Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов( Процессный подход - современный подход к оптимизации бизнес-процессов организации).pdf

9. Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей (KPI – Key Performance Indicator). Отслеживание ключевых показателей в процессе позволяют оперативно обнаруживать сбои в работе, поэтому необходимо поставить их на постоянный мониторинг, возможно понадобится разработать определенный отчет в корпоративных системах, но не всегда это возможно из-за технических или физических ограничений.

Также владение информацией о динамике KPI позволяет дополнительно определять и модерировать тенденции развития процесса.

Инструменты для мониторинга KPI необходимо спланировать при автоматизации бизнес-процессов.

Применять эти методы для оптимизации бизнес-процессов в организации необходимо в порядке их завершения, так как и последующие шаги зависят от результатов предыдущих этапов планирования и даже на поздних стадиях бывает трудно реализовать их планирование, когда не были оценены результаты предыдущего этапа.

Глава 2. Обзор программных продуктов для организации процессного подхода оптимизации бизнес-процессов

2.1. Описание основных проблем выбора программных продуктов

Работа по описанию и оптимизации бизнес-процессов требует изучения одной-двух нотаций (стандарта моделирования) для графического отображения моделей и освоения подходящего программного обеспечения. Большинство компаний чаще всего выбирают политику «подешевле и попроще». До сих пор встречаются те, которые считают, что для описания бизнес-процессов достаточно их текстового формата. Однако большинство бизнес-процессов имеют логические узлы. А их крайне тяжело правильно отобразить в текстовом или табличном формате. Графическое представление бизнес-процесса компактнее и удобнее. Графика воспринимается и анализируется быстрее и лучше, чем табличные данные или текст.

При выборе нотации руководители компаний руководствуются все тем же принципом – быстрее и проще, не углубляясь в анализ возможного выбора. Следует понять, что выбор будет в диапазоне от «просто, но примитивно» до «гибко, универсально, но сложно». В первом варианте можно забыть про четкое понимание деталей происходящего. А сила процессного подхода (BPM), именно в их четком понимании. Во втором варианте получаете дополнительный уровень сопротивления, более длительное обучение и закрепление навыка, а также необходим достаточно высокий квалификационный уровень персонала.

Выбор программного обеспечения также осуществляется по привычным установкам, но добавляется еще один принцип «нам посоветовали». Нередки случаи, когда после удачно проведенной презентации или по совету, не желая вникать в детали, фирма тратила немалые деньги на покупку совершенно не подходящего под ее нужды программного обеспечения. Таким образом, выбор программы для моделирования и оптимизации бизнес-процессов явно должен базироваться на размерах компании, ее финансовых возможностях, а так же уровню профессиональной подготовки кадров.

2.2. Обзор программного продукта MS Visio

Наиболее распространенным решением в качестве программы для моделирования бизнес-процессов является Visio. На российском рынке Visio представлен так же, как и другие офисные продукты Microsoft, — то есть доступен во всех регионах через весьма развитую партнерскую сеть. Через нее же оказываются услуги по сопровождению, технической поддержке и обучению на русском языке. Русская версия данного инструмента существует достаточно давно. Есть и книги о продукте, и решения на его основе (включая средства моделирования бизнес-процессов).

Возможности продукта.

Технические особенности. Хранение данных.

Технически Visio представляет собой настольное приложение, манипулирующее отдельными файлами (документами). Документ Visio включает одну или несколько диаграмм, расположенных на одной либо ряде страниц. Каждый документ содержит набор символов (соответствующих объектам моделей) и коннекторов (соответствующих связям), при этом у символов, помимо имен, могут быть дополнительные атрибуты, определяемые пользователем в процессе моделирования.

При необходимости набор символов, входящих в комплект поставки продукта, может быть расширен за счет символов, создаваемых пользователями. Глобальных ограничений на правила и возможности создания связей между определенными типами символов в продукте нет, однако в нем доступен механизм так называемых шаблонов диаграмм, применение которых позволяет ограничить набор символов, доступных непосредственно на соответствующей инструментальной панели в процессе моделирования. Шаблоны могут быть созданы пользователями, при этом в комплекте поставки продукта имеется набор готовых шаблонов (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 - Шаблоны диаграмм из комплекта поставки Visio

Как правило, совокупность моделей, описывающих деятельность компании, представляет собой набор отдельных файлов, и в случае достаточно крупных компаний и всестороннего описания деятельности количество таких файлов может составлять несколько тысяч. Технических средств для обеспечения взаимосвязей между моделями, хранящимися в разных файлах, на уровне продукта не реализовано, хотя средства для самостоятельной реализации таких взаимосвязей продукт предоставляет (о них будет рассказано чуть позже). Поэтому применение Visio в подобных случаях, особенно в условиях постоянно меняющихся процессов, требует немалых затрат на сопровождение столь внушительной совокупности моделей.

Поддерживаемые методологии и нотации.

Коль скоро набор символов и шаблонов Visio может быть произвольно расширен и сам продукт не предполагает глобальных ограничений на возможности применения символов и связей между ними, описание бизнес-процессов с помощью Visio формально может быть осуществлено в рамках практически любой методологии. При этом в комплекте поставки продукта в любой редакции (Standard, Professional) есть набор шаблонов моделей для наиболее распространенных нотаций, таких как диаграммы потоков данных, диаграммы цепочки добавленного качества, диаграммы типа Event-driven Process Chain, IDEF0, SwimLane, а также шаблоны для моделирования оргструктур компаний (рис. 2.2 – 2.3).

