Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов( Процессный подход - современный подход к оптимизации бизнес-процессов организации).pdf

- недостаточность или переизбыток контрольных точек (данная трудность в описании и моделировании бизнес процессов приводит к хаосу, неуправляемости или избытку бюрократии в системе);

- обеспечение бизнес-процессов информацией неэффективны (целостность, полнота, своевременность получения) [9].

Таким образом, бизнес-процессы существуют в каждой организации, независимо от того, какой продукт или услугу она производит. Тем не менее, в большинстве организаций можно охарактеризовать внутреннее состояние следующим образом:

- бизнес-процессы или очень фрагментированные, или границы четко не определены;

- бизнес-процессы не формализованы и не описаны, т.е. не установлен способ выполнения этапов (процедуры).

В то же время, к процессному управлению бизнес-процессами чаще всего прибегают организации, которые имеют потенциал для роста и развития, но этот потенциал близок к исчерпанию. В данном случае процессный подход рассматривается в качестве одного из возможных средств для улучшения организации.

В этой ситуации руководители организации при реализации процессного подхода, предполагают рассмотрение следующих вопросов:

- улучшение управляемости организации (улучшение системы отчетности, создания прозрачной системы управления, ускорение процедуры принятия управленческих решений);

- снижение влияния человеческого фактора в управлении организацией и осуществления конкретных действий в рамках бизнес-процесс.

- снижение затрат на выполнение бизнес-процессов [10].

1.3. Организация процессного подхода

При осуществлении процессного подхода в управлении бизнес-процессами компания строит систему эффективных горизонтальных связей (рис. 1.3). В центре внимания высшего руководства является внутренняя среда компании – процессная система. Подразделения управляются на основании информации, полученной на «входе» и «выходе». Основной задачей управления является повышение эффективности и прозрачности. Стиль управления бизнес-процессами - делегирование полномочий и наделение ответственностью [11].

Рисунок 1.3 – Процессная схема управления бизнес-процессами

Неизбежным следствием внедрения процессного управления становится:

- регулирование бизнес-процессов (описывается нормальный ход процесса, возможные точки принятия решений (те, которые даются «на откуп» исполнителей);

- изменение принципов формирования подразделений (выделение так называемых «сервисных подразделений» — подразделений, оказывающих услуги другим подразделениям в рамках выполнения ими процессов. При этом взаимодействие с сервисным подразделением регламентируется, устанавливаются нормативы времени и качества обслуживания);

- удаление большого количества избыточных уровней иерархии (процессные организационные структуры является горизонтальными, с небольшим количеством контрольных уровней, что соответствует иерархии процессов организации).

Преимущества процессной схемы управления бизнес-процессами:

- ориентированность менеджеров и исполнителей на получение желаемого результат для компании (мотивационные схемы персонал привязан к результатам);

- четкая система единоначалия - одна голова сосредоточили в своих руках управление всеми операциями, а также ряд мер, направленных на достижение этой цели и для получения желаемого результата;

- разгрузка управляющего звена (они вмешиваются в оперативное управление только в случае значительных отклонений);

- на порядок большая операционная эффективность по сравнению с другими схемами управления;

- не являются критически важными для сотрудников компании, так как есть механизмы для передачи знаний новым сотрудникам (правила бизнес-процессов).

Недостатки:

- в случае формирования кросс-функциональных подразделений требуются отдельные процедуры, обеспечивающие повышение квалификации персонала (обучение);

- применение процессного подхода на практике, сталкивается с необходимостью обработки большого массива информации, то есть построение системы бизнес-процессов фактически приводит к созданию бизнес-модели всей организации, которая в конечном счете становится достаточно масштабной.

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

- необходимый результат;

- регулярность действий;

- ценность результата для компании.

Глубина и степень детализации в описании (моделирование) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов, требующие ответа описанием (моделью), «проблем» и важности процесса. Наиболее общее описание бизнес-процессов, используемых для ответа на такие вопросы: что, кто и как должен выполнять в рамках организации работы компании.

Основные методы описания бизнес-процессов изложены в табл. 1.1 Таблица 1.1 – Способы описания бизнес процессов

Выбор способов описания бизнес-процессов зависит от таких факторов, как:

- цели, которые компания хочет решить путем внедрения процессного подхода;

- размер и вид деятельности компании;

- сложность бизнес-процессов и их взаимодействия, бизнес риски;

- квалификации персонала;

- установившаяся практика, и другие.

Оценка «качества протекания» бизнес-процесса осуществляется на основе мониторинга и анализа его показателей результативности и/или эффективности, выявленных несоответствий.

