Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом» (Описание бизнес-процессов «AS-IS»).pdf

– применение открытой архитектуры. ERwin обеспечивает широкие возможности по интеграции с другими инструментами моделирования процессов и разработки информационных систем (более 120 различных инструментов);

– визуальное представление больших массивов данных. За счет мощной графической системы и системы навигации можно обеспечить графическое представление моделей данных различной структуры и степени вложенности;

– совместная работа пользователей с репозиторием. Для эффективной совместной работы над моделями ERwin обеспечивает автоматический контроль версий, управление операциями доступа, управление конфликтами и изменением моделей.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Формулирование цели моделирования, точки зрения, описание области и источников информации.

Цель – организация информационного потока.

Точка зрения – начальник отдела кадров.

Область – Консалтинговая Группа «Ардашев и Партнеры».

Источники информации – информация о сотрудниках; информация о приказах о приеме на работу; информация о приказах на увольнение; первичные документы.

Учитывая особенности методологии IDEF0 можно выделить ряд требований.

Каждый компонент модели может быть декомпозирован (расшифрован более подробно) на другой диаграмме. Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Общее число уровней в модели не должно превышать 5-6.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы [14].

На таких диаграммах не указаны явно, ни последовательность, ни время. Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия, трудность увязки нескольких процессов.

На основании проведенного анализ деятельности компании можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель бизнес-процесса «Управление персоналом» представлена на рис. 1.

Рисунок 1 – Модель бизнес-процесса «Управление персоналом»

Входы данной модели: информация о первичных документах; информация о персонале; сроки исполнения кадровых задач в области ведения кадров.

Управление исследуемым бизнес-процессом выполняется с учетом: непосредственных указаний генерального директора; устава компании; законодательной базы.

Механизмы исследуемой модели: сотрудники компании; используемая информационная система.

Выходы модели: отчетная информация о личных карточках сотрудников; отчетная информация о приказах; отчетная информация о формировании выполнении задач.

Декомпозированная модель процесса «Управление персоналом» включает следующие подпроцессы: обработка первичных документов; обработка личной карточки сотрудника; обработка приказа на примем и увольнение; формирование базы данных о выполнении кадровых задач, рис. 2.

Рисунок 2 – Декомпозированная модель «Управление персоналом»

Представленные бизнес-процессы без использования современных ИКТ сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение информационной системы.

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей: время сбора и обработки первичной информации о сотрудниках компании; количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности в компании; время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности компании.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Решение задач предметной области напрямую зависит от комплекса задач требующих автоматизации, связанных с реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Использование информационной системы может быть в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

«1С: Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба [3].

В информационной системе поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирования расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Внедрение информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в работу фирмы «Ардашев и Партнеры» позволит автоматизировать следующие связные с отделом кадров подразделения: отдел управления персоналом; руководство компании; руководство подразделений; планово-экономическая служба; бухгалтерия; отдел кадров. Схема информационных потоков представлена на рис. 3.

Рисунок 3 – Схема информационных потоков

Непосредственное место в информационной системе фирмы отдела кадров состоит в том, что отдел кадров предоставляет вышестоящему управляющему звену информацию о перемещении сотрудников; данные о сотрудниках. В тоже время отделу кадров поступает следующая информация: качественный состав работников; данные о сотрудниках.

С помощью информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» можно вести кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций, причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели [5].

Возможность вести учет в единой информационной базе информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» по нескольким юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям позволяет руководству видеть целостную картину всей структуры. Юридические лица, входящие в структуру предприятия, могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждое юридическое лицо может вести оперативный учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы информационной системы [1].

Схема взаимодействия отдела кадров с информационной системой представлена на рис. 4.

Рисунок 4 – Взаимодействие отдела кадров с информационной системой

Таким образом, использование информационной системы в работке фирмы решает задачи следующих категорий пользователей:

– кадровой службы;

– бухгалтерии;

– руководства – программа позволяет анализировать кадровый состав, планировать штатную численность и контролировать исполнение кадрового плана, формировать отчетность в различных разрезах [4].

