В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства. Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

• 
  1-я категория – учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;
  
• 
  2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;
  
• 
  3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;
  
• 
  4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.
  

Так, согласно выше представленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения.

Несмотря на то что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Таблицу 1).

Развитие организационной структуры службы ДОУ

в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
1	2
Менее 10	обычно один-два секретаря руководителя организации
От 10 до 25	служба организационно оформляется, требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
От 25 до 50 1	создается подразделение, включающее несколько участков работы 2
	(обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
От 50 до 100	более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование документационного обеспечения управления, в том числе на основе автоматизации
Свыше 100	сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

---

Говоря о структуре службы ДОУ, необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (см. Таблицу 2).

Функции основных подразделений службы ДОУ

Наименование подразделения службы ДОУ	Основные функции, выполняемые подразделением
1	2
секретариат	информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации планирование рабочего дня руководителей предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов составление и оформление документов, аналитическая работа по документам по заданиям руководителей организация телефонных переговоров руководителей организация командировок руководителей организация деловых встреч руководителей
экспедиция	прием корреспонденции, поступающей в адрес организации распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения обработка отправляемых из организации документов
Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов	регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов ведение информационно-справочной работы по документам организации подготовка документов для представления на рассмотрение руководства контроль за правильностью оформления документов формирование дел подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
Подразделение (отдел, группа) по 1	организация контроля за сроками исполнения документов постановка документов на контроль 2
контролю исполнения документов	проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов снятие документов с контроля учет и обобщение результатов контроля исполнения документов подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
Подразделение (отдел, группа) по работе обращениями граждан	регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством, направление обращений граждан на исполнение контроль за сроками исполнения обращений граждан отправка писем-ответов гражданам обобщение результатов исполнения обращений граждан формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов	перепечатка документов по заявкам подразделений и работников считывание документов
Отдел совершенствования делопроизводства	разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству отслеживание изменений в правовых актах и нормативных документах в сфере документации и информации и переработка в соответствии с этими изменениями инструктивных и методических документов организации по делопроизводству разработка и корректировка номенклатуры дел организации консультирование работников организации по вопросам работы с документами методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации организация повышения квалификации работников разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве постановка задач автоматизации делопроизводства
Копировальномножительное бюро протокольная группа	копирование и тиражирование документов по заявкам структурных подразделений разработка планов работы коллегиальных органов оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа подготовка и проведение коллегиальных мероприятий ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов рассылка копий протоколов заинтересованным организациям и лицам оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов контроль за исполнением решений коллегиальных органов оформление выписок из протоколов и др
Редакционная группа	редактирование документов, издаваемых в организации корректорская правка
Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)	организация приема посетителей руководством организации составление плана работы приемной ведение учетной документации по личному приему граждан организация исполнения документов, полученных при личном приеме обобщение результатов приема посетителей подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
Архив организации 1	ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение 2
	осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и подведомственных организациях – источниках комплектования организация работы по составлению номенклатуры дел организации оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и других подразделений службы ДОУ в области архивного дела

---

3. 
   Расчёт численности ДОУ
   

Для эффективной организации работы службы ДОУ большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

В начале 70-х годов была предложена следующая формула расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников организации:

Нд = 0,00016 .Д0,98 . Р0,1,

где Нд – норматив численности делопроизводственного персонала,

Д – объем документооборота,

Р – общая численность работников организации, 0,00016 – коэффициент для министерств, выведенный Научно-исследовательским институтом труда на тот период опытным путем.

Данная формула является достаточно простой, однако она была рассчитана на министерства и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации и автоматизации работы. В настоящее время расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы ДОУ, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления.

Сегодня более реальный расчет численности персонала службы ДОУ можно получить через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в области делопроизводства в настоящее время можно применять следующие документы по труду:

• 
  Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.
  
• 
  Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72.
  
• 
  Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152.
  
• 
  Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. – ВНИИДАД, 1992.57№ 7` 2006 г. Права и обязанности
  
• 
  Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.
  

---

При расчете необходимой численности работников следует определить общую годовую трудоемкость работ, которая вычисляется по следующей формуле:

То = Тн + Тнн

Где Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

Т_н – годовая трудоемкость нормируемых работ;

Т_нн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:

• 
  через нормы времени :
  

i Тн= ∑ Vi . Нврi 1

где V_i – объем работ i-го вида, выполняемый за год;

Н_врi – норма времени на выполнение i-й работы;

• 
  через нормы выработки :
  

i Тн= ∑ 1 Vi Нврi

где Н_вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

i Тн= ∑ Нннj . Vj 1

где Н_ннj– трудоемкость ненормируемой j-й работы;

V_j – объем работы j-го вида, выполняемый за год.
После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:

Ч = То Фн

где Ч – численность персонала;

Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

Ф_н – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год.

При расчете численности персонала службы ДОУ необходимо обратить внимание на то, что некоторые нормативные документы по труду приводят нормы с учетом коэффициента планируемых невыходов работников, а другие указывают нормы без этого коэффициента. Соответственно, если нормы не учитывают коэффициент планируемых невыходов работников, то численность персонала нужно рассчитывать по следующей формуле:

---

Ч = То . Кн Фн

где Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:

Кн = 1+ процент планируемых невыходов 100

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени8, то есть

К_н = 1,1.

Расчет численности персонала службы ДОУ рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37) в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

• 
  руководители;
  
• 
  специалисты;
  
• 
  другие служащие (или технические исполнители).
  

К категории руководителей, в соответствии с Квалификационным справочником, относятся следующие должности:

• 
  заведующий архивом;
  
• 
  заведующий канцелярией;
  
• 
  заведующий копировально-множительным бюро;
  
• 
  заведующий машинописным бюро;
  
• 
  заведующий экспедицией.
  

В настоящее время в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата и др.

К категории специалистов, в соответствии с Квалификационным справочником, относятся следующие должности:

• 
  документовед;
  
• 
  инспектор по контролю за исполнением поручений.
  

---

Смотрите также файлы

• Колесо баланса.docx

• Методика развития физических качеств быстроты.docx

• Учебник по информатике является источником Информации Формальных знаний Неформальных знаний По способу организации взаимодействия выделяют информационные технологии.doc

• Цена, функции цены. Процедура ценообразования.docx

• Темы докладов и сообщений по дисциплине История государства и права России.docx