Файл: Основные функции в системе менеджмента (ООО «Акваарт»).pdf

Рис. 8. Три уровня организационной стратегии

Под организацией понимается процесс определения форм разделения труда; распределения работы среди работников, групп работников и подразделений; разработки структуры органов управления; регламентации функций, подфункций, работ, операций; установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц; подбора, развития и расстановки кадров, в том числе в компаниях с многонациональным персоналом.

Типы структур управления делятся на:

• Бюрократические: линейно-функциональные, дивизионная.
• Адаптивные: матричная, проектная, командная^[16].

Сравнительные характеристики видов организационных структур приведены в Приложении 2.

Построение организационной структуры предполагает: группировку видов работ по функциям, видам продукции, географическим признакам, по потребителям, этапам производства и т. п.; распределение полномочий и ответственности между звеньями; формирование каналов коммуникаций и механизмов координации.

Помимо построения организационной структуры к функции организации относится создание схемы бизнес процессов (упорядоченные действия, направленные на достижение цели) и поддержание их в наиболее эффективном варианте. Также бизнес процессы могут быть описаны крупно через инструмент - цепочку создания ценности всей организации.

При каждом организационном изменении также важная функция организации: плановых изменениях, при внезапных изменениях, технологических изменениях, структурных, изменениях в культуре/людях, обучении и развитии.

Мотивация – это процесс стимулирования себя и других к действию. Он производится через способы и методы воздействия на объект для эффективного достижения поставленной цели. Мотивация бывает внутренней (уважение, самовыражение) и внешней (условия труда, заработная плата, продвижение по службе).

Классической теорией мотивации признана теория удовлетворенности Ф. Тейлора, основу которой составляет принцип: «Дайте людям возможность больше зарабатывать, больше производить продукции».^[17].

Существует два основных подхода к исследованию мотивации. Теории содержания мотивации основное внимание уделяют тому, как группы потребностей оказывают влияние на поведение человека. Признанными концепциями являются теория иерархии потребностей Маслоу, теория ERG Альдерфера, теория двух групп факторов Герцберга и теория приобретенных потребностей МакКлелланда. Процесс мотивации раскрывается в теориях, пытающихся объяснить, почему люди готовы осуществлять определенные действия, затрачивая большие или меньшие усилия. Теория ожидания В.Врума, теория справедливости Адамса, теория партисипативного управления и др. объясняют, как следует воздействовать на людей, чтобы побуждать их к результативной работе. Самая известная теория содержания мотиваций разработана А. Маслоу и представлена на рис. 9.

Рис.9. Иерархия потребностей по А. Маслоу и удовлетворение в труде

Ричард Хэкман и Грег Олдхем выдвинули предположение, что сама структура работы способствуют возникновению внутренней мотивации, идея чего изображена на рис. 10^[18].

Рис. 10. Связь психологических состояний и характеристик работы.

Используя характеристики работы, можно подсчитать ее мотивационный потенциал (МП):

Поскольку организационная культура может являться мотивацией при совпадении ценностей сотрудника с ценностями компании, то приведем уровни организационной культуры по Э. Шейну^[19].

1) Артефакты —форма одежды, речевые обороты, символика

2) Провозглашаемые ценности - высказывания и действия членов организации, которые отражают общие ценности и убеждения.

3) Базовые представления — это основа культуры организации, которую ее члены могут не осознавать и считать непреложной.

Контроль – это процесс измерения фактически достигнутых результатов к планируемым, в соответствии с правилами и требованиями.

В процессе контроля различают три этапа:

1. Установка количественных и качественных целей. последние (например, моральный климат, сплоченность) измеряют косвенно, посредством экспертных оценок.
2. Измерение факта или достигнутых результатов по сравнению с планом и масштаба отклонений.
3. Действия. После анализа менеджер может скорректировать работу по направлениям: ничего не предпринимать, устранить отклонение, пересмотреть стандарты.

Важно разграничивать, что контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса, а проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса

Контроль можно разделить на предварительный, текущий и заключительный. Предварительный – производится на начальном этапе действий, чтобы определить достаточно ли ресурсов для начала рабочего процесса. Текущий контроль – производится в момент процесса, чтобы определить отклонения и внести корректировки. Заключительный– производится в завершении работы, чтобы определить степень отклонения и возможности предотвращения подобного инцидента. В процесс управления вносятся корректировки с учетом выявленных отклонений.

Поскольку контроль должен быть эффективен, приведем его характеристики по Ньюмену^[20]: ориентация на результаты, соответствие делу, своевременность, гибкость, простота, экономичность контроля.

Таким образом, понимание функций менеджмента эволюционирует от механистической в сторону повышения внимания именно к психологической составляющей функций менеджмента, повышения значимости личностных качеств менеджера отдельных работников, а также организационной культуры в эффективной реализации управленческих функций. Множество авторов выделяли различные функции системы менеджмента, однако можно выделить четыре основных: Планирование - Организация - Мотивация – Контроль.

Глава 2. Диагностика основных функций в системе менеджмента ООО «Акваарт»

2.1 Планирование и организация в ООО «Акваарт»

Aquaart является ведущим производителем и дистрибьютором на рынке сантехники с 700 сотрудниками в офисах в Германии, Польше, Китае, Литве и Украине. Компания работает на рынке B2B2C. Каналы дистибуции изображены на рис 11.

