Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов» (Характеристика и оценка эффективности системы бюджетирования ПАО «Томсэнергосбыт»).pdf

Реализованный механизм взаимодействия с внешними системами дает возможность использовать информационные данные для общего расчета плановых и фактических показателей, так и для их отражения в учетных регистрах.

Данная система в целом позволяет достаточно эффективно строить бизнес-процесс формирования бюджета на всех его этапах:

- разработка конкретной бюджетной модели;

- согласование сводных бюджетов и их корректировок;

- отражение фактических данных по статьям бюджета;

- контроль за фактическим исполнением бюджета;

- плановый и фактический анализ показателей с помощью специальных инструментов формирования отчетности;

- формирование решений по бизнесу.

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

-моделирование – разработка бюджетной модели;

- бюджетный процесс – регистрация плановых и фактических показателей отделов и подразделениями.

- утверждение бюджетов. Корректировка различных планов компании и согласование корректировок;

- подсистема взаимодействия с данными – настройка получения информационных данных из различных внешних источников.

- отчеты программной системы – набор различных аналитических отчетов.

Ввод плановых отчетов и показателей осуществляется на основе гибкого документа «Бюджет».

Форма ввода консолидированных бюджетов (доходов и расходов, а также движения денежных средств) в целом приближена к формату программы Excel, что в целом обеспечивает достаточно комфортный переход при работе в системе.

Некоторые статьи консолидированных бюджетов зависят от других статей, что позволяет планировать на основе структурного механизма зависимых оборотов, который представлен в целом в системе как вид документа «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

Достаточно легко осуществлять корректировку консолидированного бюджета специальным документом «Корректировка бюджета» и отслеживать в изменения в отчетах и показывать вид «Выводить корректировки бюджета отдельно». Следует настроить распределение бюджета, а также осуществлять общий контроль, учет и регулировать различных бюджетных заявок.

С помощью документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется полноценное получение факта из различных внешних учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.

---

Различные отчеты дают возможность в целом анализировать плановые и фактически информационные данные, осуществляя при этом управление фактическим бюджетированием.

Внедрение фактического бюджетирования в программе 1С является наиболее оптимальным на основе учета затрат времени, денег, а также эффективности работы.

В целом определены различные зависимости статей оборотов следует приступать к полноценному формированию бюджетов. Формирование бюджета компании в прикладном программном решении «1С-Рейтинг: «Управление финансами и бюджетирование для Казахстана», которое дает возможность осуществлять контроль с использованием документа «Бюджет».

В нем в целом фиксируется общее движение средств по различным статьям бюджета за конкретный период, его продолжительность в целом определяется обычно периодичностью планирования сценария, который выбран для бюджета.

Рисунок 6. Сценарий формирования бюджета

Сценарий в целом представляет собой дополнительный вариант развития, используемый обычно при планировании. Все сводные бюджеты компании формируются с учетом и в разрезе сценариев. Сценарии предназначены для:

- формирования сводных бюджетов с различным охватом и сроком действия;

- параллельного формирования и освоения бюджетов с различными вариантами развития событий;

- сценарного анализа информационных данных бюджета.

Для каждого сценария обычно настраивается общая структура периода и горизонт бюджетного планирования, а также цельная детализация бюджетного планирования по различным сценариям.

В случае, если в компании бюджеты формируются на ежеквартальной основе и в разрезе месяцев. В подобном случае горизонтом бюджетного планирования будет являться квартал, а периодичностью считается месяц. Теперь следует создать сценарий планирования для сводных бюджетов. Создадим новый элемент справочника «Сценарии планирования» (меню «Бюджетирование» – «Баланс» – «Сценарии планирования»). Сценарии планирования показан на рисунке 7.

Рисунок 7. Сценарии планирования

Назовем данный сценарий «Квартальный ежемесячный», укажем горизонт планирования –3 месяца и общую периодичность - месяц. Представим детализацию бюджетного планирования согласно общей номенклатуре и валюту планирования – тенге.

При общей детализации планирования по конкретной номенклатуре обороты по статье бюджета будут вестись до элементов справочника «Номенклатура» или справочника «Номенклатурные группы». Далее поставим точки планирования. Для этого следует установить вид «Использовать точки планирования» и на закладке «Точки планирования» и в целом настроить интервалы (рисунок 8):

---

Данный механизм обычно используется при необходимости ограничить периоды бюджетного планирования в документе «Бюджет» известным списком. По сценарию планирование обычно ведется на квартал помесячно и очень важно необходимо запретить указывать период «февраль-апрель», и оставить возможность устанавливать периоды, которые в целом идут соответствующим кварталам года.

Рисунок 8. Точный перечень точек планирования

В перечень может быть записан список

точек бюджетного планирования, например «январь-март», «апрель-июнь» и так далее.

В соответствии с бюджетным регламентом необходимо сформировать общий бюджет продаж, расходов и административных затрат и после данных операций -бюджет доходов и расходов.

