Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов» (Сущность процесса «бюджетирования» и его этапы).pdf

Такая ситуация может возникнуть вследствие неудачи с первым подходом, когда система бюджетов уже частично внедрена, но программный продукт не подошел и работать с ним неудобно и малоэффективно.

Во втором подходе наибольшее количество времени занимает этап сбора информации и ее подготовки, так как это будет выполняться вручную. Но гораздо больше шансов в итоге иметь четкую и эффективную систему финансового планирования.

Преимущества и недостатки автоматизации бюджетного процесса представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Плюсы и минусы вариантов автоматизации бюджетного процесса

Учитывая сказанное выше, сложно рекомендовать первый подход к автоматизации в силу его «рискованности». Несмотря на то, что вторая схема выглядит гораздо сложнее, по итогу вы точно получите тот результат, который вам необходим.

Автоматизацию финансового планирования на предприятии можно выполнять самостоятельно при наличии подготовленных соответственным образом сотрудников.

Такой подход, безусловно, в разы дешевле. Но вот на практике оказывается, что без привлечения третьих лиц (финансовых консультантов, программистов) выполнение этой задачи занимает слишком много времени и трудовых ресурсов и может привести не туда, куда нужно.

В России наиболее часто для автоматизированных расчетов используются программы Excel и 1С.

Бюджетирование в Excel. Работа в этой программе заключается в написании форм бюджетов и их связке с использованием формул и макросов.

Данная программа подойдет для малого бизнеса с простой структурой (как и показано в примере ниже). Для крупных компаний работа в Excel будет малоэффективной и запутанной.

Одним из основных недостатков данной программы является однопользовательский режим. Другие, достаточно существенные недостатки: доступность одинаковой информации для всех пользователей и сложности в консолидации информации.

На рисунке 1.2 представлена форма бюджета доходов и расходов:

Рисунок 1.2 – Форма бюджетирования в Excel

2. Бюджетирование в 1С. Для финансового планирования на предприятии чаще всего используют 1С «Финансист». Безусловно, эта программа гораздо эффективнее работает для бюджетов и финансового планирования, чем Excel.

Программа достаточно гибкая и дает возможность настроить подходящим образом формы бюджетов, их связь, сбор информации. Также есть очень удобная функция связи с внешними учетными системами для планирования и учета данных.

---

Если говорить конкретно про программу 1С «Финансист», то она предоставляет такие возможности:

• моделирование бюджетов;
• регистрация показателей по подразделениям;
• утверждение бюджета;
• коррекция и ее согласование;
• связь с внешними источниками информации;
• отчеты.

Ввод бюджета осуществляется через форму, принцип которой очень схож с таблицами в Excel, что очень упрощает работу при переходе от одной программы к другой.

На данный момент бюджетирование в 1С является наиболее приемлемым вариантом.

Во-первых, скорее всего, на вашем предприятии уже используются продукты 1С, и вы представляете, о каком софте идет речь.

Во-вторых, эта программа предоставляет достаточно гибкий и эффективный функционал за относительно небольшие деньги.

Таким образом, реализация бюджетного процесса заставляет менеджмент организации строить планы на будущее: формировать стратегические цели и направления развития, предвидеть будущие проблемы и разрабатывать политики работы компании в разных областях. В процессе разработки бюджетов менеджменту становится очевидным, какие возможности есть у предприятия и какие ресурсы могут быть использованы.

Бюджеты позволяют руководителям принимать более обоснованные решения. Они помогают менеджерам предвидеть возможные отклонения от плана, особенно отрицательные. Анализируя причины отклонений, менеджеры выявляют пути совершенствования деятельности компании в целях достижения установленных планов. Бюджеты устанавливают параметры, позволяющие контролировать использование ресурсов компании и организовывать систему мотивации сотрудников. Основополагающее значение для общего успеха бюджетной системы имеет контроль, который должен гарантировать принятие мер, направленных на достижение целей, установленных в стратегическом плане. Данные цели также служат для взаимосвязи личного плана сотрудника с общими планами компании в целях координации усилий.

Соответственно, все сотрудники могут быть в курсе собственной роли в достижении общих целей. Вот почему явная привязка бюджета к долгосрочным планам организации видится крайне важной. Таким образом бюджет это не ряд оптимистических сценариев, но набор конкретных планов по достижению сформулированных компанией целей. Бюджетирование ведет к повышению взаимодействия и координации деятельности различных областей и направлений деятельности организации, которые должны действовать сообща для достижения поставленных целей. Особенно возрастают роли процессов коммуникации и координации с ростом размеров и сложности организации.

---

1.3. Анализ процесса «разработка бюджета» в формате «как есть»

ООО «Буровая компания «Евразия» – одна из крупнейших независимых буровых компаний России по количеству пробуренных метров, занимающаяся бурением, строительством, ремонтом и реконструкцией нефтяных и газовых скважин всех назначений на лицензионных участках ПАО «ЛУКОЙЛ», ПАО «НК «Роснефть», ПАО «Газпром нефть», ПАО АНК «Башнефть», АО НК «РуссНефть» и других нефтегазовых компаний. ООО «БКЕ» входит в группу компаний Eurasia Drilling Company Limited (EDC).

За организацию системы бюджетирования в ООО «БКЕ» отвечает директор. Составлением бюджета занимается главный бухгалтер.

В ООО «БКЕ» составляются следующие бюджеты:

- бюджет доходов и расходов.

