Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов( Процессный подход - современный подход к оптимизации бизнес-процессов организации).pdf

Целью любого бизнеса является получение прибыли. В условиях рыночной экономики, компания должна постоянно наращивать свой потенциал - ожидаемый уровень прибыли в будущем. Уровень конкурентоспособности любого предприятия является важным показателем его потенциала. Увеличение этого показателя является улучшением деятельности всего предприятия: улучшение качества, снижение себестоимости продукции, выполнение заказов в соответствии с графиком, и так далее.

В случае недостаточной конкурентоспособности российских компаний на мировом рынке, использование процессного подхода в управлении организацией является актуальной и перспективной областью управления бизнес-процессами и оптимизации с целью минимизации людских, материальных и финансовых затрат в организации, повышение конкурентоспособности продукции, увеличение производственной мощности.

Совершенствование организации может быть достигнуто за счет использования процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов, что позволяет:

- составить список ключевых бизнес-процессов и сделать выводы о рациональном использовании ресурсов, численности персонала и его нагрузке и т.д. на основе полученных данных;

- выявить недостающие и дублирующие бизнес-процессы и внести соответствующие изменения;

- определить перечень функций каждого подразделения;

- установить связь между отделами и функций, которые они выполняют.

Выявление особенностей оптимального распределения и управления бизнес-процессами организации определяют актуальность данной темы.

Цель данной курсовой работы - рассмотреть особенности применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть особенности применения процессного подхода в организации бизнес-процессов;

- рассмотреть технологии и инструменты реализации процессного подхода управления бизнес-процессами в организации.

Объектом исследования в данной работе является процессный подход к организации бизнес-процессов, а предмет исследования - особенности и сложности процессного подхода.

Глава 1. Процессный подход - современный подход к оптимизации бизнес-процессов организации

1.1. Определения и характеристики процессного подхода

Предприятие представляет собой систему, внутри которой происходит множество взаимосвязанных процессов, которые своим функционированием определяют состояние всей организационной системы. Но состояния, в которых находится система, вызваны определенными действиями в результате процесса. В свою очередь состояния вызывают дальнейшие действия, которые находятся в логически последовательной цепи процесса. Задействованные в процессе ресурсы превращаются и находят другую форму.

Процессный подход - это рассмотрение всей деятельности компании как сети взаимодействующих процессов, протекающих внутри организационной структуры компании и реализующих цель ее существования [1].

Преимущества процессного подхода:

- измерителем качества и ценности продукции является удовлетворенность заказчика;

- каждый сотрудник привязан к конечному результату и отвечает за его качество;

- обмен информацией осуществляется внутри рабочей группы бизнес-процесса, что исключает ее искажения, а также значительно сокращает сроки передачи информации от одного субъекта бизнес-процесса к другому; вследствие чего повышается оперативность и адаптивность деятельности компании;

- рассматривая весь процесс создания ценности от начала и до конца, можно оптимально планировать ресурсы; это приведет к сокращению неоправданных расходов и максимально позволит прослеживать инвестиции, вложенные в проект по созданию ценностей;

- рассматривая всю последовательность действий по созданию ценности, позволит увидеть, на каком этапе закладывается то или иное качество, можно путем предупреждающей действия избегать брака, достигать максимального качества и устранять ненужные потери [2,3].

Процессный подход является важным признаком совершенного управления. Этот подход используется в качестве основы международных стандартов ISO 9000:2000, и не является новшеством [4]. В конце 1960-х годов была проведена разработка методологии структурного анализа и проектирования сложных систем SADT (Structured analysis and design technique). В начале 1970-х годов американские военные использовали SADT для моделирования процессов в рамках программы ICAM (Integrated computer-aided manufacturing). Методология SADT появился на рынке в 1975г. В дальнейшем этот подход к описанию процессов были издан в виде Федерального стандарта США под названием IDEFO. Наибольший интерес к процессам появился после публикаций М. Хаммера и Д. Чампи и других в середине 1980-х годов. В 1988 году Процессный подход был включен в модель премии имени М. Болдриджа, а в 1991 году — в модель совершенного бизнеса Европейской премии качества [5].

Объектом управления при процессном подходе представляет собой процесс, под которым понимают:

- логическую последовательность действий, протяженную во времени, что приводит к последовательной смене промежуточных состояний системы, в которой этот процесс протекает, и преобразует исходные (входные) ресурсы в конечные (выходные);

- совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

- логический, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю [6].

Особенности функций процессного подхода состоят в том, что они формулируются не произвольно, а представляют собой определенную систему. Последовательно используемые создают управленческий цикл, который представляет собой одновременное существование функций и этапов. Этот процесс происходит следующим образом:

- сбор информации - обосновывает цели управления, разработку задач и способы их реализации, обеспечивая социальную диагностику;

- принятия управленческого решения – развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический, организационно-правовой процесс;

- организация, которая направлена на формирование объекта и субъекта управления, то есть двух систем: системы, которая управляет, и системы, которой управляют;

- регулирование, направленное на сохранение, поддержание и совершенствование системы управления;

- учет - это получение, обработка, анализ и систематизация информации, которая выражается в количественной форме;

- контроль - это система наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования принятым решением, определения результатов.