По бюджету продаж компании можно зарегистрировать конечные обороты по статьям:

Таблица 1 – Бюджет продаж

Статья бюджета		Апрель		Май		Июнь
1	Реализация товаров	Количе ство	Сумма	Количе ство	Сумма	Количе ство	Сумма
1.1	Реализация товаров собственного производства	19000	11000000	19000	10000000	16000	11000000
1.2	Реализация товаров, предназначенных для перепродажи	9000	5000000	9000	5000000	8000	5500000
2	Реализация услуг	6000	6000000	6000	6000000	6000	6000000
2.1	Реализация услуг	6000	6000000	6000	6000000	6000	6000000

Для этого создадим документ «Бюджет» (в меню «Бюджетирование» - «Бюджеты» - «Бюджет»).

Для документа доступны следующие операции:

- бюджет- формируемый бюджет;

- заявка – намерение включить в бюджет финансовые показатели. Используется для общего планирования бюджета компании «снизу-вверх», а подразделения обычно формируют заявок на плановые данные, а менеджер на их основании в целом формирует заключительный консолидированный бюджет.

---

Корректировка–это изменений и внесение корректив сформированного сводного бюджета. При корректировке обычно отражается целая полная картина бюджета на момент корректировки и пользователь может непосредственно редактировать цифры, чтобы получить тот результат, который ему необходимо.

В документе «Основная» в указываются разнообразные параметры:

- сценарий бюджетного планирования;

- период бюджетного планирования;

- бюджет и основные планируемые статьи.

Нам очень важно необходимо выбрать вид «Бюджет» (рисунок 9).

Рисунок 9.Бюджет продаж

Также указывается конкретное подразделение, по которому бюджет формируется.

В качестве формируемого бюджета следует представить «Бюджет продаж», а в реквизите «Сценарий планирования» укажем фактически сформированный сценарий «Квартальный ежемесячный», периодом бюджетного планирования будет 2 квартал 2013 года.

Бюджет в целом формируется для компании, поэтому подобные параметры как отдел и подразделение и проект указывать нет необходимости.

Далее, на вкладке «Бюджет» следует представить обороты по статьям в разрезе конкретных периодов бюджетного планирования (рисунок 10).

Рисунок 10. Формирование общей структуры бюджета

Перечень статей бюджета в целом заполняется полностью автоматически с учетом запланированного на вкладке «Основные» в специальном реквизите «Формируемый бюджет», являющейся структурой бюджета.

Количество периодов бюджетного планирования соответствует в целом горизонту бюджетного планирования, который задан для сценария бюджетного планирования. При заполнении ячейки таблиц в программе окрашиваются в зеленый цвет, при этом те ячейки, которые в целом редактированию не могут подлежать – в желтый цвет. В табличной части «Зависимые обороты» заполняют специальное меню «Заполнить» оборотами по определенным зависимым статьям в соответствии с документом «Установка зависимостей оборотов по статьям».

От статей бюджета продаж компании зависит статья сводного бюджета доходов и расходов «Доходы компании». Далее, после заполнения всех оборотов по статьям очень важно в табличной части «Бюджет» установить состояние «Утвержден» для каждой статьи.

Рисунок 11. Зависимые обороты

Это осуществляется при помощи специальной кнопки «Установить состояние статей», по нажатию которой статус устанавливается для татей текущего планового бюджета. В рамках общего рассмотрения документа «Бюджет», реквизит «Состояние» было определено и установлено вручную, но при фактическом использовании подсистемы общее согласование и утверждение документов реквизит «Состояние» в специальных документах по бюджетированию они заполняются полностью автоматически.

---

Рисунок 12.Утверждение суммы по бюджету

Далее очень важно провести документ – бюджет готов. Аналогичным образом создадим бюджет административных затрат в соответствии со следующей таблицей 2.

Таблица 2-Бюджет административных затрат

№	Статья бюджета	Апрель	Май	Июнь
		Сумма	Сумма	Сумма
1	Расходы на рекламу	350000	350000	450000
2	Резервы на покрытие непредвиденных расходов	250000	250000	250000

Здесь следует обратить внимание на то, что для статей бюджета административных затрат ведется суммовой учет, поэтому обороты заполняются только в суммовом выражении.

Рисунок 13. Бюджет расходов

При заполнении табличной части «Зависимые обороты» автоматически будут заполнены обороты по зависимым статьям в соответствии с ранее установленными зависимостями и указанными в текущем документе оборотами по влияющим статьям бюджета (рисунок 14).

Рисунок 14. Бюджет расходов

После этого обороты компании по различным статьям бюджета необходимо в целом утвердить, как это делается с ранее сформированным бюджетом, и провести документ. Заполнение табличных частей «Зависимые обороты» в документах «Бюджет» следует представлять для автоматического заполнения оборотов по различным зависимым статьям сводных бюджетов. В нашем случае это бюджет доходов и расходов. Далее представим еще один документ «Бюджет», в качестве в целом создаваемого сводного бюджета укажем бюджет доходов и расходов (рисунок 15).

Рисунок 15. Основные параметры бюджета

Перейдя на специальную закладку «Бюджет» видно, что общие обороты по статьям сводного бюджета можно заполнять автоматически (рисунок 16). 

Рисунок 16. Обороты по статьям бюджета

Строки различных оборотов, которые сформированы в сводных бюджетах с более высоким приоритетом в рамках разрабатываемого регламента, где отражается различная информация в сводном консолидированном бюджете, (в нашем случае это статья «Расходы на рекламу» бюджета административных затрат) выделены розовым цветом и фактически не может быть отредактирована.

---