Файл: Зингер, И. С. Моделирование информационных процессов в системах управления предприятиями.pdf

Типизированный технологический процесс ориентировочно име­ ет следующую форму:

Типизированный технологический (процесс обработки документа

шифр наименование

Утвердил

разработал

Технологические процессы обработки информации на конкрет­ ных предприятиях соответствуют их организационной структуре. Поэтому в карте фиксируются: движение документа между долж­ ностями; изменения, постоянно проводимые в технологических про­ цессах; достоверность информации; порядок исправления ошибок и санкции за допущенные ошибки, налагаемые на работников предприятия. В остальном карта соответствует типизированному технологическому процессу.

Карта технологического процесса на документ в конкретном предприятии состоит из трех частей и ориентировочно имеет сле­ дующий вид. Первый лист аналогичен первому листу типизиро­ ванного процесса. Вторая часть карты отражает движение доку­ мента по стадиям технологического процесса. Для каждой стадии указываются' следующие сведения: номер стадии, наименования структурного подразделения и должности (с соответствующими шифрами), связанные с обработкой, наименования и шифры долж­ ностей и подразделений, контролирующих правильность обработки документа, алгоритм обработки и затраты на обработку. Эта часть карты ориентировочно имеет вид:

110

ной обработки документа на предыдущей стадии. Если в силу про­ изводственных условий необходимость такой обработки документа все же существует, то следует проанализировать возможность соз­ дания некоторого накопительного документа. В противном случае следует разработать наиболее рациональную систему хранения документации, партионность и способ передачи документации, ус­ тановить ответственность за ее сохранность и своевременное ис­ правление и внести эти данные в технологический процесс.

Так, например, в одном из цехов машиностроительного завода производятся пластмассовые детали, армированные драгоценным металлом. Учет выдачи деталей на рабочие места сборщиков про­ водится с помощью требований, в которых стоит подпись рабоче­ го. Детали поступают в разные бригады и даже в разные цехи для выполнения заказов. Учесть выдачу деталей в одном накопитель­ ном документе невозможно. Отчетность по драгоценным металлам составляется 2 раза в месяц, т. е. периодичность обработки исход­ ного документа (требование) и производного документа (отчет) не совпадает. Порядок хранения и передачи требований в цехе орга­ низован недостаточно четко, в результате чего годовая инвентари­ зация выявляет большие потери используемых драгоценных ме­ таллов (рис. 46).

оМесто формирования исход­ ного документа

Место и время формирова­ ния производного документа

Рис. 46

Было предложено при выписке каждого следующего требования отмечать в нем нарастающим итогом выдачу деталей, указанную в предыдущих требованиях (рис. 47).

Таким образом, по каждой бригаде были ликвидированы по­ тери исходных документов (требований), так как при предъявле­ нии нового требования необходимо наличие предыдущего.

112

Технологические процессы обработки документации произво­ дятся на базе исследования существующих потоков информации, которые достаточно широко освещены в нашей литературе [3, 5, 30]. Однако специфические задачи разработки технологических процессов требуют некоторых уточнений, поскольку организация обследования существенно зависит от конечных целей работы. Последующая рационализация системы управления е о м н о г о м связана с тем, насколько правильно проведено обследование су­ ществующей системы, т. е. насколько верно собраны данные и тщательно проведена их первичная обработка.

I -!■I

Время формирования

Рис. 47

Конечная цель рационализации в данном случае рассматрива­ ется как улучшение существующей системы управления в резуль­ тате механизации отдельных управленческих процессов, а также совершенствования функционального распределения информации, устранения необоснованной информации, дублирующих потоков, необоснованных контуров в движении и формировании докумен­ тации.

На основании имеющегося опыта работы многочисленных орга­ низаций в нашей стране и за рубежом можно сделать следующий вывод о проведении обследования производственной информации.

Существуют два основных направления проведения обследова­

ния:

1- е направление. Выбирается определенный информационны комплекс и обследуется процесс создания этого информационного

комплекса; таким информационным комплексом может быть как отдельный ^

документ, так и определенная задача управления.

2- е направление. Обследованию подлежит информация, обр батываемая каждым работником управления по всем функциям, которые он выполняет. Задаче создания технологических процес­ сов обработки документации соответствуют оба направления. При этом, как отмечалось выше, можно выделить основные две группы процессов. Процессы непосредственной обработки документа и процессы выбора одного из возможных вариантов алгоритма об­

работки документа.

113

8 И. С. Зингер

По вопросам обследования непосредственной обработки доку­ мента можно просто сослаться на имеющиеся методики [3, 5, 31].

Однако вопросы проведения обследования существующей си­ стемы управления с целью выявления методов выбора одного из нескольких алгоритмов обработки документации еще недостаточ­ но исследованы.

