Файл: Инструкция по работе с документом Начисление затрат иТребование об оплате.docx

Инструкция по работе с документом «Начисление затрат» и «Требование об оплате».

ВАЖНО!

Все закрывающие документы должны быть оформлены на ТОО «ДНС КАЗАХСТАН»

Счета – фактуры поступают к нам в электронном виде через гос. портал, соответственно за подотчетным лицом не закреплена ответственность по предоставлению данного документа в бухгалтерию

К Фискальному чеку необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО предоставить один из подтверждающих документов (см. таблицу ниже), так как ФЧ не является первичным бухгалтерским документом

При необходимости оплаты товара или услуг поставщика для начала нужно создать документ «Требование об оплате» в УБД 1С. Для создания данного документа необходимо выполнить следующий порядок действий:

Требование об оплате.

При создании документа «Требование об оплате» необходимо придерживаться некоторых правил.

1. 
   Поле «Вид операции» для розницы ставим «Прочее», помимо постоянных платежей таких как Аренда.
   
2. 
   «Поставщик услуг» заполняется обязательно.
   
3. 
   «Номер док. Поставщика услуг» всегда прописываем номер счета как в документе от поставщика (рис 2)
   
4. 
   Назначение платежа также обязательно для заполнения (рис 2)
   
5. 
   «Доп.комментарий», всегда прописываем там подробный комментарий с обозначением следующего:
   

Что за услуга (и за какой период, если это применимо)?

Сколько единиц/количество/кв.м?

по какой цене за единицу?

общая стоимость, ставка НДС

для чего приобретается?

6. 
   Всегда обязательно проверяем валюту.
   

Пример:



Рис. 1



Рис. 2

После того как создали документ, необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО вложить внешние данные.

В наименовании документа должна быть информация о поставщике, что за документ и от какого он числа.

Пример правильного наименования Рис. 4, не правильного Рис.3.

---

Рис. 3



Рис. 4

Начисление затрат.

Документ начисление затрат создается после того, как мы получили от поставщика либо товар, либо услугу при предоставлении ими всех закрывающих документов: акт выполненных работ, если это услуга и товарная накладная либо счет-фактура. (Иногда придется делать начисления без закрывающих документов «на руках», но это в редких случаях и по согласованию с Адм. РРС)

При создании документа начисление затрат всегда выбирается филиал, статья затрат и проект, также проставляется ставка НДС, сумма с НДС и период получения услуги.

Ссылка на таблицу со статьями затрат на те или иные услуги:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1faCFVM77BCGxT3gBU9yE07l69iwOCgOQRdnnSXGVlEI/edit?usp=sharing

Также в документе должно быть столько позиций, сколько в счете и статья затрат должна соответствовать.

Пример Рис. 5



Рис. 5

Абсолютно во всех начислениях/списаниях, комментарии должен отвечать на следующие вопросы:

Что за услуга (и за какой период, если это применимо)?

Сколько единиц/количество/кв.м?

по какой цене за единицу?

для чего?

А в списаниях еще и с кем согласовано ЗДРРС или ДРРС с указанием фамилии должностного лица.

Например: Защитный зарядный кабель Type C прямой (AS1008) - 60 шт * 2 150,00 тг. = 129 000,00 тг. Для организации защиты витринных ноутбуков. Согласовано с ЗРД ФИО

После того, когда вы заполнили все поля записываете документ, вкладываете внешние данные с правильным наименованием документа и только после этого проводите.

Дополнительно напомню

1. 
   Проверяем отчет Управленческий баланс, на наличие «косяков» в начислениях.
   
2. 
   Проверяем ОДР, для точного контроля всех ежемесячных (повторяющихся) затрат.
   
3. 
   Торопим поставщиков с предоставлением закрывающих документов. Услугу нужно начислить в тот месяц, когда она получена!
   
4. 
   Возьмите «за привычку» – своевременно закрывать затраты, проверять дисбалансы и отправлять оригиналы документы в бухгалтерию. Не тяните до дедлайна по отчетному месяцу!
   
5. 
   Пишем понятный комментарий.
   
6. 
   Исключительные случаи- если поставщик не успел вам принести закрывающие документы, но вы уже получили услугу и знаете итоговую стоимость. Тогда нужно сделать начисления затрат без скана закрывающих (вложите счет, потом добавите АВР и т.д.
   

---

Создание документа «Начисление затрат» на основание «Требования об оплате»

1. 
   Необходимо получить закрывающие документы от поставщика об оказании услуги или получения ТМЗ:
   

• 
  Накладная на отпуск товаров на сторону
  
• 
  Акт выполненных работ
  

2. 
   После создания и оплаты требования об оплате, и получения услуг или товаров, сотруднику необходимо создать «Начисление затрат» на основании документа «Требование об оплате» (См Рисунок 5)
   

ВАЖНО!

