7.құжаттарды аналитикалық синтетикалық өңдеу

Басқару жүйесінде ақпараттармен алмасу, ең алдымен құжаттарды шығарып оны тарату, яғни жазбаша түрде бекітілген материалдық объектілер (бұйрықтар, нұсқаулар, үкімдер, қызмет хаттары).

Құжаттар мына белгілер бойынша жіктеледі:

1. 
   Дереккөздерге қарай – тұлғалық құжаттар (автобиография, түсініктеме) қызметтік, ұйымдардан шығатын.
   
2. 
   Құрастырылған жеріне байланысты – мекеме аумағында, сыртқы.
   
3. 
   Мазмұнына қарай – қарапайым (бір сұрақ қаралады) және күрделі.
   
4. 
   Формасына қарай – еркін құрастырылған.
   

• 
  типтік ақпарат стандарт кестемен беріледі
  
• 
  трафареттік текст бір бөлігі типографтық басылады, бір бөлігі қолдан жазылады.
  

Ақпаратты бекіту әдісіне қарай – жазбаша, графикалық, фото, киноакустикалық.

Орындау уақытына қарай – тез арада (орындау уақыты құқықтық актпен белгіленеді), уақытпен шектелмеген (басқарма бекітеді).

Сақтау уақытына қарай:

• 
  Үнемі сақталатын
  
• 
  Сақталу уақыты 10 жылға дейін
  
• 
  Сақталу уақыты 10 жылдан артық
  

Ашықтық дәрежесіне қарай – ашық және конфиденциалдық (қызметтік қолдануға ғана, әртүрлі құпиялық).

Құжаттың алғашқы құрастырылғаны – түп нұсқа (оригинал), оның дәлме-дәл бір тәртіппен бекітілген көшірмесі – көшірме (копия), құжаттың толық көшірмесі жұмыста қолданылатыны – босатуҢ құжаттың бір бөлігінің көшірмесі – бөліктеп көшірме (выписка); құжаттың нұсқасымен қатар құқықтық күші бар көшірмесін – дубликат деп атайды.

Құжаттардың аналитико-синтетикалық қайта өңдеудің ғылыми-ақпараттық қызметтер аумағында негізгі түрлері қолданылады: библиографиялық тізбектер; индексациялау; аннотация мен рефераттау; аудару; әдебиеттік шолуды құрастыру.

Библиографиялық сипаттама – құжаттардың белгілі ережелерге сүйеніп мәліметтер тізбесіне қарай, біртектілендіру, басқа құжаттардың арасынан тезарада тауып алу үшін құрастырылатын процесс.

Мысалы, кітаптың сипаттамасы.

Медициналық ақпараттың ғылыми негіздері / Ресей МFА ред. мүш. Ю.П. Лисицин – М: Медицина, 1999 – 250 бет. Құжаттарды сипаттауға, бертектілеуге, ізденуге ақпараттық тілдер қолданылады, яғни түрлену түсініктері, терминдер, белгілер. Ақпараттық тілдердің көп әдістері құрастырылған.

Құжаттардың аналитико-синтетикалық өңдеудің тағы бір әдісі – индекстендіру – тақырыптың немесе құжат мазмұнының негізгі маңызын ақпараттық-іздену тілдері арқылы көрсету. Ақпараттың негізгі мазмұнын көрсету – іздену келбеті деп аталады. Іздену келбеті болып тақырып атауы, түрлену индектері немесе кілт сөздері (дискрипт) табылады.

---

Аннотациялау – ғылыми құжаттарды өңдеу, яғни құжаттың мазмұнының безендірілуі және басылымы туралы қысқаша мәлімет, беру процестері.

Аннотация – басылымнан шыққан шығарманың қысқаша мазмұны мен сипаттамасы.

Аннотацияның орташа көлемі – 500 басылым белгі.

Көлемді аннотациялардың бір түрі – дәрілік препараттарға арналған нұсқаулық, келесі бөлімдерден тұрады:

• 
  дәрілік препараттың атауы (қазақша, орысша, латынша)
  
• 
  синонимдері
  
• 
  қолдану көрсеткіштері
  
• 
  фармакологиялық қасиеттері
  
• 
  қолдану тәсілдерімен дозасы
  
• 
  жағымсыз әсерлері
  
• 
  шығарылу түрі, сақтау шарттары, бағасы
  

Рефераттау – басылымнан шыққан ғылыми шығарманың (алғашқы) өңдеу, яғни қысқаша, сонымен қатар салыстырмалы нақтылы және фактылы ақпараттар құрастыру. Реферат дегеніміз алғашқы құжаттың қысқаша мазмұнын негізгі мәліметтер мен қорытындылармен бірге көрсету. Рефераттар алғашқы құжатқа қарағанда көбірек ақпарат болуы мүмкін. Реферат текстінде 500 дейін басылым белгісі болады.

