Файл: Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 02.02.2024
Просмотров: 119
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации
| Введение | 3 |
| Тема 1. Документационное обеспечение управления | 4 |
| 1.Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении. | 4 |
| 2. Проанализировать положение об отделе делопроизводства. | 6 |
| 3. Создать бланки документов организации. | 8 |
| 4. Составить и оформить различные виды документов. | 9 |
| 5. Регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы. | 12 |
| 6. Работать с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу. | 15 |
| 7. Оформить документы для передачи на архивное хранение. | 18 |
| 8. Составить описи дел постоянного хранения и по личному составу. | 20 |
| Тема 2. Организация секретарского обслуживания | 21 |
| 1. Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации. | 21 |
| 2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации. | 22 |
| 3. Составить план рабочего дня секретаря. | 24 |
| 4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку. | 25 |
| 5. Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан. | 26 |
| 6. Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания. | 28 |
| Тема 3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов | 31 |
| 1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета. | 31 |
| Список использованных источников | 32 |
| Приложения | 33-49 |
Введение
Практику я проходила в Государственном казенном образовательном учреждение для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей "Детский дом" г. Абдулино Оренбургской области (далее ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино, учреждение, детский дом) расположенном по адресу: Оренбургская область, г. Абдулино, ул. Ленина, дом 8, в период с 21.11.2022 по 12.12.2022.
Задачами производственной практики являются: изучение особенностей организации документационного обеспечения управления и функционирования организации.
Целью практики является приобретение практического опыта организации документационного обеспечения управления и функционирования организации. Систематизация теоретических знаний, полученных во время обучения в колледже, а также развитие навыков самостоятельной работы на основе полученных знаний.
Объектом исследования в работе является ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино. Предметом исследования выступает организация документационного обеспечения управления и функционирования детского дома. Теоретической и методологической основой при написании работы стали законы, инструкции, письма Правительства РФ, приказы, распоряжения.
Тема 1. Документационное обеспечение управления
1.Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.
Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение – служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначение организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации. В ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино ответственным за ведение делопроизводства является специалист по кадрам, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется директор детского дома.
Эффективность деятельности специалиста зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности и условий труда.
Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства решается на начальном этапе организации делопроизводства. Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения.
При организации работы в ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино сотрудники руководствуются следующими нормативно-методическими документами:
Утверждено и введены в действие:
-
Приказ «О назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства» №1 от 09.01.2018 г.; -
Должностная инструкция ответственного лица за ведение делопроизводства;
Также при организации делопроизводства руководствуется следующими документами:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов.
2. Проанализировать положение об отделе делопроизводства.
В ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино нет отдела делопроизводства и ответственным за ведение делопроизводства является специалист по кадрам, мне для изучения предоставили его должностную инструкцию.
Проанализировав ее поняла функционал работы:
Делопроизводитель обязан:
-
Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её. -
После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы. -
Ведет внутреннюю базу документов детского дома. -
Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов. -
Обеспечивает ведение текущей документации детского дома. -
Осуществляет первичную сортировку и отбор документов. -
Контролирует доведение документов до их адресатов. -
Дает справки по документам детского дома. -
Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства. -
Контролирует корректность ведения документации. -
Следит за актуальностью номенклатуры документации детского дома. -
Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции. -
Соблюдает внутренние нормы детского дома в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
Делопроизводитель обладает правами:
-
На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности. -
Вносить предложения по модернизации процессов документооборота. -
Получать от коллег и руководителя информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов. -
Сообщать руководителю и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота детского дома. -
Требовать от непосредственного руководителя соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
-
За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства. -
За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства. -
За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства. -
За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений детского дома.
3. Создать бланки документов организации.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.
Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов. Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для документов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля.
Общий продольный бланк представлен в приложении 1.
Общий угловой бланки представлен в приложении 2.
4. Составить и оформить различные виды документов.
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает: постановления, решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единолично или коллегиально).
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
• сбор данных по управленческому вопросу;
• составление проекта распорядительного документа;
• согласование проекта распорядительного документа;
• подписание документа.
Взять например приказ. Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем детского дома. Руководитель издает два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа.
Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.
Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной.
