Файл: Зингер, И. С. Моделирование информационных процессов в системах управления предприятиями.pdf

низации труда в управлении, которая минимизировала бы в целом затраты и на квалифицированный труд и на его информационное обеспечение. И те и другие затраты можно определить на основа­ нии данных обследования информационных систем и приведенных выше методов их моделирования.

Рассмотренный в § 3 главы II граф формирования и движения потоков информации отражает три вида связей: а) по обработке информации; б) по использованию информации и в) по движению информации. На дугах графа, отражающих использование и об­ работку документа, могут быть проставлены оценки, например время обработки и время использования документов (Г0бр. и Тшп.).

.Тогда Зобесп. можно представить как стоимость обработки исход­ ной документации, а Зквал. — как стоимость обработки производ­

прямыми затратами в данном случае понимаются затраты на опла­ ту труда работника определенной специальности и квалифика­ ции, необходимые для непосредственного создания информации.

В связи с тем, что 30бсл. и ЗтеХн. распределяются в дальнейшем пропорционально прямым затратам и их распределение не пред­ ставляет методологической трудности, в дальнейшем они рассмат­ риваться не будут.

В свою очередь более важно иметь технологию распределения прямых затрат ЗКВал. и ЗИНф. с учетом их последующего комплекс­ ного использования.

Если бы информация не использовалась комплексно, то полные затраты были бы равны сумме прямых затрат. Если бы было не­ обходимо только информационное обеспечение системы в целом, то вопроса о подсчете полных затрат также не существовало бы, по­ скольку полные затраты на всю информацию равнялись бы фонду заработной платы аппарата управления.

Однако на практике постоянно имеют дело с необходимостью определения полных затрат на отдельные информационные выходы (например, определение полных затрат труда управленческого пер­ сонала на получение формы статистической отчетности документа 9 Т) . Это происходит в силу следующих основных причин.

Как правило, совершенствование системы управления не охва­ тывает одновременно всей информационной системы, а носит ло­ кальный характер. При этом необходимо определять эффектив­ ность совершенствования процесса обработки информации для си­ стемы в целом.

Между затратами на отдельный информационный выход и за­ тратами на функционирование системы в целом существует не только прямая, но и обратная связь, аналогично обратной связи, действующей между затратами в сфере материального производ­ ства, рассматриваемой в известной работе В. В. Новожилова (34]. Применительно к определению затрат в рассматриваемой пробле-

118

ме обратная связь так же, как и в материальном производстве, обусловлена тремя основными причинами:

взаимозаменяемостью различных работников, осуществляющих обработку данных;

различной степенью квалификации работников:

ограниченной численностью работников более высокой квали­ фикации.

Предположим (на условной примере), что работа по составле­ нию какой-либо заявки в отделе МТС в течение определенного пе­ риода времени может быть поручена одному из трех работников: начальнику группы, старшему плановику и технику. Для составле­ ния этой заявки начальнику группы нужна только одна информа­ ция: количество выпускаемых изделий. Допустим, что затраты на эту информацию составляют в определенный период времени 10 руб. Старшему плановику нужна, кроме указанной выше, ис­ ходная информация о состоянии поставки материалов данного наименования, о возможности замены другими материалами и о разрешении руководителя группы. Это информационное обеспече­ ние стоит 15 руб. Технику, кроме указанной информации, нужна специальная выборка из плановых и справочных документов, по­ стоянные инструктивные материалы по заполнению и расчету форм, а также система дополнительного контроля. Это информа­ ционное обеспечение стоит 75 руб. Однако Зкв. по этим трем долж­ ностям также существенно различно. Заработная плата первого работника за период времени работы над этим вопросом составля­ ет 80 руб., второго — 60 руб., третьего — 40 руб. Полные затраты на получение данной информации (заявки) соответственно равны:

10+ 80 = 90;

15+ 60 = 75;

75 + 40=115.

Из примера видно, что выгоднее поручить в данном случае ра­ боту тому исполнителю, который обладает средней (не самой вы­ сокой и не самой низкой) квалификацией. Однако может оказать­ ся, что этот исполнитель уже загружен работой и ее передача другому работнику неэффективна или просто невозможна, хотя всегда есть возможность поручить ее выполнение работнику более

низкой квалификации.

Под полными затратами труда на оплату управленческого пер­ сонала для получения конечного информационного сообщения

(Зт.п) будем понимать сумму Зт.п = 3Квал.+ Зт:о, где Зт.о — часть затрат труда, произведенных для обработки ис­

ходной информации, которая приходится на данное информационное сообщение.