Сипаттама – синтездік текст, яғни белгілі бір тақырыптың құрастырылған мәліметтері. Ол үшін бірнеше алғашқы құжаттардың мәліметтерінен ақпарат жиналады. Сипаттаманың 3 түрі бар:

• 
  библиографиялық
  
• 
  реферативтік
  
• 
  аналитикалық.
  

8. Кәсіпорынның маркетингтік қызметіндегі заманауи акпараттық технологиялар

Маркетингтік  ақпарат жүйесі – маркетинг саласында  шешімдер қабылдау үрдісінде қолданылатын ақпаратты жүйелі, жоспарлы түрде  жинақтаудың, талдаудың және таратудың  әдістері мен тәсілдерінің жиынтығы.

Ол ішкі ақпарат, маркетингтік зерттеулер, ағымдағы сыртқы ақпаратты өңдеу және талдау секілді салыстырмалы ерекшеленген төрт жүйеден тұрады. Маркетингтік ақпарат жүйесі дұрыс қалыптаспаған болса, онда маркетингтің дұрыс жүзеге асырылуы да екі талай. Сондықтан шетелдік БАҚ, әсіресе АҚШ, Еуропа БАҚ-ы маркетингтік ақпарат жүйесіне аса мән береді.

Жоспарлауды жетілдіру, маркетингтік шараларды жүзеге асыру және олардың орындалуын бақылау мақсатымен адамдардың өзара байланысының және маркетинг саласындағы өкімгерлер дер кезінде пайдаланатын көкейтесті, дәл ақпаратты жинауға, сыныптауға, талдауға, бағалауға және таратуға арналған жабдық пен әдістемелік тәсілдердің тұрақты қолданыстағы жүйесі. Маркетинг басқару жөніндегі міндеттерін орындау барысында басшылар ұлан-ғайыр ақпаратқа ділгер болады.

---

Жақсы жоспарланған Маркетингілік ақпарат жүйесінің  құрамы, әдетте, оның төрт құрамдас жүйесінен (бөлігінен) тұрады.

Біріншісі — ішкі есеп-қисап жүйесі, ол ағымдағы өткізудің, шығын сомасының, материалдық босалқы қорлар көлемінің көрсеткіштерін, қолма-қол ақша қозғалысын, дебиторлық және кредиторлық берешек туралы деректерді көрсетеді.

Екіншісі —  сыртқы ақпаратты жинау жүйесі, мұнда  көздер мен әдістемелік тәсілдер жиналады, олардың көмегімен басшылар коммерциялық ортада болып жатқан оқиғалар туралы күнделікті ақпарат алып отырады.

Үшіншісі — маркетингтік зерттеулер жүйесі, мұнда кәсіпорынның (фирманың, компанияның) алдында тұрған маркетингтік жағдаймен байланысты қажетті деректер шеңберін жүйелі түрде анықтау, өткізімді талдау, бәсекелестердің тауарларын зерттеу, қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді болжау, жаңа тауарға сатып алушылардың қалай қарайтынын, баға саясатын, т.б. зерделеу қамтылады.

Төртіншісі  — маркетингтік ақпаратқа талдау жасау жүйесі, мұнда деректерді өңдеудің осы заманғы әдістемелері, рынокқа қатысушылардың маркетингтік шешімдер қабылдауын жеңілдететін үлгілер пайдаланылады.

