Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов» (Сущность процесса «бюджетирования» и его этапы).pdf

- кол-во персонала в соответствии со штатным расписанием

- ставки

- факт фонда заработной платы

Структура бюджетной модели. В данном разделе описывается структура бюджетной модели Общества.

При этом необходимо исходить из того, что бюджетная структура Общества определяется особенностями его финансово-хозяйственной деятельности и утвержденной финансовой структурой.

Под «бюджетной моделью» понимается совокупность бюджетов, составляющих единое целое и направленных на решение конкретной управленческой задачи.

Модель годового планирования.

Модель годового планирования предназначена для осуществления планирования бюджетов Общества на следующий год.

Модель текущего планирования.

Модель текущего планирования предназначена для квартального, месячного планирования и перепланирования, отражения фактических данных, проведения план-фактного анализа.

Модель ретроспективы.

Модель ретроспективы предназначена для хранения данных за предыдущие годы. Передача данных осуществляется автоматически.

В рамках модели бюджетного управления должна быть обеспечена возможность параллельного ведения годового и текущего планирования, а так же преемственность входящих и исходящих данных между моделями годового планирования, текущего планирования, фактических данных и ретроспективного анализа.

Использование распределения (аллокации) при формировании финансового результата.

В данном разделе излагаются основные подходы по использованию баз распределения (аллокации) при формировании финансового результата в разрезе финансовой структуры Общества. Для каждого элемента финансовой структуры указывается перечень статей и базы распределения (аллокации), а так же последовательность и число этапов распределения.

В структуре бюджетной модели обычно выделяются виды бюджетов, например функциональные, операционные, вспомогательные и финансовые бюджеты. Данная классификация представлена на рисунке 2.1.

Классификация бюджетов

Операционные – формируются в экономическом отделе по основным параметрам

Финансовые – итоговые плановые и фактические бюджеты

Структурные – формируются в структурных подразделениях

Рисунок 2.1 – Классификация бюджетов при внедрении автоматизации в бюджетный метод

На практике не существует однозначной трактовки понятий данных видов бюджетов, однако в рамках принимаемого Положения приводимая классификация бюджетов по видам является единой для бюджетов всех уровней бюджетной системы Общества, разрабатывается «наименование подразделения» и согласовывается «наименование должности».

---

Каждый из этих видов бюджетов выполняет свою роль в процедурах бюджетного управления затратами. В Положении определяется последовательность составления и взаимосвязь видов бюджетов. Определяется роль и назначение каждого вида бюджетов в рамках бюджетного процесса, определяется взаимосвязь бюджетов с элементами финансовой и организационной структуры в виде проекций. Приводится перечень бюджетов относящихся к тому, либо иному виду бюджетов. Закрепляется ответственности по видам бюджетов руководителей структурных единиц компании. Определяются правила консолидации данных при формировании бюджетов более высокого уровня. Указываются методы разнесения затрат на элементы.

Этап сбора и регистрации данных обеспечивает:

- регистрацию первичных данных в подразделениях и службах компании на документах (в виде классификаторов статей затрат, справочников контрагентов…);

- подготовку первичных данных на машинных носителях.

Этап сбора и регистрации информации является наиболее трудоемким, оказывает влияние на уровень качества информации баз данных, а от производительности этого этапа зависит пропускная способность информационной системы. Основная проблема – перенос на машинные носители большого объема нормативно-справочной информации, являющейся основой любой информационной системы, а также информации первичных документов. Операции ввода данных должны выполняться в местах непосредственного возникновения первичной информации – формирования первичных документов силами конечных пользователей – работников страховых компаний. Это определяет большие трудозатраты и низкое качество информации (ошибки) и требует обучения пользователей.

Автоматизация обработки информации в информационных системах в на этапе сбора и регистрации предполагает:

- использование унифицированных и стандартизированных форм документов;

- представление нормативно-справочной информации деятельности в базах данных;

- контроль достоверности входной информации (на диапозон значений, по списку значений, по формату значений, соответствие значений реквизитов документов друг другу и др.).

2.2. Моделирование бизнес-процессов реализации регламента «разработка бюджета»

---

На рисунке 2.2 представлены типовые операции этапа сбора и регистрации первичной информации в информационной системе 1С в производственной деятельности.

Экономист, менеджер, бухгалтер

Подготовка справочников,

классификаторов

Ввод и контроль данных

БД

Экранная форма

Отчет

Рисунок 3.2 - Типовые операции этапа сбора и регистрации первичной информации для процесса «разработка бюджета»

Учитывая широкое распространение персональных вычислительных машин, ноутбуков, появление карманных персональных компьютеров и сотовой телефонной связи, интеграцию технологий ввода и передачи данных в информационных системах страховых организаций, следует отметить массовость участников обработки информации на этапе сбора и регистрации информации – менеджеры по продажам, менеджеры по снабжению, бухгалтера, экономисты, сотрудники финансового отдела, которые имеют достаточный уровень информационной культуры и навыков работы с информационными технологиями.

Процесс формирования состоит из следующих этапов:

- сотрудник отдела продаж, закупок, бухгалтерии, казначейства, экономического отдела на основании первичных данных, выбирает нужный Справочник и заности имеющуюся информацию.