Схема формирования отчетной информации отдела кадров представлена на рис. 5.

Рисунок 5 – Формирование отчетности отдела кадров

Среди функциональных возможностей рассматриваемой информационной системы можно выделить работу с штатным расписанием, которое стало полноценным инструментом планового и (или) кадрового отделов.

Значительным преимуществом является возможность описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда (оплатой, графиками работы и т. п.) [11].

Реализована возможность утверждения новых версий штатного расписания специальным документом и хранения истории утверждений штатного расписания. Интерфейс пользовательской формы «Штатное расписание», рис. 6.

Рисунок 6 – Штатное расписание

В информационной системе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» повышено удобство работы с карточкой сотрудника – она позволяет оперативно получать всю связанную с сотрудником информацию, отражать ее изменения, рис. 7.

Рисунок 7 – Карточка сотрудника

Для смены вида занятости сотрудника достаточно ввести документ Кадровый перевод: не нужно увольнять и заново принимать на работу. Два кадровых события теперь можно зарегистрировать в один день: например, кадровый перевод и изменение начислений всему подразделению.

Совмещение должностей – документ предусмотрен специально для оформления приказа о совмещении и назначения соответствующей доплаты, Приложение А. Исполнение обязанностей сотрудников позволяет выбрать сотрудника, обязанности которого будут выполняться, и назначить размер доплаты: процентом от ФОТ этого сотрудника или разницей ФОТ [12].

Совмещение должностей позволяет выбрать совмещаемую должность, а также назначить доплату процентом от ФОТ этой должности по штатному расписанию или разницей в ФОТ. Расширение зон обслуживания позволяет назначить сумму доплаты за расширение зоны обслуживания.

Обобщая вышеперечисленные информационные потоки объектов предметной области можно привести детальную схему взаимодействия и возможностей автоматизированной обработки кадровой и связной с ней информацией по средствам внедрения информационной системы исследуемой фирмы.

В качестве основной технологии решения задачи была выбрана современная методология Accelerated Implementation Methodology (AIM).

AIM представляет собой постоянно совершенствуемую методологию, которая позволяет обеспечить эффективное взаимодействие участников разработки и постоянный контроль над реализуемым проектом внедрения со стороны спонсоров и руководства [2]. AIM включает полный комплекс методических указаний для наиболее эффективного выполнению работ и специальный набор дополнительных шаблонов используемых в данном процессе документов.

Согласно данной методологии жизненный цикл реализуемого проекта внедрения может быть разделен на несколько ключевых этапов (фаз реализации проекта):

– Определение (Definition);

– Анализ операций (Operations Analysis);

– Проектирование решения (Solution Design);

– Разработка (Build);

– Переход (Transition);

– Промышленная эксплуатация (Production) [7].

Выполняя переход из одной фазы реализации проекта в другую, в рамках жизненного цикла проекта подразумевается определенная форма технической передачи управленческой информации или сдачи полученных результатов, и часто именно это позволяет указать руководителю проекта на переход от одной фазы к другой.

Определение – результатом данного этапа являются определенные совокупные требования, сформулированные заказчиком к разрабатываемой информационной системе. В процессе выполнения проекта полученные и впоследствии задокументированные требования могут быть уточнены и изменены доступными средствами [10]. Если у заказчика появятся новые требования к проектируемой информационной система, фаза Определение будет возобновлена заново.

Анализ операций - результатом данного этапа являются в соответствии с требованиями заказчика задокументированные ключевые бизнес процессы, например в системе Oracle E-Business Suite и выполнены необходимые доработки определенного функционала разрабатываемой для заказчика информационной системы.

Проектирование решения – результатом данного этапа являются модели бизнес решений в Oracle E-Business Suite при помощи использования стандартного набора функциональности, документации на разработку дополнительного функционала и сценариев тестирования разрабатываемой информационной системы и разработок на предмет соответствия их первоначальным требованиям заказчика [15].