Маркетингтiк  ақпарат жүйесi  әр  фирма  өзiнiң  менеджерлерiн  қажеттi  маркетингтiк  ақпаратпен  қамтамасыз  етуi  тиiс.  Сондықтан  компанияның  арнайы  қызметкерлерi  әр  деңгейдегi  басшыларға  нарық туралы  қандай  мәлiметтер  керек екенiн анықтайды және ақпараттық жүйенi болжайды.  Маркетингтiк ақпарат жүйесi    тұлғалар,  неше  түрлi  құралдар  жөнiндегi  және  маркетингтiк шешiм қабылдауға  қажеттi  сенiмдi  ақпарат  жинау, сұрыптау,  талдау,  бағалау  әдiстерiн  қамтиды. Оны  мына  сызбадан  көруге болады:

Ақпарат - маркетинг  зерттеулері барысында жиналған мәліметтердің жиынтығы. Жақсы ақпарат  мына мәселелерді шешуге мүмкіндіктер береді:

• бәсекеде басымдылықты алу;

• шығын қаражатының қауіп-қатерін төмендету;

• тұтынушылардың тауарға деген ынтасын анықтау;

• сыртқы ортаны терең бақылау;

• стратегияны  дұрыстау;

• фирманың өз жұмысын дұрыс бағалау;

• түтынушылардың жарнамаға деген сенімін арттыру;

• тиімділікті көбейту:

Маркетингтік  ақпарат жүйесінің тұжырымдамасы  мынадай:

 Сол жақтағы төртбұрышта маркетингтік ортаның құрамдары көрсетілген. Маркетинг жөніндегі меңгеруші оларды үнемі қадағалап отыруы тиіс. Ақпаратты төрт көмекші жүйенің көмегімен жинақтайды және талдайды. Осы жүйелер маркетингтік ақпарат жүйесін құрайды: ішкі есеп беру жүйесі, ағымдағы сыртқы маркетингтік ақпаратты жинақтау жүйесі, маркетингтік зерттеулер жүйесі, маркетингтік ақпаратты талдау жүйесі. Ол маркетинг жөніндегі басқарушыға кейін келіп түсетін ақпарат легі, оны талдау, маркетингтік шараларды жоспарлауды жүзеге асыру және орындалуын бақылау ісінде көмектеседі. Нарыққа бағытталған кері әсер басқарушы қабылдаған шешімдер мен өзге коммуникациялардан құралады.

---

1. Ішкі есеп  беру жүйесі. Кез келген фирманың тауар өткізу көрсеткіштері, шығындар, материалдық қордың көлемі, ақша қозғалысы, дебиторлық және кредиторлық қарыздар туралы деректер көрсетілетін ішкі есебі болады. Бұл осы ақпарат меңгерушілеріне негізгі шешім қабылдауды жеңілдетеді.

2. Сыртқы ағымдағы маркетингтік ақпаратты жинау жүйесі. Ол басшыларды соңғы оқиғалар жөнінде хабардар етеді. Ағымдағы сыртқы маркетингтік ақпаратты жинау жүйесі басшылар коммерциялық ортада өтіп жатқан ақпараттар жайында күнделікті ақпарат алатын ақпарат көзі мен әдістемелік амалдар жиынтығы. Басшылар сыртқы ағымдағы ақпаратты:

 • кітап,  газет, арнайы басылымдар оқу,  клиенттермен, жеткізушілермен, дистрибьюторлармен  әңгімелесу ар-қылы;

 • сатушыларды  оқыту;

 • жеткізушілерден  мәліметтер сатып алу (тауар  өткізу нарығы туралы деректер);

 • ағымдағы маркетингтік ақпарат жинақтау және тарату жөніндегі арнайы бөлімдер арқылы жинайды.

 Жақсы ұйымдастырылған фирмалар ағымдағы сыртқы маркетингтік ақпараттың сапасы мен санын жақсарту үшін қосымша шаралар қолданады.

Маркетингтік ақпарат жүйесі (МАЖ) – бұл маркетинг саласында шешімдер қабылдау үрдісінде қолданылатын, ақпаратты жүйелі, жоспарлы жинаудың, талдаудың және таратудың әдістері мен тәсілдерінің жиынтығы.

 Маркетингтік  ақпарат жүйесі ішкі ақпарат,  маркетингтік зерттеулер, ағымдағы сыртқы ақпарат, ақпаратты өңдеу және талдау секілді салыстырмалы ерекшеленген төрт жүйеден тұрады.

 Маркетингтік ақпараттың  міндетті ұйымды, фирманы тауардың  жылжу жүйесіндегі қандай да  болса ауытқуларға жедел жауап  қайтаруға дайын ұстау болып табылады.

 Маркетингтік қызмет  бөлімдерінің жалпы қажеттіктері  маркетингтік зерттеулерді үзбей  бақылау мен деректер жинауды  қамтитын маркетингтік ақпараттық  торап арқылы қанағаттандырылады.

 Маркетингтік зерттеу  зерттелген проблемаларды шешуге жеткілікті ақпарат береді.