С точки зрения процессного подхода, предприятие является набором процессов и, соответственно, управление предприятием является управление определенными процессами.

На каждом этапе процесс имеет свою цель, степень выполнения которой является показателем, определяющим его эффективность.

Цели данных промежуточных звеньев производства являются целями промежуточными - самого низкого уровня, по достижении которых можно планировать и достигать цели и стратегических задач предприятия.

Процессный подход базируется на том утверждении, что все процессы производства взаимно связанными. Процесс управления является непрерывным связью действий по стратегическому маркетингу, бюджетирования, организационных процессов, учета на всех стадиях, организации труда и контроля на предприятии. На первый план, в этом случае, выступают вопросы координации процессов в соответствии с целями предприятия.

Бизнес-процесс - устойчивый, целенаправленный комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые в определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Это определение основано на определении стандарта ISO 9000: 2000 [4] не является замкнутой системой, поэтому крайне важным для его нормального функционирования являются входы, выходы и ресурсы.

Рисунок 1.1 – Бизнес-процесс организации

Выход - материал или информационный объект или услуга, которая является результатом завершения процесса и потребляемый внешним по отношению к процессу клиентом [7]. Выход (или продукт) бизнес-процесса всегда имеет потребителя. Если потребитель другой процесс, для него этот выход преобразовывается во вход. Выход бизнес-процесса также может быть использован в качестве ресурса для реализации другого процесса.

К выходам процесса могут относиться:

1) готовые изделия;

2) документация;

3) информация;

4) персонал;

5) услуги и т.д.

Вход бизнес-процесса - это продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход [7]. Поскольку у выхода процесса всегда есть свой потребитель, то вход должен иметь своего поставщиком.

К входам процесса можно отнести:

1) сырье;

2) материалы;

3) полуфабрикат;

4) документацию;

5) информацию;

6) персонал;

7) услуги и т.д.

Если сравнивать приведенный выше список того, что может являться входом или выходом процесса, то становится очевидным, что почти все позиции были повторены. Это означает, что во многих ситуациях один и тот же объект может выполнять функцию входа или выхода для различных бизнес-процессов.

Ресурс бизнеса-процесса - материальный или информационный объект, который может быть постоянно использован для выполнения процесса, но не может быть входом в бизнес-процесс [4].

К ресурсам бизнес-процесса возможно отнести:

1) информацию;

2) персонал;

3) оборудование;

4) программное обеспечение;

5) инфраструктуру;

6) среду;

7) транспорт;

8) связь и так далее.

Владелец (руководитель) бизнес-процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, который имеет в своем распоряжении ресурсы, необходимые для завершения процесса, и несет ответственность за результат процесса [7]. Владелец бизнес-процесса при планировании и управлении им производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучших результатов.

1.2. Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы любого предприятия подразделяются на:

- основные (ключевые) процессы (закупки, производство, продвижение, продажи и т.п.);

- сопровождающие процессы (поставка, хранение, обработка документов и т.д.);

- процессы управления (управление, бухгалтерский учет и т.д.);

- развивающие процессы (совершенствование технологии, производство товаров и услуг, разработка и внедрение новых) [8].

Каждый бизнес-процесс, в свою очередь, делится на множество подпроцессов.

Описание и моделирование бизнес-процессов позволяет представить процесс наиболее прозрачно, оценить его стоимость, производительность и качество выполняемых действий. Описание бизнес-процесса определяет: кто, когда и с какими ресурсами должен действовать, чтобы достичь ожидаемого результата.

Параметры описания процесса (показатели эффективности):

- определение цели бизнес-процесса;

- ресурсная эффективности;

- организационная эффективность.

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

- четко определёнными датами начала и конца;

- внешними интерфейсами, которые либо связаны с другими бизнес-процессами внутри организации, или описывают выход к внешней среде;

- последовательностью функций и правилами их реализации (бизнес-правила). Для каждой функции, которая входит в бизнес-процесс, определены ее место в общей последова тельности работ, исполнитель, условия инициирования, времени и стоимости реализации.

В качестве примера взаимосвязи бизнес-процессов и функций на предприятии на рисунке 1.2 представлена блок-схема, показывающая функции и бизнес-процессы торговой организации.

Рисунок 1.2 - Бизнес-процессы и функции торговой организации

В действительности, возникают трудности в описании и моделировании бизнес-процессов, т. к.:

- бизнес-процессы очень фрагментированы;

- бизнес-процессы не формализованы;

- не всегда ясно, кто несет ответственность за результат;

- никто не знает ситуацию в целом;

- при реализация бизнес-процесса слишком часто происходит передача ответственности и никто не несет ответственность за бизнес-процесс в целом (бизнес-процессы не имеют владельца (собственника) или собственник (владелец) не имеет полномочий для выполнения корректирующих и предупреждающих действий, или косвенно влияет на распределение ресурсов (в том числе финансовых);