Файл: Кашаев, А. Н. Учет материалов.pdf

руются в специальном журнале. В установленные гра­ фиком сроки пачки передаются на М СУ. В соответствии с этим же графиком непосредственно со складов пере­ даются на М СУ карточки складского учета, если уста­ новлен порядок их механизированной обработки.

Работник бухгалтерии должен контролировать также и своевременный возврат от М СУ обработанных первич­ ных документов и поступление всех установленных механизированных разработок (табуляграмм).

На М СУ документы подвергаются таксировке и пер­ форации по разработанным макетам, в результате чего получаются перфокарты. Перфорация проверяется с по­ мощью контрольных табуляграмм.

На основании проверенных, отсортированных и ском­ плектованных перфокарт составляются ежемесячные отчетные сводки-табуляграммы. Большинство из них

ведомость; оборотная ведомость по группам и синтети­ ческим счетам; ведомость прихода материалов по кор­ респондирующим счетам и шифрам аналитического уче­ та; ведомость расхода материалов по корреспондирую­ щим счетам, шифрам аналитического учета и группам материалов; ведомость отклонений фактической себе­ стоимости материальных ценностей от учетной; ведомость расхода материалов по корреспондирующим счетам и номенклатурным номерам в разрезе цехов; оборотная ведомость материалов в переработке (для расчетов с по­ ставщиками по переработке); сличительная ведомость по результатам инвентаризации (не реже 1 раза в год).

Ряд табуляграмм — отчетных сводок составляется в оперативно-аналитических целях: ведомость остатков материалов на складах в сопоставлении с нормами за­ пасов; ведомость отклонений от норм расхода материа­ лов по корреспондирующим счетам, шифрам аналити­ ческого учета и группам материалов; ведомость отходов по предприятию; ведомость отходов по цехам.

Эти ведомости составляются, как правило, за месяц. На наш взгляд, их надо разрабатывать (и анализиро­ вать) чаще—два-три раза в месяц.

Специальный отчет о движении материалов состав­ ляется на М СУ для заполнения установленной статисти­

64

ческой отчетности по' материалам: ф. № 1-сн (отчет об остатках и движении материалов) и ф. № 4-сн (то же, но по топливу).

Одним из важнейших моментов механизированного учета материалов является организация процесса свер­ ки данных складского учета с показателями учета в бухгалтерии. Типовые проекты предусматривают меха­ низацию и этого процесса. Карточки складского учета ежемесячно после выведения на них остатков материа­ лов на конец месяца передаются на М СУ. Они могут обрабатываться путем перфорации только количества остатка на конец месяца или же предварительно такси­ руются и по ним перфорируются остатки по количеству и сумме.

На основании перфокарт составляется сальдово-сли­ чительная ведомость «на итог» по номенклатурным но­ мерам по следующей форме.

Т А Б У Л Я ГРА М М А « С А Л Ь Д О В О -С Л И Ч И Т Е Л Ь Н А Я ВЕД О М О СТ Ь »

Разница между данными бухгалтерского учета по первичным документам и данными складского учета по складским карточкам печатается в ведомости автома­ тически в отдельной графе. Затем отбираются перфо­ карты тех номенклатурных номеров, по которым воз­ никли расхождения. По этим перфокартам составляется табуляграмма «на печать» (в разрезе каждого доку­ мента), которая служит основанием для выявления и исправления ошибок (в текущем-месяце).

При другом варианте автоматической сверки вместо сальдово-сличительной ведомости составляется оборот, но-сличительная ведомость по номенклатурным номерам

65

в количественно-суммовом выражении. Ведомость со­ ставляется по следующей форме.

В ходе составления этой ведомости перфокарты остатков по складским карточкам автоматически сопо­ ставляются с учетными остатками (по данным первич­ ных документов). Одновременно на итоговом перфора­ торе снимаются перфокарты отклонений, которые после выверки используются совместно с картами остатков при составлении такой же ведомости в следующем ме­ сяце.

Если складские карточки на М СУ не передаются, данные складского учета ц бухгалтерским сверяются вручную путем сопоставления остатков по карточкам складского учета ' с остатками по количественно-сум­ мовой оборотной ведомости.