 Үзбей бақылау –  бұл айналаны қоршаған ортаны  ретті талдауға арналған тәсілдеме.  Ол мыналардан тұрады: іскерлік  және салалық басылымдарға жазылу, жаңалықтар бюлетенімен танысу, қызметтерден және тұтынушылардан  ретті түрде ақпарат алып тұру, іскерлер отырыстарына қатысу және бәсекелестердің әрекеттері мен қимыл-құлықтарын бақылау.

 Деректерді сақтау  – бұл барлық маңызды деген  ішкі фирмалық ақпараттың, осы  секілді маркетингтік зерттеу  және үзбей бақылау арқылы  алынған ақпараттардың қорын жию.

---

 Маркетингтік ақпараттың  қолда барлығы бәсекелестік күресте  үстемдік алуға, қаржылық қауіп-қатерді,  тұтынушылардың көңілін анықтауға,  сыртқы ортаны бақылауға, жарнамаға  деген сенімді, тиімділікті арттыруға  мүмкіндік береді.

 Маркетингтік зерттеу  үрдісі төмендегі кезеңдерден тұрады: проблемаларды зерттеу мақсаттарын анықтау; қолдағы ақпаратты талдау проблемаларды әрі қарай талдап-білудің қажеттігін бағалау; ақпарат жинаудың әдістері мен мүмкін деген көздерін және қаржылық, еңбектік ресурстарды бағалау, ақпарат жинау; нәтижелерді талдау; зерттеу нәтижелері туралы баяндама дайындау және басқармаға тапсыру.

 Зерттеулерді жіктеу  түрлері зерттеу мақсаттарына, ақпараттың  көздеріне, зерттеудің объектісіне  және көлеміне байланысты аталынады.

 Зерттеудің мақсаты әдетте фирманың басқарушылары шешуге тиіс проблемаларға сәйкес келеді. Бәрінен бұрын зерттеудің түрін анықтайтын ең басты үш проблемаға назар аударылады. Бұлар – басқарушылардың көңілі шаруашылық және нарық коньюктурасының дамуына түскенде, коньюктураны зерттеу. Мұның мақсаты – сұранысы бар тауарларға қай уақытта жаңа қаржылар салуды бағалау. Нарықты зерттеу фирманың тауарларының түрлері көп болған және кейбіреуін белгілі рынокта сатуға болатын жағдайда жүргізіледі. Мұның мақсаты осы нарықтың маркетингтік қоршамына қандай факторлар бар және олар қалай әсер ететінін анықтау. Фирма тауардың белгілі бір көлемін өткізуді, нарықтық үлесін айқындауды, жаңа өнім дайындап және оны нарыққа енгізуді, тауарлық, өткізулік, сервистік, бағалық және жарнамалық саясатын жетілдіруді өзіне мақсат етіп қойған жағдайларда маркетинг үрдісінің элементтері зерттеледі.

 Ақпарат алудың көзіне  байланысты зерттеу кабинеттік, ''қырдағы'' және қосынды болып  бөлінеді. Кабинеттік зерттеуде  тек қана екінші ақпаратпен  шұғылданады, ал ''қырдағы'' зерттеу бірінші ақпарат жинауға арналады.

 Екінші ақпарат –  бұл қандай да болса мақсатпен  жиналған және қандай да бір  материалдық жинағыштарда (кітаптар, журналдар, статистикалық басылымдар, видеофильмдер, слайдтар, дискеттер  және т.б.) сақталған деректер. Екінші ақпараттың көзі ішкі және сыртқы мағлұматтар көзі бола алады.

 Ішкі (қайнар) көздері  – бұл фирманың нарықтық, бағалық  және валюталық ақпараты: өткен,  ағымдағы және болашақта түсуі  мүмкін шығындардың себептерін  аша жазылған есептер мен анықтамалар, ұйымның даму жоспарлары, ақпараттың және маркетингтік қызмет бөлімшелерінің хабарлары, каталогтар, проспектілер, бағалық парақтар және т.б.

---

Смотрите также файлы

• Контрольная работа по учебному курсу Дошкольная педагогика Вариант (при наличии) Студент Т. Р. Пирогова.docx

• Развитие пенитенциарнопсихологических взглядов в дореволюционной россии.docx

• Ребята я для вас приготовила загадку Есть у радости подруга.docx

• Тема Формулы алгебры высказываний.docx

• Движение робота по линии. Создание проекта.docx