Файл: Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word.pdf

12 его на предложенный фрагмент или выделен, для того чтобы пользователь самостоятельно принял решение когда исправления необходимо вносить, а когда нет. В поле Найти введите искомое слово или фразу.В поле Заменить введите новый текст .Нажимайте кнопку Найти далее, пока не перейдете к слову, которое нужно изменить. Нажмите кнопку Заменить. Чтобы обновить все вхождения одновременно, нажмите кнопку Заменить все. При нажатии клавиши CTRL+H.(Рис.1.2 Замена).
Рисунок 1.2 - «Замена »
3. Создание, открытие и сохранение документов.
Процесс создания, открытия и сохранения документов у различных текстовых процессоров различается. Это отличие находит свое отражение в том, что для выполнения указанные ранее операций могут реализовываться стандартные диалоговые окна открытия и сохранения документов, либо у текстового процессора имеются собственные диалоговые окна, которые позволяют в ходе сохранения документов выполнять дополнительные сервисные операции (проверка, сжатие, структурирование).
Современный мир документооборота и распространения информации достаточно многообразен. В результате этого один и тот же документ может быть востребован в различных представлениях:
- в виде текста – сохранение только текстового содержимого;
- в виде документа – сохранение в системе электронного документооборота (СЭД);
- в виде документа другого формата – для открытия в текстовом процессоре другого типа;

13
- в формате PDF – для последующей печати или чтения в другой операционной системе;
- в формате HTML – для публикации на веб-странице;
- в виде записи блога – для публикации в виртуальном дневнике.
В связи, с выше представленной информацией наличие возможности сохранения документа в разнообразных форматах выступает одной из основных функций современного текстового процессора.
4. Форматирование текста.
Для качественного отображения документа очень важно, чтобы текстовый процессор умел отображать фрагменты текста различными типами шрифта. Стандартным набором параметров шрифта, которые должен уметь изменять текстовый процессор, являются: семейство, начертание, в том числе обычное, полужирное, курсивное и размер шрифта.
Кроме того, текстовый процессор должен обеспечивать средства подчеркивания и зачеркивания шрифта, ввода надстрочных и подстрочных символов, задания цвета для шрифта и фона.
К числу дополнительных параметров, имеющихся не во всех текстовых процессорах, обычно относят средства для придания шрифту разнообразных эффектов, таких как рельеф, тень или анимация.
5. Форматирование абзацев.
Для того, чтобы текст выглядел аккуратно его необходимо сверстать.
Эффективность верстки текста достигается путем выстраивания абзацев текста. При помощи заданных параметров абзаца осуществляется величина выравнивания, отступы (слева, справа и первой строки), междустрочное расстояние. В процессе форматирования абзацев используется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине.
6. Создание списков.
Для эффективного представления перечисления определенной информации в тексте используются списки. Списки могут быть как

14 нумерованные, так и маркированные, так же в текстовом процессоре поддерживается возможность создания вложенных списков.
1)
Введите список.
2)
Перейдите в раздел разработчик и щелкните элемент управления содержимым "флажок" в начале первой строки. (Рис 1.3 Флажок).
Рисунок 1.3 «Флажок»
3)
Введите список.
4)
Перейдите в раздел разработчик и щелкните элемент управления содержимым "флажок" в начале первой строки
Создание списка только для печати
1)
Перейдите на вкладку Главная и щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой маркеры .(
Рисунок 1.4 «Создание списка только для печати»).
Рисунок 1.4 «Создание списка только для печати»
2)
В раскрывающемся меню выберите команду определить новый маркер.
3)Выберите символ и найдите поле. Если вы первоначально не видите один из них, измените Шрифт на Wingdings или SEGOE Symbol UI.
4)Дважды нажмите кнопку ОК и создайте список.

15 7. Стилевое оформление документа.
К числу инструментов текстового процессора, автоматизирующих подготовку документа, являются средства для автоматического создания оглавлений и указателей, списков иллюстраций и использованной литературы, а также для автоматического форматирования вводимого текста
(
Рисунок 1.5 «Создание оглавления »).
1)
Поместите курсор в то место, куда вы хотите добавить оглавление
2)
Перейдите в раздел ссылки > оглавление и выберите Автоматическое оглавление 1или Автоматическая таблица 2или выберите настраиваемое оглавление, чтобы создать собственный стиль.
Рисунок 1.5 «Создание оглавления »
3)
Если вы вносите в документ изменения, которые влияют на оглавление, обновите оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши оглавление и выбрав команду Обновить поле.Однако чтобы воспользоваться этими средствами, вводимый текст нужно оформлять предназначенным для этого стилем, например, заголовки стилями заголовков с соблюдением уровней вложенности, текст – стилем обычного текста, и т. п..