Составлять сальдово-сличительные и оборотные ве­ домости (как и все другие табуляграммы) особенно удобно на алфавитном табуляторе, так как он печатает в табуляграммах названия граф и колонок, что делает их более наглядными и обозримыми.

■—" Для увязки учета материалов по учетным ценам с их учетом по фактической себестоимости и для выхода на сводный аналитический и синтетический учет использу­ ются ведомости прихода и расхода материалов по кор­ респондирующим счетам и шифрам аналитического уче­ та, а по расходу — и по группам материалов, а также ведомость отклонений от норм расхода материалов с те­ ми же показателями.

6 6

Чтобы выявить отклонения между стоимостью мате­ риалов по учетным цепам и их фактической себестоимо­ стью, составляется следующая табуляграмма.

Т А Б У Л Я ГРА М М А «-ВЕДОМ ОСТЬ О Т К Л О Н Е Н И Я Ф А К Т И Ч ЕСК О Й С Е Б Е С Т О И М О С Т И М А Т Е Р И А Л О В ОТ И Х У Ч Е Т Н О Й С Т О И М О СТ И »

Табуляграмма разрабатывается на основании пер­ фокарт прихода по учетной стоимости и перфокарт при­ хода по фактической стоимости. По ней получают суммы отклонений (транспортно-заготовительных расходов или отклонений от плановой себестоимости), которые затем используются в расчете их доли, относящейся к израс­ ходованным материалам (при составлении «Ведомости расхода материалов по корреспондирующим счетам, шифрам аналитического учета и группам материалов»). Кроме того, она составляется «на печать» (по каждому приходному документу) и поэтому служит также для контроля оприходования материальных ценностей.

Составлять статистическую отчетность об остатках и движении материалов по формам М 1-сн и 4-сн очень трудоемко. В условиях ручной техники учета данные об остатках берутся из ведомостей учета остатков мате­ риалов, а об оборотах — из данных подсчета первичных документов. Данные же об отпуске материалов на про­ изводство, необходимые для составления отчетности, получают балансовым методом с корректировкой на прирост или убыль остатков материалов на рабочих ме­ стах. Указанную отчетность можно составлять и непо­ средственно по данным карточек складского сортового учета, но это опять-таки сложно и громоздко. Значи-

67

тельпо облегчается этот процесс, если применить ПВМ . Как указывалось выше, в этом случае на М СУ разра­ батывается специальная табуляграмма и предваритель­ но устанавливается шифр каждой строки форм № 1-сн и 4-сн. При обработке первичных документов и карто­ чек складского учета на М СУ создается специальная картотека табличных перфокарт, на основании которых и составляется табуляграмма остатков, поступления и расхода материалов для заполнения статистических от­ четов.

Схемы механизации учета материалов на практике различаются по технологии, форме отчетных сводок, срокам их получения, содержанию технических носите­ лей информации, порядку обработки первичных доку­ ментов и т. д. Например, на многих предприятиях сфера механизированного учета охватывает лишь сырье и ма­ териалы и не распространяется на топливо, запасные части, отходы, которые учитываются вручную. Нередко механизация учета материалов ограничивается склад­ ским учетом, тогда как на других предприятиях она включает и весь процесс их заготовления, а также рас­ четы с поставщиками. Некоторые предприятия механи­ зируют учет лишь на общезаводских складах, а другие— и в цеховых кладовых.

Отчетные сводки-табуляграммы, как правило, долж­ ны представлять собой законченные регистры и отчет­ ные формы. Однако очень часто они служат лишь осно­ ванием для их заполнения. Особенно это проявляется в условиях журнально-ордерной формы учета, при кото­ рой итоговые данные табуляграмм записываются в жур­ налы-ордера. При применении таблгічно-перфокарточ- ной формы учета непосредственная связь информации по учету движения материалов с системой сводного ана­ литического и синтетического учета достигается полу­

тому необходима комплексная механизация не только материального, но и всего бухгалтерского, статистиче­ ского и оперативного учета, а также планирования, тех­ нико-экономических расчетов и анализа. Только тогда систему материального учета можно включить в общую

G8