- сотрудник экономического отдела на основании внесённых данных, выбирает нужный отчет из Справочника «Бюджеты»;

- затем из Справочника «Отчеты» выбирается тип бюджета (плановый, фактический, план-факт) ;

- затем модуль информационной системы формирует данный отчет, который попадает в Таблицу «Отчет по бюджету» ;

- далее формируются результатные документы. На основании Справочника «Отчеты» и Таблицы «Отчет по бюджету» экономист получает нужную информацию по бюджету.

Характеристика результатной информации.

Выходящими документами являются:

- плановый бюджет;

- фактический бюджет;

- план-фактные отклонения.

Программа 1С «Бюджетирование» (используется внутри программы 1С 8) включает в себя следующие основные функциональные модули:

- «Справочники».

- «Бюджетные операции».

- «Анализ и отчетность».

- «Отчет по бюджету».

- «Анализ отклонений».

- «Администратор».

Каждый модуль (кроме “Отчет по бюджету”) работает как в автономном, так и в системном режиме, информационная система создается как открытая система, способная к интеграции и развитию на функциональном, информационном, программно-техническом уровнях.

---

В этой программе широко применяются офисные программные продукты – возможность выгрузки документов в текстовые редакторы, электронные таблицы, генераторы отчетов, генераторы форм электронных документов и т.п. Связь программных модулей «1С Бюджетирование» показана на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 - Схема связи функциональных модулей системы разработки бюджета на базе 1С

Модуль А “Справочники”.

А1. Внесение первичных документов.

А2. Учет бюджетных операций по планированию и выполнению плана бюджета.

Модуль Б “Анализ и отчетность”.

Б1. Формирование бюджета(исполнения бюджета) за заданный период.

Б2. Расчет резервов результирующих показателей плана-факта за период.

Модуль В “Бюджетный учет”

В1. Настройка формирования операций.

В2. Формирование типовых проводок для операций.

В3. Учет операций по плановым данным.

В4. Группировка данных по заданным параметрам, закрытие периода

В5. Аналитика по ЦФО(с аналитикой).

Для реализации законченного управленческого цикла и полного охвата функций управления деятельностью реализован интерфейс с модулями бухгалтерского учета и финансового анализа, при этом можно наращивать и модифицировать модули системы.

Необходимо соблюдать жесткую последовательность формирования БД.

- массивы нормативно-справочной информации (классификаторы, справочники, нормативы);

- договоры и иные документы и параметры, подтверждающие принадлежность к ЦФО;

- текущие планы, аналитика по отчетности.

До начала функционирования информационных систем в страховых организациях выполняется:

- конфигурирование функциональной и информационно-технологической архитектуры системы;

- настройка правил бизнес-логики деятельности компании;

- подготовка удобного пользовательского интерфейса в виде панелей инструментов, экранных и отчетных форм;

- обучение пользователей;

- первоначальная загрузка БД.

Дерево функций представляет собой модель основных функций информационной системы:

- импорт данных;

- ведение отчетности по бюджету;

- формирование отчетов;

- хранение отчетности.

Сценарий диалога представляет собой схему меню. Из главного меню можно вызвать любую из описанных выше основных функций, с детализацией в рамках каждого диалога по, например, переменным и постоянным затратам, а так же осуществить выход из блока.

Схема взаимосвязи программных модулей

---

Описание функций программных модулей представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Функции программных модулей

№	Наименование модуля	Функции модуля
1	Модуль главного меню	Содержит глобальные процедуры и функции, которые необходимо выполнить при запуске программы
2	Импорт данных	Содержит процедуры импорта данных с помощью форм ввода «План», «Факт», «Отклонение»
3	Модуль «Список статей затрат»	Содержит процедуры импорта данных с помощью форм ввода «План», «Факт», «Отклонение»
4	Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры формирования отчетов по модулям «План», «Факт», «Отклонение»

Для реализации проекта используются инструменты имеющейся на предприятии версии 1С 8.

Главное преимущество данной системы 1С – возможность систематизации работы различных блоков учета и управления хозяйствующим субъектом.

Конфигурация «1С 8» содержит набор инструментов финансового планирования на хозяйствующем субъекте, соответствующий универсальной бюджетной модели. С помощью конфигурации реализуются следующие функции:

- планирование движения средств хозяйствующего субъекта на любой период в разрезе временных интервалов, подразделений хозяйствующего субъекта, проектов, контрагентов, номенклатуры и т.д.;

- финансовое планирование по нескольким сценариям; формирование текущих бюджетов на основе стратегических бюджетов и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;

- мониторинг фактической деятельности хозяйствующего субъекта в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;

- составление сводной отчетности по результатам мониторинга;

- контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;

- финансовый анализ;

- анализ доступности денежных средств;

- анализ отклонений плановых и фактических данных.

С механизмами бюджетирования активно взаимодействуют механизмы управления денежными средствами.

Конфигурация «Управление производственным предприятием» содержит средства автоматизированного управления денежными средствами хозяйствующего субъекта, которые выполняет две основные функции:

- оперативный учет фактического движения денежных средств хозяйствующего субъекта на расчетных счетах и кассах;

---