Определение целей бизнес-процессов производится с учетом стратегии компании. Ключевые показатели эффективности KPI, характеризующие степень достижения стратегических целей следует использовать в качестве показателей результативности и эффективности бизнес-процессов.

При выборе показателей следует учитывать следующее:

- соответствие цели;

- возможность и простота контроля.

1.4. Особенности внедрения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов организации

Процессный подход в управлении организацией основан на нескольких основных принципах, среди которых:

- рассмотрение функционирования компании как совокупность бизнес-процессов;

- обязательное регулирование и формальное описание бизнес-процессов;

- наличие внутреннего или внешнего владельца каждого бизнес-процесса (человек, который несет ответственность за результат);

- наличие ключевых показателей эффективности, по которым характеризуется каждый бизнес-процесс [12].

Процессный подход к управлению бизнес-процессами и его принципы характеризуются основными правилами, руководствуясь которыми организация получает эффективное функционирование своего бизнеса.

Процессный подход имеет свои преимущества, которые заключаются в четкой системе взаимных связей внутри процесса и в закрепленных за ним подразделениях, четкой системе единоначалия. При данном подходе одним руководителем сосредотачивается в руках руководство всей совокупностью операций и действий, которые направлены на достижение поставленных целей и получение заданных результатов.

Недостатки процессного подхода к управлению можно считать, что существует большая зависимость от результата квалификации предприятия, личных и профессиональных качеств обычных работников (игроки). Работа в команде нескольких рабочих с различными функциональными знаниями, что часто приводит к некоторым задержкам и ошибкам (например, в процессе передачи работы между членами команды).

На основе практического опыта можно сформулировать следующие проблемы внедрения процессного похода:

- непонимание менеджментом необходимости внедрения процессного подхода как идеологии;

- неготовность к серьезным изменениям в структуре управления компанией (и в организационной структуре);

- построение системы процессов, неадекватной реальному бизнесу компании;

- непонимание того, зачем нужна регламентация процессов и как правильно это осуществляется;

- ошибки при создании системы показателей, увязке процессов и показателей;

- отсутствие необходимого терпения, желания и ресурсов, необходимых для реальной оптимизации процессов;

- неумение организовать управление процессами;

- неспособность создать систему постоянного улучшения процессов;

- неудачные попытки неформально внедрить систему менеджмента качества (СМК).

Методы оптимизации бизнес-процессов в организации могут быть использованы отдельно, но наибольший эффект достигается при комплексном применении.

В качестве примера такого комплекса приводиться эффективный сценарий оптимизации бизнес-процессов, который состоит из 9 методов оптимизации [13]:

1. Первичное ранжирование бизнес-процессов. Необходимо определить наиболее приоритетные процессы для анализа, на основе выгоды и сложности их оптимизации в соответствии с планами стратегического управления.

2. SWOT анализ. Проведение анализа сильных и слабых сторон, выявление внешних угроз и возможности для анализа бизнес-процесса.

На данном этапе создается общая картина текущего состояния бизнес-процесса и воздействие внешних факторов на него.

3. Бенчмаркинг процесса. По возможности, проведение сравнение улучшаемого процесса с таким же в собственной или другой компании. Сложность этого метода состоит в трудности сбора достаточной информации для изучения, так как доступ к информационным источникам часто ограничен.

4. Метод причинн-следствий (диаграмма Исикавы). На данном этапе происходит процесс выявления причины, вызывающей проблемы в процессес помощью визуализации, которая поможет лучше ориентироваться в анализируемых процессах. Это упрощает задачу доступности результатов SWOT-анализа и бенчмаркинга. Данный этап обеспечивает наиболее полную идентификацию причинно-следственных связей в бизнес-процессе.

5. Мозговой и повторное ранжирование бизнес-процессов. После завершения первых четырех пунктов необходимо провести пересмотр приоритетов оптимизации бизнес-процессов. На данной стадии должен быть сформирован окончательный план для оптимизации бизнес-процессов в компании в среднесрочной перспективе.

6. Анализ бизнес-логики процесса, углубленный анализ всех этапов, их связей и очередности, цель анализа выявление нарушенной логики в бизнес-процессе. На этом этапе может быть также создан список предложений для автоматизации конкретных элементов.

7. Оценка фрагментарности процесса. Между участниками, выполняющими различные функции бизнес-процесса, есть организационный разрыв, который оказывает негативное влияние на эффективности всего процесса, но может быть подавлен хорошо функционирующей связью между участниками.

8. Автоматизация бизнес-процессов. Для эффективной автоматизации необходимо провести весь описанный выше анализ бизнес-процессов, который будет идентифицировать существующие недостатки или возможные перспективы для улучшения. Хорошо реализованное решение снижает нагрузку на участников процесса.