16 8. Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов.
При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать процедуры нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц. Эти вопросы выходят на первый план, когда приходится оформлять в текстовом процессоре курсовую или дипломную работу, методические рекомендации или многостраничный документ, предназначенный для печати в малой типографии.
9. Использование текстовых фреймов для верстки документа.
Текстовые фреймы обычно используются при создании шаблонов бланков официальных документов, а также разного рода брошюр, журналов, афиш и проспектов. С помощью фреймов любой объект, включая текст, иллюстрации или таблицы, можно разместить произвольным образом внутри печатного листа.
10. Использование таблиц.
В современном мире табличное представление информации занимает достаточно важное место в возможностях текстового процессора.
Современный текстовый процессор позволяет оформлять табличное представление информации в различных стилях. Помимо этого, текстовый процессор обладает возможностями преобразования текста в таблицу и таблицы в текст, также заполнять таблицу из внешнего источника данных, осуществлять автоматизацию определенных расчетов в таблице, например, суммирование по строкам и столбцам, вставка определенных функций, расчет корреляции и т.д.
11. Вставка в документ нетекстовых объектов.
Современный сложный текстовый редактор позволяет осуществлять вставки в текстовый документ графических и мультимедийных объектов, гиперссылок и других сложных объектов. Наличие такой функциональной возможности у текстового редактора позволяет в дальнейшем созданный при

17 помощи него текстовый документ конвертировать в мультимедийную презентацию или в реальную web-страницу.
12. Рецензирование и отображение изменений.
Эта функция обогащает текстовый процессор возможностью взаимодействия и коллективной работы нескольких человек над одним документом. Автор документа всегда может увидеть, что именно исправил рецензент, прочесть написанные примечания, принять или отвергнуть предложенные изменения.(
Рисунок 1.5 «Рецензирование и отображение изменений»).
1)
На вкладке " Рецензирование " перейдите в раздел "
Отслеживание изменений" и нажмите кнопку " исправления"
Рисунок 1.6 «Рецензирование и отображение изменений»
2)
Если включено отслеживание изменений, удаления помечаются зачеркиванием, а добавления помечаются подчеркиванием. Изменения, внесенные разными авторами, выделяются разными цветами.
3)
Когда регистрация исправлений отключена, Word прекращает пометку исправлений, но цветные подчеркивания и границы зачеркивание будут сохранены в документе до тех пор, пока они не будут приняты или отклонены.
13. Программирование и автоматизация рутинных операций.
Часто некоторую последовательность операций приходится повторять.
В офисных приложениях для того, чтобы рутинные операции такого сорта не выполнять многократно, есть возможность записи или программирования макрокоманд и связывания этих макрокоманд с определенным сочетанием

18 клавиш или элементом управления. Многие офисные приложения имеют развитый макроязык (язык написания макрокоманд) и даже встроенные системы программирования.
14. Подсчет статистики документа.
Обычно средства для подсчета статистики документа не относят к самой важной функции, но при этом она может быть эффективна для системы электронного документооборота, при этом позволяя выяснить, сколько документов, абзацев, предложений, слов и букв было обработано посмотрим на рисунок 1.7
Рисунок 1.7 «Статистика »
15. Печать конвертов для рассылки со слиянием данных.
Процесс автоматизированной печати конвертов или рассылка документа по электронным адресам в режиме, когда адреса рассылки выбираются автоматически из базы данных в определенной мере экономит время, которые может быть использовано человеком или работником организации для выполнения других своих функций.
Далее в работе проведем сравнительную характеристику текстовых процессоров Microsoft Word, Open Office.org Writer и Abiword.
В версии Microsoft Office 2007 была внедрена новая концепция пользовательского интерфейса, которая носила название Fluen. Это отражалось в том, что вместо главного меню и панели инструментов была внедрена и использована так называемая лента.

