Добавлен: 05.05.2024
Просмотров: 43
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) устанавливает требования к оформлению реквизита. Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются ГОСТом Р 7.0.97-2016. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят: 1) наименование должности расписавшегося лица; 2) его собственноручная подпись; 3) расшифровка (инициалы, фамилия). [8]
Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности необходимо написать наименование организации. Пишется с большой буквы. Данный реквизит размещен по левому краю документа. Личная подпись – то, что обычно в обиходе называют росписью, но это является неправильным определением. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, в росчерке должны быть разборчиво написаны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, до точек в букве ё, если они имеются в удостоверении личности. Располагается на уровне последней строки подписи. После основного текста в документе ставится подпись. Подпись нельзя отделить от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись нельзя переносить на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. По правилам следует переносить последний абзац, проставляя нумерацию страниц в правильной последовательности.
Определен порядок размещения инициалов перед или после фамилии. Согласно стандарту инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях: 1) при адресовании документа физическому лицу (например, Петрову Н.А.); 2) при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).
Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.
В данном ГОСТе указывается расположение реквизита подпись.
| Генеральный директор | Подпись | И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке организации, в наименование должности включается её наименование. Разрешается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
| Генеральный директор АО «Сокол» | Подпись | И.О. Фамилия |
Если документ подписывают несколько лиц, имеющих разное положение, то их подписи будут размещены одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
| Директор института | Подпись | И.О. Фамилия |
| Главный бухгалтер | Подпись | И.О. Фамилия |
В документах, созданных комиссией, в подписи определяется статус лица в составе комиссии. Если должно быть несколько подписей, то их расположение определяется значимостью должностей. Если подписывают документ члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). Располагать их требуется в порядке субординации. [9]
| Председатель комиссии | Подпись | И.О. Фамилия |
| Член комиссии | Подпись | И.О. Фамилия |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает в себя 6 реквизитов, в которых задействована собственноручная подпись. Это такие реквизиты: гриф утверждения, гриф согласования, виза, отметка о заверении копии, резолюция и отметка о направлении документа в дело. [12]
Гриф утверждения документа – реквизит документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф утверждения ставится на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом или решением коллегиального органа и находится в правом верхнем углу. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Гриф согласования – реквизит документа, выражающий согласие учреждения или его органа с его содержанием. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями и должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может ставиться:
- на первом листе документа (на титульном листе, если он имеется) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под названием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся частью документа.
Гриф согласования включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО, должность лица (кем согласован документ, включая наименование организации), собственноручную подпись, инициалы, фамилию, дату согласования.
Виза – реквизит, документа свидетельствующий о согласии или несогласии должностного лица со смыслом документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, её расшифровку (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Резолюция – реквизит, содержащий указание по исполнению документа. Резолюция составляется на свободном месте рабочего поля документа или на бланке резолюции. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Отметка о направлении документа в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка о направлении документа в дело состоит из слова «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
«ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит определения реквизита подпись. [6]
Законодательство РФ не имеет какого-либо общего правила по поводу того, чем должна быть поставлена личная рукописная подпись в документе, другими словами закон прямо не указывает, должна ли это обязательно быть паста (чернила), если паста то какая или же можно обойтись карандашом. В ряде случаев определены требования к тому, какой пишущий инструмент должен быть применен для создания документа и проставления подписи в нем
, такие правила на практике встречаются редко, так как применяются в отдельных сферах. Требования, касающиеся того, каким пишущим инструментом должна быть поставлена личная подпись в договоре и других документах, связанных с заключением, изменением, исполнением или расторжением договора – не определены. Универсальным средством для проставления подписи в документах является применение ручки с чернилами синего, черного или фиолетового цвета, потому что большинство существующих требований устанавливают необходимость использования ручки именно с таким цветом чернил. Желательно использовать шариковую ручку. Карандаш, в отличие от ручки с чернилами, легко удаляется с бумажного носителя, вследствие чего применение карандаша для проставления личной подписи – ненадежное решение, которое может вызвать сомнения со стороны других лиц. Использование ручки с чернилами для проставления личной подписи – это определенное в своем содержании, часто применяемое правило. Разумный и добросовестный человек, который намерен выразить свою волю на бумаге, не будет ставить свою личную подпись в документе карандашом, зная, что его легко можно стереть. Запрет на применение карандаша можно обосновать такими аргументами как применение обычая (ст. 5 ГК РФ), применение принципа добросовестности (ст. 1 ГК РФ) и запрет на злоупотребление правом (ст. 10 ГК РФ)
Использование гелевой ручки для создания рукописного документа и (или) проставления подписи в нем является не лучшим решением. В отличие от применения шариковой ручки, использование гелевой ручки не допускает возможность исполнения почерковедческой экспертизы документов на давность их подписания. Давность воспроизведения подписи можно определить только в том случае, когда личная подпись осуществлена с применением шариковой ручки. Для проставления личной рукописной подписи, во избежание лишних споров и конфликтов, желательно использовать шариковую ручку с чернилами синего цвета, так как по синему цвету чернил проще всего отличить оригинал от ксерокопии.
Нередко встречается такое явление как подделка подписи. Подделка подписи – имитация (подделка) чьей-либо подписи другим человеком. Подделка подписи приравнивается к подделке документа, потому что без осуществления незаконных операций документ с поддельной подписью не мог бы вступить в силу. Основываясь на материалах судебной практики можно определить, что наказуемой считается подделка подписи в документах предоставляющих какие-то права сторонам или накладывающих на них обязанности. Если подделать подпись в договоре, предписывающем его стороны исполнять его условия или в заявлении,
лишающем заявителя каких-то прав, следовательно такие действия приведут к привлечению к уголовной ответственности. Реализация подобных действий в благодарственном письме или рекомендациях от работодателя, которые не влияют на жизнь того, чья подпись была подделана, останутся безнаказанными. [26]
Ответственность за подделку подписи предусматривают 3 статьи УК РФ:
-
Статья 142 – за подделку в документах избирательной кампании или референдума, созданную организованной группой либо с применением угроз и подкупа, либо повлекшую тяжелые последствия (фальсификацию результатов выборов или референдума). -
Статья 233 за подделку подписей врача в рецепте. -
Статья 327 – подпись за другого человека в договоре или других документах, либо осмысленное использование подделанных документов.