Рис. 11. Каналы дистрибуции в Акваарт

Главный бренд компании - АМ.РМ, это первый бренд в мире готовых, комплексных решений, созданных, чтобы удовлетворить самым взыскательным требованиям профессионалов. Потребителям предлагается 12 коллекций, помогающих создавать ванные комнаты, в трех ценовых сегментах. Товарные категории: смесители, аксессуары, фаянс (унитазы), велнесс (душевые кабины), мебель.

Миссия: «Создать мир, в котором ванная — самое важное место в доме»^[21] Нас объединяет общее желание получать и дарить удовольствие каждую секунду. Мы удивляем и вдохновляем всех, кто с нами. Мы самая модная компания в индустрии! Ценности: ответственность, оптимизм, креативность, открытость.

В компании планирование, в целом, соответствует теоретическим подходам и включает следующие пункты.

1. Анализ внешней и внутренней среды, возможностей и угроз –
2. Формулирование стратегических целей и миссии организации;
3. Разработка политик и процедур, устанавливающих стандарты и нормы действий работников;
4. Анализ и разработка оперативных планов для работы подразделений. Подразделения Акваарт изображены на рисунке 12, для каждого из них ставятся оперативные планы, которые касаются:

• исследования и разработки - создание инноваций и уникального дизайна ванны или адаптации для масс
• поставка - взаимодействие с европейскими заводами по компонентам и материалам в рамках каждой категории
• производство - AM.PM реализация идей: сборка, обеспечение качества
• продажи - отношения с клиентами премиальных продуктов и эконом DIY и правильное позиционирование.
• сервис - оперативное, полное и качественное выполнение гарантийных ремонтно-монтажных работ.

Рис. 12. Подразделения по цепочке создания ценности в Акваарт

1. Разработка среднесрочного плана и политик и процедур. Для каждого подразделения в Акваарт разработаны принципы, описанные ниже.

• Исследования и разработки – безопасное конструирование, отличный дизайн, умные технологии, материалы с повторной переработкой.
• Поставка - стандарты безопасности, эффективное использование ресурсов
• Производство - стандарты безопасности, перерабатываемые запчасти, длинный срок службы
• Логистика – экономные перевозки по мере возможности
• Продажи - торговый персонал дает полную информацию о продукте, продукция презентуется в необычных местах для wow эффекта
• Сервис - исполнение норм безопасности и профессиональных стандартов

Взаимосвязь планов (в частности бюджетов) на функциональном уровне видна через призму генерального бюджета, на рис. 7.

Рисунок 13 - Генеральный бюджет Акваарт

1. Периодическое текущее (постоянное) планирование.

На уровне, например, только департамента производства планирование включает: определение номенклатуры и ассортимента, сроков производства, объемов выпуска продукции, количества необходимого оборудования, технологической оснастки, численности работников по категориям, экономических показателей (себестоимости, прибыли, рентабельности), а также то, каким образом предприятие собирается достигать этих целей.

Больше всего функция планирования в Акваарт проявляется в ходе годового планирования. Принято Положение о процессе годового планирования, в котором используются обозначения:

Начало (вход) процесса

Окончание (выход) процесса

Функция – конкретное действие, которое должен выполнить участник процесса.

Событие - состояние, которое достигнуто при выполнении функции, либо при достижении его необходимо исполнение определенной функции.

Ветвление – логическое разделение процесса в результате выбора одного из значений условия

Детальный план с входами, выходами и исполнителями занимает 21 страницу, поэтому приведем Маркетинг план с входами и выходами как элемент годового планирования в Акваарт на рисунке 1.

Рис 14. Маркетинг-план как часть планов годового планирования в Акваарт

Обозначение УБ – это управление брендами, РК – региональные компании, ТК – товарные категории.

Организация. Организационная структура в Акваарт – матричная, с высоким уровнем поддержки дочерних обществ со стороны управляющей компании. Она представлена в приложении 3.

Вернемся к годовому планированию и рассмотрим должностных лиц, которые отвечают за реализацию каждого этапа планирования. Маркетинг план с исполнителями как элемент годового планирования в Акваарт на рисунке 14. Обозначение УБ – это управление брендами, РК – региональные компании, ТК – торговая категория.

Рис 15. Маркетинг-план с исполнителями как часть годового планирования

Также существуют таблицы согласования между различными должностными лицами. Таблица согласования финансовых расходов приведена в Приложении 3.

Помимо исполнителей и таблиц согласования, функция организации также реализуется с помощью регламентов. В Акваарт их множество:

• Регламент о кассовой и договорной дисциплине
• Регламент по финансовой деятельности
• Матрица отчетности
• Финансовая структура и правила бюджетирования
• Приказ о назначении ответственных за статьи бюджета
• Приказ нормы продаж
• Инструкция по начислению и контролю заработной платы
• Учет рабочего времени
• Конфедициальность - схема допуска к информации
• Приказ о командировках с нормативами
• Схема обработки брака
• Инструкция по инвентаризации
• Порядок продажи товаров сотрудникам компании по специальным ценам

Касательно работы с персоналом, которая также подразумевается как элемент функции «организация», то в Акваарт осуществляется учет кадров, прогнозирование персонала, развитие социальной инфраструктуры, условий труда. Однако адаптация сотрудников не проводится на должном уровне.

Таким образом, была дана характеристика функций «Планирование» и «Организация» в системе менеджмента ООО «Акваарт».