Для нахождения Зт.п необходимо получить матрицу прямых затрат по каждому информационному сообщению. Эта задача мо­ жет быть рассмотрена по аналогии с задачей определения прямых затрат при производстве смежных продуктов.

119

Задача состоит, таким образом, в выделении части затрат на оплату управленческого труда, затраченного на создание исходной информации, которая затем используется для формирования про­ изводной информации.

Проанализируем возможность применения для решения этой задачи методов определения затрат на отдельный продукт произ­ водства смежных продуктов, из которых можно выделить два ос­ новных:

1) метод приведения различных вариантов к общему эффекту

[34];

2) метод распределения прямых затрат пропорционально вели­ чине какого-либо показателя, выбранного в качестве взвешиваю­ щего.

Проанализируем возможность применения этих методов для оп­ ределения затрат на получение отдельных видов производной ин­ формации.

Использовать первый метод можно путем вычитания из затрат на получение информации по данному конечному информационно­ му выходу тех затрат, которые имели бы место при некомплекс­ ной обработке информации на получение смежных информацион­ ных выходов. Иными словами, конечный информационный выход можно рассматривать как основной продукт, а смежные — как побочные.

Для учета затрат управленческого труда такой метод весьма условен, поскольку «побочные» продукты самостоятельно иногда вообще не получаются и оценка затрат на их получение носила бы чисто субъективный характер. При этом методе обязательно проведение оценки всех конечных информационных выходов, кото­ рые могут быть получены из данного промежуточного элемента информационной системы, что может привести к наличию несовме­ стимых информационных выходов и чрезвычайно усложнить оцен­ ку эффективности системы. В связи с этим применение данного метода весьма ограничено.

Более применимым является второй метод, связанный с про­ порциональным распределением затрат. Он основан на принципе распределения затрат труда при производстве смежных продук­ тов и предполагает наличие таких физических и экономических па­ раметров этих продуктов, пропорционально которым затраты мож­ но распределять. К ним относятся, например, вес, цена, калорий­ ность и т. д. Проблема состоит, во-первых, в выборе параметра, и, во-вторых, в разработке методики распределения затрат по

выбранному параметру.

Изменение количественных и качественных характеристик ис­ ходной информации не всегда характеризует изменение ее полез­ ности. Действительно, если рассмотреть такую характеристику, как объем производной информации (в количестве документов, в зна­ ках, в словах и т. д.), или качественную — сложность производной информации (даже при условии достаточно надежной шкалы ее

120

измерения), то не всегда удастся найти связи этих параметров с полезностью исходной информации.

Например, сократив количество показателей в документе, мож­ но вместо одного документа выпустить два на основании той же самой исходной информации. Полезность исходной информации при этом, естественно, не изменится. Можно вместо двух абсолют­ ных показателей создать один, характеризующий их соотношение.

Полезность исходной информации, очевидно, тоже может при этом не измениться.

В связи с этим чисто количественные характеристики комплекс­ ности использования документов и показателей (например, пока­ затель встречается в 20 документах, в 10 документах и т. д.) носят условный характер и могут употребляться только в тех исследо­ ваниях, где не столь важны указанные выше обстоятельства. На­ пример, заранее известно, что исходный показатель параллельно «снимается» с объекта и заносится в два документа, которые ис­ пользуются в одном подразделении, т. е. заранее известны некото­ рые условия, позволяющие оперировать такими понятиями, и эти условия выполняются. С этой точки зрения в качестве наиболее подходящего и доступного для измерения параметра, пропорцио­ нально которому могут быть распределены затраты, предполага­ ется показатель, характеризующий использование исходной инфор­ мации. Таким показателем может служить время использования исходной информации для получения различных производных ин­ формационных выходов.

Следующими моментами являются разработка метода распре­ деления совокупных затрат на получение информации по выявлен­ ному показателю и определение приведенной величины прямых затрат.

Решение этой задачи требует принятия некоторого допущения, заключающегося в следующем:

доля времени т,-3-рь прямого участия должности t, разрабатыва­ ющей документ /, в создании производиого документа k должно­ стью р определяется долей его использования в общем времени использования всеми последующими должностями Dj.

Величина %ijPk определяется следующим образом: составляется матрица А\ «Время использования документов по должностям для выработки других производных документов». Каждый элемент матрицы А\ tijpk означает время использования документа /, об­ работанного должностью i, для выработки документа k должно­

стью р.

Суммируя /-е столбцы матрицы для всех должностей ~^р, оп­ ределяем общее время использования должностями Dj декумента/ (для упрощения предположим, что столбцы матрицы, соответству­ ющие должностям, расположены в порядке последовательности

обработки документа).

После этого определяется величина хцрн* отражающая время, которое необходимо затратить должности i на документ /, чтобы

121