- бюджет движения денежных средств.

Бюджетирование в ООО «БКЕ» начинается с составления бюджета доходов и расходов.

Структура Бюджета доходов и расходов имеет следующий вид:

- доходная часть с отражением статей дохода по видам деятельности;

- расходная часть с отражением статей расхода по элементам затрат и себестоимости по видам деятельности;

- финансовый результат.

Формирование проекта Бюджета доходов и расходов также имеет ступенчатый характер.

Ответственные исполнители по статям доходов и расходов в соответствии с финансовой структурой направляют главному бухгалтеру заявку к разработанному регламенту, согласованную со структурными подразделениями.

Процесс бюджетирования хозяйствующего субъекта представлен в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Процесс бюджетирования в ООО «БКЕ»

Процесс	Подразделение, формирующее данные
Формирование заявок по доходам и расходам на плановый период	Все подразделения компании
Формирование бюджета продаж	Отдел продаж
Внесение в бюджет обязательных платежей (налоги, заработная плата, энергоресурсы, аренда)	Главный бухгалтер экономист
Формирование лимитов по расходам на основании имеющихся плановых доходных показателей и обязательных платежей	Главный бухгалтер совместно с руководителями подразделений
Утверждение бюджета	Генеральный директор, главный бухгалтер
Формирование фактического бюджета	Главный бухгалтер, экономист
Проведение план-фактного анализа и защита у директора	Генеральный директор, главный бухгалтер совместно с руководителями подразделений

---

Бюджетная заявка должна содержать:

- плановую величину доходов и расходов по статьям;

- расшифровку по контрагентам (группам контрагентов) по статье с указанием количества и цены.

В настоящее время бюджетирование на хозяйствующем субъекте осуществляется с помощью пакета Office и в частности Microsoft Exel. Планирование полностью осуществляется в МЭ, а фактические данные по исполнению бюджета могут выгружаться из 1С 8, используемой на хозяйствующем субъекте.

Соответственно, по итогам анализа системы бюджетирования можно выделить преимущества и недостатки текущего метода.

Таблица 1.3.

Преимущества и недостатки текущего процесса разработки бюджета в управлении ООО «БКЕ»

Преимущества	Недостатки
Адаптируемость бюджета к меняющимся условиям	Трудоемкий процесс
Простота в обучении новых сотрудников к использованию форм	Сложнее отслеживать отклонения по срокам формирования бюджета
Бесплатный способ	Высокая зависимость от человеческого фактора

Таким образом, за счет отсутствия затрат на реализацию данного метода и возможность его адаптации к условиям в компании готовы преодолевать недостатки в виде трудоемкости и ненадежности, что снижает эффективность самого процесса бюджетирования.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА «РАЗРАБОТКА БЮДЖЕТА»

2.1. Внедрение регламента «как должно быть»

Для внедрения системы бюджетирования существует возможность использования инструментов уже имеющейся в распоряжении хозяйствующего субъекта версии 1С.

«1C:Предприятие 8.3. Управление производственным предприятием» создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

---

«1С:Предприятие 8.3. Управление производственным предприятием 8» предоставляет:

- руководству хозяйствующего субъекта и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, — широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

- работникам учетных служб хозяйствующего субъекта — средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами хозяйствующего субъекта.

Для обеспечения участников бюджетного процесса оперативной и достоверной информацией необходимо использовать следующие информационные системы:

Автоматизированная система бюджетного управления и контроля 1С 8.3 Основной информационной системой для формирования бюджета является 1С 8.1. Необходимые для бюджета данные вводятся вручную, экспортируются из учетных систем или рассчитываются автоматически. Работа в «Бюджетирование» строится на основании настоящей Методики и Инструкций пользователей, являющихся неотъемлемой его частью.

Автоматизированная система управленческого учета 1 С 8.3 имеет несколько функциональных модулей.

Коммерческий модуль.

Используется для планирования производственной программы и учета фактических данных, связанных с деятельностью хозяйствующего субъекта. Планирование и учет ведутся на основании внутренних нормативных документов. Для обеспечения бюджетной модели данными в бюджетирование импортируется:

- факт продаж (цена, кол-во, стоимость);

- месячный план продаж (цена, кол-во, стоимость).

Бухгалтерский модуль.

Используется для ведения бухгалтерского учета на основании действующего законодательства и утвержденной учетной политики хозяйствующего субъекта, а так же иных внутренних нормативных документов. Для обеспечения бюджетной модели в бюджетировании импортируется следующие фактические данные:

- объем продаж;

- суммы и обороты по дебиторской задолженности;

- по списанию материалов;

- ценам на материалы;

- балансовым остаткам основных средств;

- выбытию основных средств;

- амортизационным отчислениям;

- оплаченным лизинговым платежам и залогам;

- кредиторской задолженности;

- оплаченным процентам по кредитам;

- суммам гашения основного долга по договорам кредита и заимствования;

- прочим затратам (по местам их возникновения).

Кадровый модуль.

Используется для ведения штатного расписания в разрезе организационной структуры хозяйствующего субъекта, ввода информации по тарифным ставкам, окладам, премиям и другим выплатам, учета фактических данных по заработной плате. Планирование и учет ведутся на основании действующего законодательства и утвержденного штатного расписания и иных внутренних нормативных документов. Для обеспечения бюджетной модели данными в бюджетирование импортируется:

---