Рисунок 2.2 - Модель процесса типа Swim Lane

Рисунок 2.3 - Модель типа EPC (Event-driven Process Chain)

Документирование процессов и создание решений на основе Visio.

Microsoft Visio включает среду исполнения кода Visual Basic for Applications, позволяющую как записывать код во время работы пользователя, так и создавать его с помощью среды разработки.

Для доступа к данным моделей Visio предоставляет соответствующую объектную модель, доступную через COM-интерфейсы как из среды исполнения кода VBA внутри самого приложения, так и из внешних приложений.

Помимо VBA для документирования процессов можно использовать средства интеграции Visio с приложениями Microsoft Office, такие как:

- вставка диаграмм Office Visio 2007 в документы Microsoft Office в качестве иллюстраций и создание диаграмм Visio 2007 непосредственно в этих приложениях;

- средства формирования календарей в Visio 2007 с использованием данных Office Outlook 2007;

- инструменты подключения диаграмм Visio 2007 к электронным таблицам Excel 2007 или базам данных Access 2007 для интеграции источников данных и компонентов диаграмм;

- средства формирования графиков и диаграмм Ганта в Visio 2007 путем импорта соответствующих данных из Project 2007;

- средства экспорта информационной составляющей диаграмм Ганта и графиков Visio 2007 в Office Project 2007;

- средства построения организационных диаграмм на основе глобальной адресной книги Exchange.

Для документирования процессов интересны также средства сохранения результатов работы в виде веб-страниц, предоставляемые последней версией Visio, а также средства динамического обмена данными о процессах с другими приложениями с использованием стандартизованных форматов обмена на основе XML, таких как ODX и BPEL.

Основным преимуществом Visio перед продуктами упомянутых семейств является низкая стоимость и простота применения, что делает его неплохим стартовым инструментом для компаний, которые только начали описывать свои бизнес-процессы и пока заинтересованы главным образом в их визуальном представлении. Еще одним достоинством данного продукта является его идеальная интеграция с другими приложениями Microsoft Office — офисным пакетом, безусловно лидирующим на рынке. Немаловажным преимуществом данного продукта являются и отлично документированные программные интерфейсы — благодаря им на основе Visio создано немало решений, в том числе и более дорогостоящих средств моделирования и анализа бизнес-процессов, разработанных компаниями — партнерами Microsoft.

Недостатки же Visio как средства моделирования бизнес-процессов — это, по сути, продолжение его достоинств. Простота применения оборачивается отсутствием функциональности, которая обычно ожидается от таких инструментов, например отсутствием средств разграничения доступа к данным, анализа и проверки корректности моделей, поддержки целостности и непротиворечивости данных. Это означает, что, решив использовать Visio на этапе становления процессного управления и анализа бизнес-процессов, в дальнейшем, скорее всего, придется обратить внимание на другие, более функциональные инструменты моделирования [14].

2.2. Обзор программного продукта "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы"

"ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" — первый продукт класса workflow, разработанный на платформе "1С: Предприятие 7.7". Программа имеет сертификат "1С: Совместимо!".

"ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" является инструментом руководителя для повышения управляемости компании путем автоматизации документооборота.

Продукт обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников при выполнении бизнес-процессов, пронизывающих различные подразделения компании, и контроль выполнения этих процессов.

Этапы работы в "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы":

1. Описание бизнес-процессов. На первом этапе с помощью графического редактора описываются бизнес-процессы компании (рис.2.4).

Рисунок 2.4 – Графический редактор бизнес-процесса

2. Выполнение бизнес-процессов. На втором этапе программа автоматически ставит задачи согласно настроенным бизнес-процессам, перемещая информацию между участниками.

3. Контроль и анализ. Автоматически собираются все необходимые данные для контроля и анализа: кто выполнил или не выполнил задачу, когда, почему, какая дополнительная информация для выполнения процесса была предоставлена и т.д.(рис.2.5).

Рисунок 2.5 – Навигатор бизнес-процессов

Программа обеспечивает выполнение задач по цепочке пользователей по заранее заданному алгоритму, тем самым автоматически организовывая рабочий процесс. Реализована возможность контроля и анализа работ руководством предприятия. Документооборот базируется на документах конфигураций "1С: Предприятие 7.7" (рис.2.6).

Рисунок 2.6 - Журнал сессий

Возможности программы:

1. Интеграция с объектами "1С" и электронной почтой: наличие единой внутренней и внешней почты.

2. Графическое представление процессов и возможность задавать маршрут.

3. Автоматическая проверка корректности схем бизнес-процессов.

4. Выполнение поставленных задач исполнителями по заданному алгоритму.

5. Прозрачность компании, контроль всех выполняемых процессов на каждом этапе.

6. Анализ эффективности бизнес-процессов.

7. Оптимизация бизнес-процессов.

8. Целенаправленность выполнения процессов.

9. Ответственность за выполнение каждой задачи и процесса в целом.

10. Разработка сложных схем бизнес-процессов, когда можно вкладывать процессы низкого уровня в процессы более высокого уровня.

11. Возможность автоматического запуска регулярных процессов и процессов при наступлении стандартных событий.

12. Автоматическое составление должностных инструкций.

13. Мониторинг и контроль состояния каждого процесса, анализ выполнения процессов.

14. Возможность распространения схем бизнес-процессов.

15. Хранение произвольной, но систематизированной информации в виде классификаторов, и использование их в качестве параметров процессов.

16. Возможность удаленной работы с программой