Файл: Комиссаров, Э. С. Техника вычислений и механизации вычислительных работ учебник для кооперативных техникумов.pdf

лиз материалов, полученных при изучении объектов ме­

ханизации;

3)составление рабочего проекта;

4)составление основных положений проекта, их об-= суждение и утверждение;

5)внедрение проекта;

6)выявление фактической эффективности механизации

по результатам внедрения проекта.

Методика изучения учетно-вычислительных работ, под­ лежащих механизации, определение объема работ. Первый

этап — подготовка к проектированию — заключается в со­ ставлении задания на проектирование, где указывается

целый ряд вопросов работы проектировщиков: задачи про­ ектирования, участки учета, подлежащие механизации,

последовательность охвата механизацией различных под­ разделений предприятия, сроки и очередность выполнения проектных работ с указанием исполнителей, организация и порядок оплаты труда проектировщиков. В задании на проектирование указывается также примерный объем за­ трат, связанных с переходом на механизированную обра­

ботку информации, ожидаемый экономический эффект и дру­

гие вопросы.

Затем приступают к всестороннему изучению объекта

механизации, т. е. учетно-вычислительных работ и

связанной с ними деятельности предприятия. Изучается со­ стояние и техника действующей системы выполнения учет­ но-вычислительных работ, тщательно и всесторонне изу­

чаются все учетно-плановые показатели объекта, первич­ ные документы, техника их заполнения и обработки, формы

отчетных сводок, сроки и техника их изготовления, схе­

мы документооборота и др.

Обследование объекта механизации выполняется по

заранее разработанной программе, в которой указывается последовательность и сроки выполнения работ. Изучение объекта проводится различными методами, выбор которых

зависит от организаций работ по обследованию и проек­ тированию. Под методикой обследования понимают спо­

собы получения сведений о всех вопросах, касающихся

изучаемого объекта, согласно пунктам программы.

В практике изучения учетно-вычислительных работ

применяются различные методы обследования! документаль­ ная инвентаризация, фотография и самофотография рабо­

293

чего дня, хронометраж, личное наблюдение, непосредствен­ ное изучение материала, анкетный и устный опрос испол­

нителей и т. п.

Материалы изучения служат основанием для выводов, в

которых отражаются следующие основные вопросы:

1.Состояние документации и документооборота, изме­

нения, которые должны быть произведены в документации

идокументообороте.

2.Состояние учета и отчетности.

3.Изменения в построении кодов учетных номенкла­

тур и построение новых кодов.

4.Выявление работ, подлежащих механизации, и их

объем.

5.Возможные изменения в структуре, штатах и функ­

циях отделов и подразделений предприятия.

6.Возможные изменения в организации учетно-вы­

числительных работ (частичная или полная механизация).

7.Использование имеющихся в предприятии машин и

другие вопросы.

Важным вопросом изучения объекта механизации яв­

ляется определение объема работ, который рассчитыва­

ется по каждому разделу учетно-вычислительных работ и

по видам машин. Для определения объема работ на сум­

мирующих машинах нужно умножить количество строк в документах (документостроки) на количество подсчиты­

ваемых показателей по одной документостроке (с учетом значности слагаемых и итогов).

Единицей измерения при расчетах объема работы на

суммирующих машинах является действие сложения, т. е.

установка числа на клавиатуре и передача его в счетчик.

Объем работ рассчитывается отдельно для суммирующих

машин с узким валиком и для суммирующих машин с ши­

рокой кареткой.

На клавишных вычислительных машинах для опре­

деления объема работ умножают количество строк в пер­

вичных документах на количество умножений по одной

строке.

Единицей измерения при расчетах объема работы на

вычислительных машинах является умножение.

При выполнении сложения и деления на вычислитель­

ных машинах при определении объема работ их переводят в действие умножение из расчета, что одно деление равно

294

1, 3 действиям умножения, а два действия сложения — по одному действию умножения.

Объем работы на суммирующих и вычислительных ма­

шинах рассчитывается отдельно по вычислениям и кон­

тролю вычислений.

Для определения объема работ на фактурных машинах

нужно умножить количество документов в месяц (по каж­ дому виду документов) на среднее число строк в докумен­

те; получается документострока, которая и служит еди­ ницей измерения.

Для определения объема работ на бухгалтерских ма­ шинах нужно умножить количество документострок на количество действий, или граф в одной документостроке.

Единицей измерения является графострока.

Машиносчетное бюро в торговых организациях сле­

дует создавать при объеме экономической информации в

70—80 тыс. документострок в месяц. А так как месячный объем в средних и крупных потребительских обществах

составляет 9—15 тыс. документострок, то наилучшей орга­

низационной формой использования вычислительной тех­

ники является кустовое МСБ.

Выбор и обоснование типов, моделей и расчет количест­ ва требующихся машин. На основании изучения и анализа

объема работ и его структуры, учитывая среднечасовую

производительность машин, производят выбор моделей и

типов машин, а также определяют и их количество, необ­ ходимое для механизации.

Для обоснования выбора того или иного типа модели машин нужно знать среднечасовую выработку по опера­ циям для каждого типа и модели машин. Эти сведения со­

держатся в единых нормах выработки на работу по меха­

низированному учету, утвержденных ЦСУ СССР. На сум­

мирующих машинах с узкой кареткой среднечасовая нор­

ма выработки составляет —1500 действий, на суммирую­

щих с широкой кареткой при составлении таблиц — 1050,

на вычислительных по операции — таксировка — 450, кон­

троль таксировки — 550, на бухгалтерских машинах —

450—585 графострок, фактурных — 100 строк.

