Файл: Блоксхема документооборота с указанием входного и выходного потоков.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.02.2024
Просмотров: 25
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ную бумагу, с важных документов снимают ксерокопии.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для поставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации; обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.
В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, затрагивающие принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день их поступления.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Регистрация документов — важнейший этап работы с документами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях незави
симо от способа получения. Процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано, по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.
В процессе регистрации из документа выписываются, как правило, следующие сведения:
Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации — например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Более удобной является картонная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)
У расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.
Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вносятся эти сведения.
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.
Информационно-справочная работа
Одна из главных целей регистрации — создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:
- у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ;
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.
Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа
Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).
Справка может выдаваться:
Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку
о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В случае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).
Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:
-наличие подписи;
-наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);
-наличие заголовка;
-правильность адресации;
-наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту;
-наличие всех листов в документе и указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку.
При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.
В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.
Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для поставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации; обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
-
Распределение поступивших документов
Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.
В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, затрагивающие принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам.
Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день их поступления.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
-
Регистрация документов
Регистрация документов — важнейший этап работы с документами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:
-
учет документов; -
контроль за их исполнением; -
справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях незави
симо от способа получения. Процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано, по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.
В процессе регистрации из документа выписываются, как правило, следующие сведения:
-
дата получения; -
входящий номер (индекс); -
дата документа; -
индекс документа, т.е. поисковые признаки; -
автор (корреспондент); -
заголовок; -
резолюция;
-
срок исполнения; -
исполнитель (кто с ним работает); -
ход исполнения (фиксируются все этапы передачи документа
и как исполнен); -
номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации — например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Более удобной является картонная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК)
У расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.
Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносятся сведения о документе.
Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е. в нее вносятся эти сведения.
Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.
При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.
- 1 2 3 4
Информационно-справочная работа
Одна из главных целей регистрации — создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:
- у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ;
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.
Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа
Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).
Справка может выдаваться:
-
по конкретному документу (где находится, стадия подготовки,
результат исполнения, место хранения); -
теме или содержанию (конкретный документ, группа документов); -
корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период); -
региону, стране, области, городу.
Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку
о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В случае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
-
Отправка документов.
Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).
Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:
-наличие подписи;
-наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);
-наличие заголовка;
-правильность адресации;
-наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту;
-наличие всех листов в документе и указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку.
При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил.
В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.
Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение