Файл: Комиссаров, Э. С. Техника вычислений и механизации вычислительных работ учебник для кооперативных техникумов.pdf

ные счетчики автомата закрепляются для учета сумм во статьям счета № 171 и оборотов по другим счетам, а их но­

мера используются как шифры.

Сложившиеся при ручной обработке информации фор­

мы документов и документооборота не могут полностью

удовлетворять требованиям механизированного учета.

Проектирование документа заключается в определении

содержания и разработке его формы. Работу следует на­

чинать с анализа и оценки действующих в настоящее вре­

мя форм документов.

Рациональное построение документов и четкая орга­ низация документооборота способствуют совершенство­ ванию управления и усиливают эффективность использо­ вания вычислительных машин.

В условиях механизации учетно-вычислительных ра­ бот можно на основе единых документов составлять свод­

ки не только для бухгалтерского, но и для статистическо­ го и оперативного учета, а также для планирования. По­

этому унификация и совершенствование документов и учетных регистров в этих условиях имеет первостепенное значение.

Документ должен содержать все реквизиты, необхо­

димые для составления, контроля и анализа всего комплек­ са отчетных сводок, и полностью отражать специфику учи­ тываемых хозяйственных операций.

В зависимости от порядка расположения реквизитов различают следующие формы построения документов: ан­

кетную, зональную, табличную и комбинированную.

При анкетной форме реквизиты размещают в вертикаль­

ной последовательности, отводя для их названия левую или

правую часть документа.

При зональной форме бланк документа делится гори­ зонтальными и вертикальными линиями на зоны для записи отдельных групп реквизитов, связанных между собой логической или математической зависимостью. Для каж­ дого реквизита отводят две клетки: одну для его наименова­

ния, другую — для записи исходных данных.

Табличная форма отличается от зональной тем, что каждому реквизиту отводится не одна, а несколько кле­

ток.

Комбинированная форма сочетает в себе несколько пере­

численных форм, например зональную и табличную. Кро-

299

ме того, каждый документ имеет заглавную, предметную

и оформительскую часть.

Обычно в документах вначале размещаются реквизи­

ты справочного характера, затем группировочные и коли­

чественно-суммовые и, наконец, те записи, которые не используются в процессе машиносчетной обработки до­

кументов.

При размещении реквизитов в документе следует учи­

тывать, будет ли он обрабатываться на машине или с него

будут переноситься данные на машинные носители инфор­ мации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты и дис­ ки).

Если документ предназначен для обработки на машине,

например счет-фактура, то между графами количество и цена и графой итога следует оставить место для текста. Это

экономит время оператора, так как пока машина произво­ дит подсчет, оператор печатает текст. Если с документа

будут переноситься данные на машинный носитель, то рас­ положение реквизитов в документе должно соответство­ вать порядку расположения этих реквизитов в макете ма­

шинного носителя информации.

При заполнении различных документов копировальным

методом расположение граф в них должно быть согласовано

с картотекой аналитического учета.

Необходимость в разработке новых форм документов

возникает еще и потому, что в настоящее время появляются

и будут появляться в дальнейшем новые машины, облада­

ющие лучшими эксплуатационными возможностями. Напри­

мер, сейчас есть машины, автоматически считывающие ин­

формацию непосредственно с документа. Записи в доку­

ментах при этом делаются в виде специальных отметок

карандашом или магнитными чернилами. Все шире распро­ страняется способ считывания информации, записанной спе­

циальным шрифтом на пишущей машинке. При разработке

документов следует это учитывать.

Некоторые машинные носители информации, например дуаль-карты, приобретают силу документа. Дуаль-карта представляет собой перфокарту, на которой типографским способом печатается форма первичного документа. Данные

заносятся на дуаль-карту в промежуточные строки, и их

можно прочесть после перфорации. Применение дуаль-кар­

ты сокращает количество записей, устраняет дублиро-

зоо

вание и при наличии считывающего перфоратора автома-

тизирует перфорацию.

Большое значение при механизации учета имеет до­

кументооборот, т. е. весь процесс движения документа, начиная с его составления, обработки и кончая сдачей в

архив. Для этого составляется график движения документов, в котором указывается, какие документы и в какое время поступают в тот или иной отдел, кто отвечает за соблюде­

ние графика, когда они доставляются на МСУ, в какой срок

они там обрабатываются и когда должны быть возвращены предприятию.

Составление и внедрение рабочей части проекта. Рабо­

чая часть проекта является дополнением к основным по­

ложениям и вместе с ними представляет полный проект ме­ ханизированного учета по данному участку. В рабочей части проекта дается схема машиносчетного (технологи­ ческого) процесса, целью которого является обеспечение качества выполняемых на МСУ работ при минимальных

затратах времейи, труда и средств.

гическая карта и подробная инструкция.

В технологической карте даются указания о после­

довательности выполнения каждой работы, содержится список всех операций, указываются применяемые машины и оборудование, исходные и объемные данные, нормы вы­

работки, время и сроки выполнения каждой операции,

номера рабочих инструкций и др. Рабочая инструкция по­

казывает технику выполнения работы.

Детально разработанные технологические карты и ра­ бочие инструкции значительно облегчают внедрение про­ екта и позволяют эффективнее использовать вычислитель­

ную технику.

Первой операцией технологического процесса МСУ яв­ ляется приемка документов и подготовка их к обработке.

На практике применяются три основных способа выполне­ ния этой операции: комплектует и контролирует докумен­

ты полностью только заказчик; эту работу выполняет

МСУ без участия заказчика; смешанный способ, при ко­ тором предварительную подборку и проверку -производит

заказчик, а окончательно группируют и контролируют документы работники МСУ.

