Файл: Лекция Введение. История делопроизводства в России. 4 Введение. 4 История делопроизводства в России. 5.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.04.2024
Просмотров: 31
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Внутренние документы – образуются в результате внутренней деятельности предприятия. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Доведение документа до сведения исполнителей.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело, архивное хранение, списание (уничтожение).
Исходящие документы – разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для исполнения. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Упаковка и рассылка документа.
- Помещение второго экземпляра в дело, последующая работа с ним.
Входящие документы – поступающие в организацию из вне. Организация работы с ними:
- Сопровождение и доставка с почтового узла.
- Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
- Регистрация.
- Подготовка на доклад (разметка, укладка).
- Рассмотрение, оформление резолюций.
- Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
- Отправка на исполнение ответственным лицам.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело [16].
5.2. Классификация служебных документов.
Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
1. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
- Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
- Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
2. По сфере использования:
– организационно-распорядительные;
– финансово-бухгалтерские;
– научно-технические;
– по труду;
– отчетно-статистические.
3. По способу фиксации информации:
– письменные (рукописные и печатные);
– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);
– кинодокументы;
– фотодокументы;
– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.
4. По месту составления:
– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;
– входящие документы, поступившие в организации;
– исходящие документы, отправляемые из организации.
5. По содержанию:
– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
6. По степени гласности:
– обычные (открытые, несекретные);
– секретные документы с грифом ограничения доступа;
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;
– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.
7. По форме изложения:
– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;
– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).
8. По стадиям создания:
– черновик – предварительная редакция документа;
– беловик – чистовик;
– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
– автограф – документ, написанный рукой автора.
9. По юридической значимости:
– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;
– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);
– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.
10. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
11. По срокам хранения:
– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);
– документы временного хранения – до 10 лет;
12. По происхождению:
– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);
– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).
13. По срокам исполнения:
– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;
– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.
5.3. Порядок составления документов.
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий.
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание [15].
5.4. Язык и стиль деловой документации.
Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
При подготовке документа должны соблюдаться следующие принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов, неличный характер изложения, типизация речевых средств, высокая повторяемость отдельных языковых форм, отбор лексики, отсутствие архаизмов, разговорной лексики и т. п [13].
Следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, гарантийные письма и т. д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянные данные и пробелы – для заполнения переменных
Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание предметной области документа. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления и канцеляризмы. Следует писать не «сего года», а «этого года»; не «будьте любезны», а «прошу Вас».
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, например: «Установлено, что в период с … по …»; «В соответствии с»; «Направляем (представляем) Вам» и т. п.
Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и оформление. Организационная документация. Распорядительная документация.
6.1. Организационная документация.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация [10].
Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий; индивидуальные разрабатываются для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»).
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности.
В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