Расчет потребного количества машин ведут в следую­

щем порядке:

1. Определяют объем того или иного вида работ по опе­ рациям за месяц.

295

2. Определяют трудоемкость работ в часах (на месяц)

3. Определяют количество часов работы одной машины в

месяц исходя из того, что в среднем в месяце 25,4 рабочих дня по 7 часов в день. При этом плановый процент простоя на технический ремонт устанавливается в размере 1% (25,4 • 7 • 0,99 = 176,0 ч). Это при односменной работе. При работе в 1,5 или в 2 смены — в соответствующее число

раз больше.

4. Определяют требующееся количество машин путем де­ ления месячной трудоемкости работ в часах на количество часов работы одной машины в месяц.

При определении количества работ берут в расчет как сами вычисления, так и их контроль.

Пример. По данным обследования месячный объем

по таксировке составил 410 тыс. действий и контроль так­ сировки — 350 тыс. Тогда трудоемкость работ по такси­ ровке составит 410 тыс.: 450 =911 ч, на контроле 350 тыс.:

: 550 =636 ч, итого 911 + 636 = 1547 ч. Потребное ко­

личество вычислительных машин составит 1547 : 176 =9

при односменной работе, при двухсменной — 1547 : 352 =

=5 машин.

При определении потребности в машинах необходимо

предусмотреть резерв не менее одной машины каждого ви­ да (за исключением фактурных и бухгалтерских) на слу­

чай замены машин, находящихся в ремонте.

Расчет количества работников машиносчетной установки и составление сметы затрат по организации МСУ. Расчет

штата МСУ зависит от объема работ и вычислительного обо­ рудования. Количество операторов для работы на вычисли­

тельных, суммирующих, фактурных и бухгалтерских ма­

шинах при односменной работе должно соответствовать количеству этих машин (за исключением резервных). При этом желательно, чтобы операторы умели работать на раз­

личных видах машин.

В МСБ с количеством счетных машин до 6 руководство

работой МСБ осуществляет страший оператор. Он же вы­

ных машин) штатом предусматривается должность началь­ ника бюро.

296

Количество механиков рассчитывают исходя из уста­

новленных норм обслуживания машин одним механиком и

сменности работы МСУ. В настоящее время приняты сле­ дующие нормы обслуживания одним механиком: клавиш­

ных вычислительных или суммирующих — 20; бухгалтер­

ских или фактурных — 8. При недостаточной загрузке механика на него может быть возложено обслуживание ма­

шин, находящихся в индивидуальном пользовании в сис-

стеме райпотребсоюза.

Если организация имеет договор на обслуживание ма­ шин со специализированной организацией по ремонту вы­

числительной техники, то в штате должность механика не

предусматривается.

При комплектовании штатов МСБ следует подобрать и подготовить кадры из числа счетных работников, высво­ бождающихся в результате механизации различных участ­ ков учета.

При проектировании MCB составляется смета расходов

по ее организации, куда входят следующие статьи:

1.Приобретение счетных машин, вспомогательного

оборудования, инвентаря и инструментов;

2.Приобретение материалов (проводов, осветительной

арматуры и т. д.);

3.Электромонтажные работы (подводка проводов к

машинам, установка розеток и т. д.);

4.Ремонт помещения;

5.Подготовка (переподготовка кадров);

6.Составление проектов по механизации отдельных

участков (на договорных началах);

7. Прочие расходы.

Разработка шифров и кодов учетных номенклатур. Фор­ мы первичных документов и учебных регистров. Определе­

ние шифров и кодов учетных номенклатур, их виды и предъявляемые к ним требования были рассмотрены выше.

Следует отметить, что кодирование широко применяется и при ручной технике учетно-вычислительных работ. При­

мерами могут служить шифры счетов бухгалтерского уче­ та, артикулы товаров и т. д.

Особое значение приобретает разработка кодов при проектировании механизации учетно-вычислительных ра­

бот, так как от их правильной разработки в значитель-

-297

ной мере зависит эффективность использования вычис­ лительных машин.

При использовании вычислительных текстовых машин могут применяться цифровые, буквенные и смешанные ко­

ды. При использовании бестекстовых машин применяются только цифровые коды. Выбор системы кодирования за­ висит от наименований шифруемых показателей, их зна­ чения в учетной работе, характера получаемых сводных по­ казателей и т. д.

Примерный порядок разработки кодов следующий:

1.Определяются учетные объекты и показатели, по которым должны быть составлены коды;

2.Составляются номенклатуры учетных объектов и

показателей, подлежащих кодированию;

3.Выбирается система кодирования для каждой но­

менклатуры;

4.Присваиваются шифры каждому наименованию в но­

менклатуре.

Приводим пример кода поставщиков, покупателей,

организаций и предприятий, применяемого при механиза­

ции учета основных операций оптово-торговой базы Огрско-

го райпотребсоюза Латвийской ССР.

Указанные объекты шифруются четырехзначным числом, в котором первый знак обозначает потребительское об­

щество или предприятие райпотребсоюза, второй знак —

отрасль деятельности (торговля, общественное питание

и др.), последние два знака — номер предприятия.

Оптово-торговая база сообщает потребительским об­

ществам и предприятиям райпотребсоюза первые два шифра и принципы его построения, а те в свою очередь сообщают

базе номера своих предприятий, отделов и секций.

Непронумерованных отделов, секций и предприятий не

должно быть.

Для шифровки счетов бухгалтерского учета пользуют­

ся номерами (шифрами) счетов по счетному плану.

Для определения отношения указанных в первичных документах сумм к товарам или таре, а также включения их в оптовый или розничный товарооборот Огрская база

пользуется бухгалтерский автомат «Аскота-170/55». Свобод­

298.