Файл: Технология работы банкетной службы (Исследование и анализ технологии работы банкетной службы на примере гостинице «Holiday Inn Moscow Suschevsky»).pdf

Мировой рынок кейтеринг-индустрии начал активно развиваться в США в начале XX века, во время масштабного строительства небоскрёбов, для организации питания многочисленных рабочих. Одновременно идея получила быстрое распространение как способ обеспечения питания сотрудников крупных промышленных предприятий и офисных работников бизнес-центров США и Европы с целью более эффективной организации рабочего дня.

Как вид ресторанного бизнеса начал формироваться в Москве в начале 1990-х, затем получил развитие в Санкт-Петербурге, и к 2000 году кейтеринг-индустрия получила развитие в других городах Российской Федерации и странах СНГ. Российский опыт кейтеринг-технологий начался с развития событийного кейтеринга, и его первоначальной характерной чертой, помимо спонтанности, было сомнительное качество оказываемых услуг.

В современном русском языке кейтеринг - это выездное ресторанное обслуживание, которое включает в себя умение вкусно приготовить, красиво оформить и эффектно подать блюда в любом месте и в любое время.

Презентации, банкеты, корпоративные мероприятия, свадьба, фуршет, шведский стол - эти и многие другие праздники можно устроить с помощью ресторана выездного обслуживания. При этом организация мероприятия практически ничем не будет уступать стационарной форме обслуживания.

Сезонность является характерной чертой отрасли. В течение года формат и тематика проводимых мероприятий меняются, и во многом зависят от праздников, отмечаемых в этот период, а также погодных условий. По данным компании Compass Group, сезонность в кейтеринге характеризуется прогнозируемыми количественными показателями прибыли, остающимися почти постоянными для каждого сезона из года в год.

Первый активный сезон приходится на декабрь, в котором количество заказов достигает максимума во второй половине месяца, и самое начало января. Это связано с празднованием Нового года и Рождества Христова. Самый востребованный формат мероприятий сезона — банкеты и фуршеты. В целом на декабрь – начало января приходится около 25-30% заказов от общегодового количества.

Второй сезон охватывает май и летние месяцы, особенно июнь и, частично, сентябрь. Преобладают мероприятия, связанные с выпускными вечерами, свадьбами, корпоративными праздниками, проводимыми на открытом воздухе. В этот период также популярны мероприятия «тим-билдинга». Формат кейтерингового обслуживания — пикник, фуршет. На второй сезон приходится около 50% заказов от общегодового количества.

Третий пик характеризуется бизнес-активностью и выпадает на вторую половину февраля, март, апрель, сентябрь и октябрь. В основном услуги кейтеринговых компаний востребованы на презентациях, выставках, бизнес-тренингах, семинарах, пресс-конференциях. Основные форматы мероприятий — кофе-брейк, коктейль, фуршет. Этот период приносит владельцам кейтеринговых компаний около 20-25% от общегодового числа заказов.

Самыми непродуктивными месяцами для кейтеринговых компаний являются январь и ноябрь. В этом сезоне востребованы в основном ужины, коктейли и частные мероприятия. На их долю приходится менее 10% от общего числа заказов.

Существующие преимущества кейтеринга:

- исключительная мобильность. Возможность проведения торжества практически в любом месте, которое выберете.

- комплексность услуги. С учетом пожеланий и возможностей клиента, его бюджета составляется индивидуальное меню, разрабатывается оригинальный сценарий праздника, оформляется интерьер помещения и т.д.

В последнее время в кейтеринге очень популярно проведение тематических мероприятий, в которых все подчинено единому стилю.