В процессе проведения такого обследования выявляются сле­ дующие элементы системы управления:

1)перечень основных производственных ситуаций по выбору алгоритмов;

2)описание ситуаций, т. е. возможных условий, которые влия­ ют на выбор алгоритмов, и комбинаций этих условий;

3)описание возможных алгоритмов, которые применяются ра­ ботниками в различных ситуациях;

4)описание различных документов, которые используются и создаются в процессе выбора алгоритма;

5)описание различных процедур, которые используются в про­ цессе выбора алгоритмов.

Р ис. 48

114

§ 2. ВОПРОСЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЗАТРАТ

УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА НА ОБРАБОТКУ ИНФОРМАЦИИ

Важным этапом проектирования рациональных про­ цессов обработки информации является определение экономичес­ кой эффективности производственной информационной системы и направлений ее совершенствования. Для решения этой проблемы целесообразно исследовать результат труда работников аппарата управления, определить его для производства, выявить затраты, необходимые для получения этого эффекта.

Как уже отмечалось выше, процесс управления включает в се­ бя процесс производства информации. Ее эффект определяется по­ лезностью для достижения основных целей, стоящих перед управ­ лением. Изучению полезности информации -посвящен целый ряд различных исследований как в нашей стране, так и за рубежом [7, 32, 33]. Эта проблема в настоящий момент находится на стадии теоретической разработки. Пока еще не представляется возмож­ ным разработать метод, с помощью которого можно было бы пла­ нировать качество работы отдельных подразделений управления и в соответствии с этим строить определенные системы разделения и кооперации управленческого труда, материалыного поощрения и т. д. Однако можно уже сейчас .выявить общие для этих исследо­ ваний положения, относящиеся к определению полезности инфор­ мации:

полезность информации рассматривается как некоторая функ­ ция от конечных целей, стоящих перед системой управления про­ изводством;

рассматривать полезность информации можно только в рамках конкретной информационной системы, поскольку еще нет опреде­ ления абсолютной величины полезности информации;

полезность информации рассматривается исходя из сравнения положения системы до получения этой информации и после ее по­ лучения, т. е. для оценки полезности информации необходима оцен­ ка состояний системы;

поскольку рассматривается только определенная система, то анализ полезности информации целесообразно проводить относи­ тельно оценки отдельных информационных сообщений данной системы.

Полезность отдельного информационного сообщения определя­ ется некоторой частью результата функционирования системы в целом или степенью влияния на его достижение данного информа­ ционного сообщения.

Наиболее обобщенный подход к определению полезности ин­ формации предложен Е. 3. Майминасом (7].

Переходя от понятия полезности к понятию эффективности, не­ обходимо рассмотреть проблему определения затрат, производи­ мых в системе, причем эффективность производственной информа­

116

ционной системы рассматривается как отношение полезности вы­ рабатываемой информации к затратам на ее получение. Чем выше

этот коэффициент, тем выше экономическая эффективность сис­ темы.

Однако если проблема определения полезности использования1 информации решается хотя бы теоретически, то вопрос об опре­ делении затрат на получение отдельного информационного сообще­ ния еще не получил должного отражения.

Общий объем затрат на функционирование информационной производственной системы рассматривается прежде всего с точкизрения затрат труда на осуществление процесса управления. Если необходимо выделить затраты на производство конкретной инфор­ мации, например информации, необходимой для управления про­ изводством конкретного изделия, то они определяются как неко­ торая доля общего объема затрат (пропорционально величине ка­ кого-либо весового показателя). В условиях все усложняющейся системы обработки информации, рационализации системы управле­ ния такой общий подход явно недостаточен. Поэтому рассмотрим один из возможных подходов к анализу структуры и методологииопределения затрат на получение отдельного информационного со­ общения.

Для получения каждого вида информационного сообщения предприятию необходимо произвести некоторые затраты, которые можно сгруппировать следующим образом:

на заработную плату, выплачиваемую работнику определенной квалификации за уровень знаний, опыт и владение методикой рас­ четов и принятия решений. В дальнейшем этот тип затрат назовем затраты на квалифицированный труд (3квал.) j

на заработную плату работников, занятых обработкой инфор­ мации,— затраты информационные (ЗИНф.);

на заработную плату обслуживающему персоналу (30бсл.); затраты на эксплуатацию вычислительной техники* (3Техн.).

В целом общие затраты на оплату труда по получению инфор­ мации (30бщ.) составляют сумму всех перечисленных выше затрат,

Зобщ:= Зквал. “Ь Зинф.-f" Ообсл.З"Зтехн,-

Эту группировку можно ещ е более укрупнить и рассмотреть за­ траты, связанные с обслуживанием и использованием вычислитель­ ной техники как группу затрат обеспечения (Зобесп.) квалифициро­ ванного пруда, на оплату которого расходуется 3Квал. и Зинф.-

Одна из предпосылок рационального информационно-экономи­ ческого подхода к управлению заключается в том, что^ наиболее квалифицированным является такой работник, который требует наименьших затрат на информационное обеспечение его труда припринятии решений (32]. Задача сводится к построению такой орга-

Сюда же включаются затраты на носители информации.

117