Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя -— определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на».

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Эти документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

---

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма, подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Участок не имеет возможности...», «В ближайший год подразделение не предполагает...» и т.д.

---

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.

Оформление документов в детском доме производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Приказ представлен в приложении 3.

В отчёте представлены образцы некоторых документов, в связи с тем, что отсутствовала служебная необходимость создания данных документов, во время прохождения практики.

5. Регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Порядок работы с входящими документами

В детском доме регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: специалист по кадрам разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

---

Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в детском доме осуществляется централизованно специалистом по кадрам.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно специалист по кадрам возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• 
  адрес отправителя;
  
• 
  время отправки и получения документа;
  
• 
  при поступлении личных или доплатных документов.
  

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом "лично" специалистом по кадрам не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой специалист по кадрам затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то специалист по кадрам ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• 
  составление проекта документа исполнителем;
  
• 
  проверка правильности оформления проекта документа специалистом по кадрам;
  
• 
  согласование проекта документа;
  
• 
  подписание документа директором (в необходимых случаях - утверждение);
  
• 
  регистрация документа;
  
• 
  отправка документа адресату;
  
• 
  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
  

---

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется специалистом по кадрам. Специалист по кадрам вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В детском доме проект исходящего документа обязательно согласовывается с юрисконсультом учреждения.

После подписания директором, исходящий документ передается специалисту по кадрам для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• 
  порядковый номер документа, включающий номер дела;
  
• 
  адресат (корреспондент);
  
• 
  краткое содержание или заголовок;
  
• 
  отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
  
• 
  исполнитель;
  
• 
  примечание.
  

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Журнал регистрации входящей документации в приложении 4.

Журнал регистрации исходящей документации в приложении 5.

Копия зарегистрированных документов в приложении 6.

6. Работать с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.

Перечень нормативных актов, регламентирующих работу с конфиденциальной информацией:

1. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне".

2. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)» от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.09.2013) Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 02.04.2014) (с изм. и доп., вступающими в силу с 13.04.2014).

4. Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 (ред. от03.10.2002) «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

5. Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ (ред. от 22.04.2010) «Об инвестиционных фондах» (принят ГД ФС РФ 11.10.2001).

---

Смотрите также файлы

• Контрольная работа по теме Рынки факторов производства Рынок труда и конкурентная среда. Особенности рынка труда.docx

• Роль подвижных игр в физическом развитии детей дошкольного возраста по дисциплине "Теоретические основы дошкольного образования".rtf

• Практических заданий по дисциплине муниципальное право.docx

• Технологии социального управления. 1 Понятие технологии управления. 2 Планирование и контроль в процессе управления.rtf

• Лабораторная работа Работа с протоколом tcpip в ос семейства Windows.docx