Кейтеринг может быть разделен на много различных категорий в зависимости от того обслуживания, которое предоставляется клиентам. Однако следует заметить, что многие из этих категорий в чем-то оказываются схожими. В целом индустрию кейтеринга можно подразделить на пять основных категорий:

кейтеринг в помещении;
кейтеринг вне помещения;
индивидуальный кейтеринг;
разъездной кейтеринг;

Кейтеринг службы обладают своей спецификой, в корне отличающей их от ресторанов. Во-первых, здесь имеет место совершенно другая технология приготовления, сохранения и сервировки блюд. Во-вторых, несомненно, это необходимость транспортировки. В третьих, это особые трудности, связанные с работой в «полевых» условиях. Особенность специфики также распространяется на работу с персоналом, ведь нередко приходится привлекать внештатных официантов, что может привести к некоторым сложностям. Большое количество персонала становится острым вопросом в масштабных мероприятиях, где обслуживаются 1-2, иногда 5-6, а то и более 10 тыс. человек. Но в организации частных мероприятий это не настолько актуально. Такие бизнес нюансы делают эту работу по-своему сложной^[1].

1.4. Технология обслуживания банкетной службы

Правильная организация приема заказа на банкет или прием способствует успешному его проведению.

Заказ на обслуживание банкета принимает менеджер или метрдотель. Он уточняет вид банкета (конференции, свадьбы и другое.) и предлагает заказчику ознакомиться с помещением; планом расстановки столов и размещения гостей, согласовывает дату и время проведения банкета, количество участников, состав по возрасту, полу, национальности, метод обслуживания, предполагаемую стоимость заказа, особенности оформления банкетного зала и вид музыкального обслуживания.

Заказчику можно предложить несколько вариантов заранее подготовленного меню или вновь составить его с учетом возможного изготовления блюд и закусок, не входящих в меню ресторана. По желанию заказчика может быть принят заказ на фирменные кулинарные и кондитерские изделия, изготовляемые предприятием. Стоимость заказа оплачивается заказчиком по ценам калькуляций.

В заказе указывается номер телефона, адрес и фамилия заказчика, порядок расчета. После предварительного согласования меню заказчик оплачивает 50% стоимости заказа, на принятые деньги ему выписывают приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая вручается заказчику. Заказ регистрируется в специальной книге учета заказов на обслуживание торжеств. Одновременно работник, принимающий заказ, знакомит заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, возмещения возможных убытков по вине заказчика и гостей, с расценками на оплату аренды залов, составляется контракт.

При окончательном согласовании меню (не позднее чем за два дня до начала банкета) метрдотель совместно с заказчиком составляет заказ-счет в пяти экземплярах, который утверждается директором предприятия и служит расчетным документом. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру данного заказа в книге учета заказов, получив утвержденный заказ-счет и выписанный бухгалтерский приходный кассовый ордер, принимает от заказчика доплату за заказ, проставляет на всех экземплярах штамп "Оплачено", заверяет каждый экземпляр подписью. Первый экземпляр метрдотель передает заказчику. Второй экземпляр заказа-счета остается у себя до дня обслуживания. В день обслуживания он передает его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом; третий - официанту, которому поручено выполнение заказа; четвертый и пятый - на кухню и в сервис-бар. Четвертый и пятый экземпляры заказа-счета после выполнения заказа сдаются в бухгалтерию.

Продукцию из кухни и бара отпускают по чекам, печатаемым на принтерах согласно заказу. В процессе обслуживания заказчик может сделать дополнительный заказ, который он оплачивает наличными деньгами. Дополнительный заказ фиксируется на обратной стороне заказа. Об изменениях в заказе заказчик должен предупредить не позднее чем за сутки до начала банкета. Если отказ поступил в день проведения банкета, заказчик должен оплатить предприятию фактически понесенные расходы, т.е. стоимость блюд по продажным ценам, которые не могут быть реализованы. Заказчик может распорядиться с указанной продукцией по своему усмотрению.

По окончании проведения банкета для возмещения причиненного ущерба (бой или пропажа посуды, приборов, салфеток и нанесение других убытков предприятию по вине гостей) заказчику выписывают счет, а деньги приходуются кассой.