Без вложенных сканов во внешние данные будет стоять запрет на проведение документа «Начисление затрат»

Рисунок 5. Создание «Начисление затрат» на основании документа «Требование об оплате»

3. 
   Через кнопку создания добавить затрату (Рисунок 6)
   

4. 
   Выбрать из списка нужный Филиал (Рисунок 6)
   

Рисунок 6. Выбор Филиала в документе «Начисление затрат»

5. 
   Заполнить графу «Затрата», выбрав подходящую из «Справочника затрат», который имеется в УБД 1С (Рисунок 7)
   

6. 
   Прописать поясняющие комментарии (Рисунок 8, маркер 1)
   

Содержание:

• 
  Аренда
  
• 
  Электроэнергия
  
• 
  Торговое оборудование и строительные работы
  
• 
  Иные виды начисления
  
• 
  Расходы из ПО
  
• 
  Списание
  
• 
  Правила написания комментариев в документах начисления затрат на проживание при переезде.
  

Аренда:

Где

1. 
   Что? – Аренда
   
2. 
   За что? /для чего? – за офис 403А
   
3. 
   Период/периодичность – март
   
4. 
   Расчет - 20кв.м*3800тг
   
5. 
   Вид ставки – постоянный или льготный (как правило, при открытии магазина, в первые месяцы работы идет пониженная ставка или в несезон договариваются о снижении ставки на определенный период)
   
6. 
   Итог расчета – 76000тг.
   
7. 
   % от оборота, у некоторых филиалов сумма аренды складывается в том числе и из этого показателя.
   

---

Пример заполнения

1. 
   Не достигли условия – так и пишем «% от оборота - нет»
   
2. 
   Достигли условия – расчет «% от оборота – указываем расчет и итоговую сумму»
   

Проставляя «вид ставки», вы делаете свое начисление максимально прозрачным, сразу становится понятно почему в прошлом периоде она была ниже/выше и почему она сейчас изменилась.

Комментарии по аренде необходимо прописывать строго по примеру выше.

Электроэнергия:

Где

1. 
   Что? – электроэнергия
   
2. 
   Период/периодичность – май
   
3. 
   Расчет – (в данном примере) потребление * ставка. В целом, в расчете необходима указать из чего складывается итоговая сумма.
   
4. 
   Итог – итоговая сумма
   

В примере начисления электроэнергии мы видим, что: ответ на вопрос «Что и за что/для чего» совмещен.

Торговое оборудование и строительные работы:

Где:

1. 
   Что? – Касса
   
2. 
   Сколько? – 2шт.
   
3. 
   По какой цене? – 13 288тг
   
4. 
   Итоговая сумма – 26 576тг
   

Иные виды начисления:

Где

1. 
   Что? – Уборка помещения
   
2. 
   За что? Для чего? – Послестроительная уборка
   
3. 
   Период/периодичность – разовая услуга
   
4. 
   Расчет – расчет и итоговая сумма
   

При написании комментария любого вида начисления необходимо указывать каждый вид товара построчно.

Для однообразности формы комментария прописывать «расчет» необходимо даже если, у вас всего 1 услуга или 1 товар.

Расходы из ПО

Комментарии в расходах из ПО должны быть составлены либо по примеру

---

Торговое оборудование и строительные работы, либо по примеру Иные виды начисления

Списание:

Где:

1. 
   Что? – Кабель HDMI
   
2. 
   Для чего? – Для подключения витрины ТВ
   
3. 
   Расчет и итоговая сумма – 1шт*849,95=849,95тг.
   
4. 
   С кем согласовано
   

Нет необходимости согласовывать постоянные расходные материалы такие как:

Воздушно-пупырчатую пленку, кассовую ленту, бумагу и проч., но обращаю ваше внимание, что списывать их необходимо таким образом, чтобы на последний день месяца факт сходился с базой 1С.

При списании расходных материалов достаточно указать «что» это.

Пример как НЕ надо делать

Сотрудник полностью скопировал наименование номенклатурной позиции, что заняло большую часть комментария, необходимо максимально кратко и информативно составлять комментарии

Правила написания комментариев в документах начисления затрат на проживание при переезде.

Компенсация проживания при переезде указывать:
• Фамилию и инициалы сотрудника, которому компенсируется проживание;
• Календарный месяц, за который компенсируется проживание.

7. 
   Заполнить столбцы:
   

• 
  «Сумма»
  
• 
  «Ставка НДС»,
  

прописав эти данные из закрывающего документа (см. Рисунок 8, маркер 2,3).

8. 
   Необходимо записать документ и через кнопку «Действия» открыть «Внешние данные» (Рисунок 8, маркер 5,6)
   
9. 
   Через функцию добавления файла вложить во внешние данные скан Закрывающего документа (Рисунок 8, маркер 8,9)
   
10. 
    Провести документ «Начисление затрат» (см. Рисунок 8, маркер)
    

Рисунок 7. Заполнение графы «Затрата»

---