Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом» (Описание бизнес-процессов «AS-IS»).pdf

Актуальность изучаемой темы заключается в том, что использование систем обработки данных о персонале фирмы обеспечивает получение общих или детализированных данных по внутрифирменным бизнес-процессам. Легко определять тенденции изменения важнейших показателей в области управления кадровым составом фирмы. Обеспечивать получение оперативной информации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точный и полный анализ накопленных оперативных данных. Подход к обработке оперативной информации как к управленческим бизнес-процессам могут быть широко приняты специалистами по автоматизации систем организационного управления фирмы.

В современной организации, как руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени, так и любой другой сотрудник, например, сотрудника отдела кадров. Среди основных источников проблем в работе сотрудника отдела кадров можно выделить:

– большое количество процессов, в которых задействован работник отдела кадров, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера;

– огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения;

– необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств;

– постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта для принятия управленческих решений. Все это может быть обеспечено по средствам использования информационно-коммуникационных технологий.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

Глава 1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Консалтинговая Группа «Ардашев и Партнеры» успешно работает на рынке юридических услуг уже 15 лет, помогая предприятиям региона внедрять передовые технологии в сфере правового и налогового регулирования бизнеса. Фирма одновременно выступает в роли консультантов и деловых партнеров для клиентов, и видит свою основную задачу в эффективном решении наиболее сложных, часто выходящих за рамки юриспруденции вопросов, создавая тем самым эксклюзивный продукт, способный принести положительный экономический эффект.

Миссия фирмы заключается в высокоинтеллектуальном и креативном решении наиболее сложных, эксклюзивных правовых и налоговых проблем хозяйствующих субъектов на стыке бизнес - власть - налоги, как правило, выходящих за рамки стандартных функций юриста, главбуха и налогового консультанта.

Конкурентные преимущества фирмы «Ардашев и Партнеры» – бренд, доверие и рекомендации множества клиентов, наличие отлаженной системы по управлению проектами и предоставляемым качеством услуг, которая основана на использовании института партнерства, многолетний опыт, четкая специализация и место на рынке, комплексность и глубина проработки задач клиентов, мобильность, уникальная команда высококлассных экспертов, объединенных идеей создания лучшей правовой консалтинговой кампании в регионе.

В работе фирмы активно используются информационно-коммуникационные технологии. Например, web-сайт фирмы предоставляет следующие возможности: информационные материалы о работе фирмы; информация о команде; информация о услугах; информация о используемых технологиях.

Специализация фирмы:

– решение вопросов в области налоговой безопасность, аудита;

– решение вопросов в области коммерческих конфликтов и медиации;

– решение вопросов в области покупки и продажи готового бизнеса;

– решение вопросов в области защиты интеллектуальной собственности;

– решение вопросов в области экспертизы и исследований;

– решение вопросов в области хозяйственных споров, арбитраж;

– решение вопросов в области договорного права;

– решение вопросов в области оптимизации финансового управления;

– решение вопросов в области ВЭД. Таможня. Экспорт-импорт;

– решение вопросов в области управленческого консалтинга, антикризисного менеджмента;

– решение вопросов в области, связанных с недвижимостью, инвестициями;

– решение вопросов в области защиты и поддержки бизнеса и предпринимателей.

В процессе анализа деятельности фирмы была установлена необходимость автоматизации отдела кадров и организации эффективного ведения учета персонала.

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело представляет собой подборку оперативных документов о сотруднике фирмы, которая содержит в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, которые представлены сотрудниками при поступлении на работу, а также формируются в процессе их профессиональной деятельности в фирме.

В состав личного дела сотрудника входят:

– внутрифирменная опись всех документов сотрудника;

– анкета, личный листок по учету кадров в фирме;

– копии всех документов об образовании, и имеющиеся удостоверения личности сотрудника;

– справки и другие документы, которые подтверждают выполненные изменения анкетных данных сотрудников фирмы, к которым относятся: копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей;

– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках сотрудников фирмы и т. д.;

– трудовой контракт с сотрудником;

– данные аттестаций сотрудников;

– характеристики сотрудника фирмы;

– план карьерного роста сотрудника.

В течение периода работы сотрудника в фирме кадровая служба учитывает все документы личного дела во внутренней описи.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также, сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие оперативные документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа [6].

Для безошибочного и быстрого нахождения личных дел в фирме необходимо составлять картотеку личных дел работников.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них оперативных документов от хищения. С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

Переход к новой технологии обработки информации может на базе использования регламента.

Регламент бизнес-процесса «Управление персоналом» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в компании. Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения компании. Утверждение Регламента, внесение в него необходимых дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора компании «Ардашев и Партнеры».

Работники компании обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники компании должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в компании «Ардашев и Партнеры».

В Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, которое содержит задание; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник салона красоты, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии салона красоты и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в салон красоты не позже чем за три дня до истечения указанного срока; без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) является CASE-средством для поддержки процессов проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных. Модели данных помогают визуализировать структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания.

CASE средство CA ERwin r9 обладает следующими возможностями, важными для моделирования бизнес процессов:

– графическое представление комплексных структур данных. За счет графических средств ERwin можно в автоматическом режиме создавать модели, которые обеспечивают наглядное представление всей структуры данных;

– применение стандартных элементов. В ERwin предусмотрен набор типовых моделей (использование референтных моделей), которые позволяют повысить эффективность работы и исключить ошибки дублирования информации;

– сравнение моделей данных и баз данных. За счет этого инструмента есть возможность провести автоматическое сравнение и синхронизацию элементов бизнес процессов (из моделей данных) с элементами определенной базы данных;

– интеграция с другими средствами моделирования. ERwin обладает широкими возможностями по экспорту/импорту моделей. За счет встроенных средств есть возможность обмениваться моделями с другими средствами моделирования, в том числе, поддерживающих UML нотации [8].

Преимущества, предоставляемые ERwin, можно рассматривать по отношению к CASE средствам, направленным на моделирование данных. С этой точки зрения у пакета CA ERwin r9 существуют следующие преимущества:

– возможность взаимодействия пользователей. ERwin предоставляет различные возможности по обмену информацией между ролями внутри организации. За счет web портала бизнес аналитики и технические специалисты могут получать доступ к моделям данных в понятных для них представлениях;

– стандартные представления элементов. Для обеспечения единства представления элементов моделей данных в ERwin используются стандартизованные представления имен объектов, стандартизованные типы данных и стандартные образцы моделей (референтные модели);