19
Возникновение нового интерфейса продиктовано тем, что Microsoft
Office Word изобилует достаточно большим количеством команд (более
1500), в которых трудно ориентироваться при помощи старого интерфейса.
Текстовый процессор Writer, входящий в состав свободного пакета
Open Office. org3, является свободной альтернативой Microsoft Word. Можно сказать, что по основной функциональности эти программы совпадают и вполне могли бы конкурировать друг с другом.
Свободный текстовый процессор Abiword, считается «легкой» программой, так как потребляет гораздо меньше ресурсов, чем Microsoft
Word или OpenOffice.orgWriter. Однако, несмотря на «легкость» и гораздо меньшее количество инструментов, по базовой функциональности этот свободный текстовый процессор практически им не уступает. Далее в таблице приведем сравнительную характеристику по определенным параметрам текстовых редакторов Microsoft Word, Open Office.org Writer и
Abiword.
Таблица 1.2
Сравнение функциональных характеристик текстовых процессоров
Характеристика
MicrosoftWord
OpenOffice.org
Writer
Abiword
1 2
3 4
Ввод и редактирование текста
Есть
Есть
Есть
Поиск и замена текста
Есть
Есть
Есть, отсутствует поиск по стилю
Создание, открытие и сохранение документов
Есть, функц-ть расширенная
Есть, функц-ть расширенная
Есть
Сохранение документов в различных форматах
Есть, в том числе
PDF
Есть, в том числе
PDF
Есть, в том числе PDF
Интеграция в документ дополнительных сведений, реквизитов и атрибутов
Есть
Есть
Есть
Форматирование шрифта
Есть, функц-ть расширенная
Есть, функц-ть расширенная
Есть
Форматирование абзацев
Есть
Есть
Есть

20
Продолжение таблице 1.2
Создание списков
Есть, функц-ть расширенная
Есть, функц-ть расширенная
Есть
Применение стилей для создания структуры док-та
Есть
Есть
Есть
Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов
Есть
Есть
Есть
Использование текстовых фреймов для верстки документа
Есть
Есть
Нет
Работа с таблицами
Есть
Есть
Есть
Вставка в документ нетекстовых объектов
Есть
Есть
Есть, только изображения
Печать конвертов для рассылки со слиянием данных
Есть
Есть
Нет
Средства программирования и автоматизации рутинных операций
Есть
Есть
Есть, поддерживаются сценарии
Из представленной таблицы видно, что функциональность текстовых процессоров практически совпадает.
Таким образом, из представленного материала в параграфе можно сделать вывод, что приложение Microsoft Office текстовой редактор Word эволюционировало в соответствии с требованиями XXI века или как его еще называют «информационным веком». Процесс эволюции текстового редатора Word позволял выполнять и решать достаточно обширные задачи для ввода, редактирования и хранения текстовой информации. Все это позволило ему занять достаточно прочное положение среди текстовых редакторов за несколько десятилетий существования.

21
1.2
Создание многостраничного документов текстовом редакторе
Word
Для того чтобы создать новый документ Word, в научной литературе выделяют три способа:
1. Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word.
2. Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном.
3. Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.
Использование шаблона или мастера, в определенной мере делает проще создание нового текстового документа. Шаблон - это заготовка документа, которая уже содержит определенные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Созданный при помощи Шаблона Новый документ не содержит никакого текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов.
Для того, чтобы создать новый Документа нужно выполнить следующие действия:
Выбираем в ленте вкладку Файл → Создать. В правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе
Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать определенные группы шаблонов.
Выбрать вкладку Общие диалогового окна Шаблоны, после чего щелкнуть на значке Новый документ. В окне Word появится новый документ
(так же при создании нового документа можно использовать любой из шаблонов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый способ создания документа - щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов).

22
В процессе создания нового документа не обязательно использовать шаблон Новый документ. Для создания нового документа можно использовать специальные шаблоны Word. Реализация данных шаблонов в значительной мере делает проще создание различного типа новых документов. Специализированные Шаблоны включают в себя специальный текст и сопутствующие этому атрибуты, то есть заранее определены параметрами используемого шаблона внешний вид и макет документа. К атрибутам можно отнести установленные поля, шрифты, графические изображения и другое. Для создания документа на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:
- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны.
- выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, например
Записки. Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK
(или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона).
- в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты. Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и содержит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при использовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте документа и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон
Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном.
Любой подобный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, который нужен.
Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна
Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.