301

Наиболее распространен третий вариант, так как пред­

варительная подборка и проверка с последующим контролем обеспечивает высокое качество выполняемых работ.

Сдаваемые на МСУ первичные документы группируют

в пачки по видам операции, объемом в 70—100 доку-

ментострок. После тщательной проверки количества и качества заполнения документов, их регистрируют в жур­

водительный ярлык, в которых указываются месяц, шифр, номер пачки, шифр операции, количество документов, дата передачи.

Принятые на МСУ документы распределяются между

операторами, которые производят таксировку и другие

работы с получением контрольных итоговых чисел.

Машиносчетный процесс на МСУ должен проектировать­ ся так, чтобы был обеспечен контроль на каждой операции. При этом контроль должен быть простым, экономич­

ным и эффективным и в то же время составлять неотъемле­

мую часть всего машиносчетного процесса.

Заканчивается рабочая часть проекта расчетной частью, в которой приводятся данные об объеме учетных работ по участкам, документам и операциям, стоимость машино­

счетной обработки, экономическое обоснование избран­

ного варианта механизации и его экономическая эффек­ тивность.

После составления и утверждения проекта приступают

к подготовке его к внедрению. При подготовке к внедрению прозводится ряд мероприятий, важнейшими из которых

являются размножение кодов, печать бланков первичных

документов, учетных регистров, отчетных сводок, техни­ ческих инструкций, инструктаж работников и операторов

вычислительных машин и др.

К работам по внедрению проекта относится внедрение новых форм первичных документов и шифров, организа­ ция документооборота и др. На практике применяют три способа внедрения проекта: параллельный, последователь­

ный и комбинированный.

При последовательном способе внедрения проекта пе­

реход на механизированную обработку каждого следующего участка производится после внедрения механизации на

302

предыдущем. Этот способ менее трудоемкий, но требует много времени.

При параллельном способе внедрения проекта меха­ низация осуществляется параллельно во всех подразделе­ ниях предприятия. Он требует меньше времени, но явля­

ется наиболее трудоемким.

При комбинированном способе внедрения проекта учет механизируется сначала в нескольких подразделениях,

азатем в остальных.

Впроцессе внедрения проектировщики выявляют все недостатки и преимущества проекта и производят его уточ­ нение.

§4. Типовой договор на механизированное выполнение учетно-вычислительных работ

Внастоящее время многие организации пользуются

услугами МСУ ЦСУ. Поэтому по согласованию с Мини­ стерством финансов СССР ЦСУ СССР утвердило 31 марта 1972 г. Типовой договор на механизированное выполнение

учетно-вычислительных работ. Договор содержит пять раз­ делов и два приложения.

Впервом разделе, «Предмет договора», указывается

содержание работ и сроки их выполнения в соответствии

с приложением № 1, в котором приводятся наименования

сдаваемых документов, даты и часы сдачи на МСУ и выда­ чи их заказчику, а также наименования вычислительных работ. В этом же разделе выдвигается условие, чтобы сда­ ваемые на МСУ документы отвечали требованиям механи­ зированной обработки, а также соответствовали утвержден­ ным формам. Проект, по которому будет производиться

обработка документов, должен быть согласован с заказ­

чиком. Сдача документов и прием выполненных работ осу­ ществляются под расписку в журнале учета документов.

Во втором разделе, «Стоимость работ и порядок расче­ тов», говорится, что стоимость работ определяется расчет­ ной калькуляцией, составляемой исходя из действующих норм и расценок, указанных в приложении № 2. Обу­

словливаются также порядок и сроки оплаты за выполнен­ ные работы (два раза в месяц).

Втретьем разделе, «Ответственность сторон», говорится

омерах, которые принимаются в случаях несвоевремен-

303

нои сдачи заказчиком документов, а также в случаях не­ своевременной выдачи выполненных работ заказчику.

В обоих случаях виновная сторона уплачивает другой сто­

роне пеню в размере0,5% стоимости работ за каждый день просрочки. Здесь же обусловливаются меры, принимаемые при допущении ошибок в работах. За ошибки, допущенные

по вине заказчика, исполнитель ответственности не несет,

наоборот, за ошибки, допущенные по вине исполнителя,'

ответственность несет исполнитель, возмещая заказчику убытки в установленном порядке.

Вчетвертом разделе, «Другие условия договора», мо­ гут быть указаны условия, не предусмотренные в других разделах договора. Например, если вычислительные ма­

шины, принадлежащие ЦСУ, используются на территории

заказчика, то он несет материальную ответственность за

их сохранность.

Впятом разделе, «Срок действия договора и юриди­

ческие адреса сторон», указываются даты начала и конца действия договора. При этом договор считается пролонги­ рованным на следующий год, если одна из сторон не за­

явит об аннулировании договора за месяц до окончания

срока. При невыполнении условий расторжения догово­ ра виновная сторона уплачивает другой стороне неустой­ ку в размере трехмесячной стоимости работ. Договор мо­

жет быть расторгнут досрочно с предупреждением другой стороны за три месяца до расторжения. В этом же разделе

указываются юридические адреса, а также расчетные сче­

та сторон и наименования отделений Госбанка.

Договор составляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны), скрепляется подписями и печатями договаривающихся сторон.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ

1.Что понимается под организационной формой использования вы­ числительных машин?

2.Какие вы знаете организационные формы использования вычис­ лительных машин?

3.Какие вы знаете виды машиносчетных установок и в чем их осо­ бенности?

4.Какие имеются типы проектирования организации МСУ?

5.Из каких основных частей состоят проекты организации МСБ?

304