставляется в нижнем правом углу от руки или специальным штампом с наименованием организации:
Канцелярия Орел ГАУ 23.04.2009 № 476
30. Идентификатор электронной копии документа.
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:
С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр
Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.
При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:
0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 – для начала абзаца в тексте;
32 – для реквизита «Адресат»;
40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;
16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.
Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.
Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.
5.1. Документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [16].
Для перемещения документов сегодня используются как традиционные средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного документооборота.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой [11]:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем электронного документооборота. При переходе на систему электронного документооборота также возможен ряд проблем:
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие [12].
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
Современный документооборот организации формируется в результате слияния трех самостоятельных информационных потоков: внутренние документы, входящие и исходящие.
