Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они на­ходятся.

После завершения делопроизводственного года выдача со­трудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных ор­ганов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

3. 
   Сдача дел в ведомственный архив. Особенности хранения документов в настоящее время
   

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреж­дения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подраз­делений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хране­ния, сроком хранения свыше 10 лет и поличному составу прини­маются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в при­сутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номеров отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и под­писи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архи­вные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возраста­

---

нию номеров, корешками па обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведом­ственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреж­дениях архивы не имеют достаточных площадей, Основные правила ведомственных архивов разрешают хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

Особенности хранения документов в настоящее время заклю­чаются в том, что в соответствии сост. 13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном фон­де Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. от 01.12.1998) частные компании яв­ляются собственниками документов, образующихся в результате их деятельности, и не обязаны передавать их в государственный архив.

Частная компания имеет право по обоюдному соглашению заключить договор с каким-либо государственным или муници­пальным архивным учреждением, куда в числе прочих пунктов может быть включен пункт о передаче части документов ком­пании, отнесенных в установленном порядке к составу негосу­дарственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государ­ственный или муниципальный архив.

Если компания не желает иметь дело с каким-либо государ­ственным архивным учреждением и имеет условия для обеспе­чения хранения документов, то она вправе не передавать свои документы на хранение в государственные архивные учрежде­ния.
Порядок уничтожения документов и дел
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.

---

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к унич­тожению, составляют акт. Акт о выделении документов к уничтожению составляется лицом, ответственным за документационное обеспечение, согласуется с ЦЭК (ЭК) и утверждается руководителем организации. Структурные подразделения, включенные в сводную номенклатуру дел организации, передают акты об уничтожении документов и дел в службу документационного обеспечения.

Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел приведен в Приложении 2.

Заключение
Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.
Сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговый орган

---

____________________ _____________________ (наименование организации) (наименование органа,

в который представляется отчетность)

_________________________________ ________________________________

(адрес организации) (адрес)

Тел./факс 000-00-00

00.00.20____ № 0-0/00

На № ______________от____________

Настоящим представляем бухгалтерскую отчетность__________________________ за _______________________________ в составе:

(наименование организации) (налоговый период)

1. Бухгалтерский баланс (форма N 1) на ___ листах в 1 экземпляре.

2. Отчет о прибылях и убытках (форма N 2) на ___ листах в 1 экземпляре.

3. Отчет об изменениях капитала (форма N 3) на ___ листах в 1 экземпляре.

4. Отчет о движении денежных средств (форма N 4) на ___ листах в 1 экземпляре.

5. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5) на ___ листах в 1 экземпляре.

6. Отчет о целевом использовании полученных средств (форма N 6) на ___ листах в 1 экземпляре.

7. Пояснительная записка на ___ листах в 1 экземпляре.

8. Аудиторское заключение на ___ листах в 1 экземпляре.
Итого: 8 документов на _____ листах.
____________________________________ ______________ /___________________/

(наименование должности руководителя) (подпись) (Ф.И.О)

Общество с ограниченной ответственностью "Вектор"
ПРИКАЗ

28 апреля 2009 года N 63

Москва
О создании структурного подразделения
и внесении изменений в штатное расписание
В связи с необходимостью оптимизации деятельности организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующие изменения в штатное расписание:

1.1. Создать структурное подразделение "Отдел продаж".

1.2. Ввести должности:

- начальника отдела продаж - 1 штатная единица, месячный оклад - 7 000 рублей, надбавка за ненормированный рабочий день 1 000 рублей;

- менеджера по продажам - 2 штатные единицы, месячный оклад - 4 000 рублей.

2. Изменения штатного расписания ввести в действие с 01.05.2009.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Нестерова П.А.
Директор __________________ Ванеев А.И.

(подпись)

С приказом ознакомлен: __________________ Нестеров П.А.

(подпись)

---

Выписка из приказа ООО «Вектор» от 28 апреля 2009 года № 63 «О создании структурного подразделения и внесении изменений в штатное расписание»

В связи с необходимостью оптимизации деятельности организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующие изменения в штатное расписание:

1.1. Создать структурное подразделение "Отдел продаж"…
Директор __________________ Ванеев А.И.

(подпись)

Отдел сбыта готовой продукции Директору ООО «Вектор»

Ванееву А.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2008. 
      №_______________
      

О приведении в соответствие текущей документации
В связи с вступлением в силу с 1 января 2009 года Федерального закона от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» прошу Вас:

1. Принять меры по приведению текущей документации в соответствие с данным Федеральным законом.

2. Обязать всех начальников отделов ознакомиться с данным Федеральным законом не позднее 31 декабря 2008 года.
Начальник отдела сбыта готовой продукции __________________________ Сидоров Л.И.

(подпись)

Генеральному директору

ООО "_______________________"

_____________________________

от __________________________

____________________________,

(Ф.И.О., год рождения, образование)

Заявление


Прошу Вас принять меня на работу, на должность __________________________________________________ с испытательным сроком____________ месяца. С обязанностями и режимом предстоящей работы ознакомлен.

"_____" _________________20__ г. подпись _________________

(Ф.И.О.)

Акт
"____"______________200__г. № 00

Москва
Сдачи-приемки услуг

Мы, нижеподписавшиеся, Заказчик, кредитная организация, в лице ____________

__________________________, действующего на основании Устава, и Исполнитель, ____________________________, в лице ___________________________, действующего на основании Устава составили настоящий Акт о том, что Исполнитель оказал, а Заказчик принял услуги по ______________________________________________________

(указать вид услуги,

_____________________________________________________________________ автомобиля

например, мойке, стоянке и др.)

_______________________________________________________________________________.

---

Смотрите также файлы

• Бекітемін за мерзімді жоспарды тарауы.docx

• Python (Пайтон) программалау тілінде алгоритмдерді программалау.docx

• Апарат кзі ымы туралы анытама береді.doc

• Контрольная работа по дисциплине Операционное исчисление Студент Д. К. Гиззатуллин Проверил П. А. Рахман.docx

• I. Токсическое оружие. Задачи его применения.docx