Меню банкета составляется по желанию заказчиков и оговаривается заранее. Оно зависит от: традиций; финансовой возможности заказчика; возможностей предприятия. В меню рекомендуется включать в широком ассортименте холодные закуски. Горячие блюда включают одно два наименования. На каждого участника необходимо рассчитать 1/2 или 1/4 порции холодных закусок. Меню банкетов отличается от других видов меню тем, что при его составлении активное участие принимает заказчик. Также учитывается время дня для проведения банкета: банкет может быть завтраком, обедом, ужином.

Далее с заказчиком оговаривается расстановка мебели и оформление зала. Все элементы декора должны работать в одном направлении, атмосфера, освещение, форма официантов - все должно подчеркивать особенности кухни. Одно из центральных мест ресторана - это бар, соответствующее освещение которого, выгодно подчеркивает стилистические особенности интерьера, кроме того, хорошее освещение делает людей привлекательнее и способствует благоприятному общению.

Для проведения банкета необходимо иметь два смежных зала: один - для приема и сбора гостей, другой - для банкета. В зале для приема и сбора гостей, называемом аванзалом, ставят несколько кресел, круглый накрытый скатертью столик, на который кладут сигареты, спички, сигары в коробках, ножницы для срезания кончиков сигар, пепельницы, ставят канделябры с зажженными свечами. Помещение обычно украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах.

У входа в зал гостей встречает метрдотель, который приветствует их, предлагает занять столики и места в зале. Он должен идти несколько впереди, указывая гостям наиболее удобный путь. У стола гостей встречают официанты, они приветствуют их, представляются им, помогают сесть за стол, слегка отодвинув стул, отдавая предпочтение почетным гостям, детям, женщинам, старшим по возрасту. Женщина садится справа от мужчины. В случае если гости сели за стол, пересаживать их, предлагая другие места, не разрешается. До прихода гостей на сервированный стол ставят холодные закуски напитки, фрукты. Блюда, вазы, салатники, в которых размещены одинаковые, повторяются через 6 - 10 мест. Холодные закуски ставят на стол за 30 - 60 мин. до начала обслуживания.

Самое главное при проведении банкетных мероприятий это высокий уровень обслуживания. Квалифицированная работа, элегантный внешний вид, доброжелательное, тактичное и внимательное отношение к гостям являются обязательными условиями культуры обслуживания, и способствует созданию хорошего настроения участников банкета.

Именно официант обеспечивает теплую и уютную атмосферу всего мероприятия, поэтому от официантов требуется дисциплина, организованность, вежливость и внимание по отношению к гостям, безусловное выполнение всех распоряжений и указаний метрдотель.

1.4.1. Стандарты при обслуживании мероприятий

Театр начинается с вешалки, а подготовка к мероприятию с «memorandum». Memorandum- это соглашение между двумя сторонами о мероприятии, в нем описываются все нюансы мероприятия.

Как только меморандум оказался в руках менеджера банкетной службы начинается подготовка к мероприятию. Работа менеджера банкетной службы в отеле не так проста, как может показаться на первый взгляд, это тот человек, который долен, скоординировать работу многих отделов и служб.

Как правило, в отеле проводят большое количество конференций и семинаров, торжественных мероприятий. Рассмотрим стандарты проведения и подготовки помещения

Условные обозначения в рисунках:

докладчик, ведущий, председатель.

участник, слушатель.

Рассадка участников «Класс».

Рис. 1. Рассадка участников «Класс».

Где применяется: подходит для конференций, обучающих курсов.

Как выглядит: участники сидят за столами (аналог школьная парта). Перед ними располагается президиум, сцена, проектор.

Рассадка «Театр» и «Амфитеатр».

Рис. 2. Рассадка «Театр».

Рис. 3. Рассадка «Амфитеатр».

Где применяется: конференции, учебные мероприятия с большим количеством участников. Все приглашенные находятся в одном зале.

Как выглядит: принцип рассадки такой же, как в рассадке по типу «Класс», только в данном варианте не расставляются столы, а просто ставятся стулья в ряд.