Файл: Основные функции в системе менеджмента (КОНКРЕТНЫЕ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА).pdf

Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

В настоящее время принято выделять три ключевых вида контроля, такие как предварительный, текущий и заключительный.

В свою очередь, предварительный контроль направлен на стандартизацию определенные процедур и правил. В основном он применителен к финансовым, трудовым и материальным ресурсам компании.

Текущий контроль сконцентрирован непосредственно на уже выполняемой работе, то есть когда процесс производства начат и роководитель следит за его добросовестным выполнением.

Заключительный контроль реализуется на стадии оконченных или выполненых работ.

Текущий и заключительный контроль находят свое применение в системе обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В результате нашего исследования, необходимо выделить три стадии по реализации контроля:

- выработка стандартов и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий [14, с.28-29] .

Первым этапом процесса контроля является установка стандартов, то есть конкретных, измеримых целей с временными границами. Для управления требуются стандарты в виде показателей эффективности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определены в процессе планирования.

На втором этапе сравнения показателей эффективности с указанными стандартами определяется шкала допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от указанных стандартов должны инициировать работу системы управления, в противном случае она станет неэкономичной и нестабильной.

Следующий этап - измерение результатов - обычно самый неприятный и дорогостоящий. Сравнивая результаты измерений с определенными стандартами, менеджер может определить, какие действия необходимо предпринять. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменения стандартов или невмешательства в работе системы. Чтобы контроль выполнял свою истинную задачу, то есть для достижения целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль эффективен, если он имеет стратегический характер, направлен на достижение конкретных результатов, своевременность, гибкость, простоту и экономичность. Когда организации осуществляют свою деятельность на внешних рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль в международном масштабе особенно затруднен из-за большого числа различных сфер деятельности и коммуникационных барьеров. Эффективность контроля может быть улучшена путем периодического проведения совещаний ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за рубежом. Особенно важно не налагать на иностранных менеджеров ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят [7, с.98-99].

На основании вышеизложенного, можно сказать, что контроль немаловажный фактор в системе менеджмента. С помощью данной функии специалисты во время выявляют проблемы возникающие в процессе производство и могут их скорректировать в нужном направлении, для достижения положительных результатов.

2.4. Мотивация

Планирование в организационном процессе играет немаловажную роль, так как на данной стадии руководство компании должно для себя решить, какие конкретные цели преследует эта компания, и кто должен быть задействован, при реализации данных целей. Руководитель должен выбрать тех людей, которые смогут реализовать его задумки, однако, для положительного конечного результата, ему необходимо прибегать к основным принципам мотивации.

Мотив – это побудительная причина, повод к деятельности [8, с.91]. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные и процессуальные. Существенные теории мотивации в первую очередь пытаются определить потребности, которые мотивируют людей действовать, особенно при определении объема и содержания работы. Чтобы понять смысл теории предметной и процедурной мотивации, нужно сначала понять смысл основных понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности — это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение — это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы. Теория мотивации представляет собой специальную область знаний, которая формировалась последовательно с начала 20 века.

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы [9, с.56-57].

Рассмотрим теорию Маслоу, который предложил иерархическую модель потребностей (рисунок 1).

Рисунок 1. Теория иерархии потребностей Абрамаха Маслоу

Как видно из представленной иерархической лестнице Маслоу выделяет пять основных типов потребностей (физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения), которые в свою очередь образуют иерархическую структуру определяющую поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере, частично потребности нижнего уровня. Однако эта иерархическая структура не является абсолютно жесткой и строгой. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей. Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Имеется три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера — Лоулера.

Теория ожиданий основывается на предположении, что человек направляет свои усилия на достижение какой-либо цели только тогда, когда будет уверен в большой вероятности удовлетворения за этот счет своих потребностей или достижения цели. Мотивация является функцией фактора ожидания «затраты труда – результаты», ожидания – «результаты –вознаграждение» и валентности (т.е. относительной степени удовлетворения). Наиболее эффективная мотивация достигается, когда люди верят, что их усилия обязательно позволят им достичь цели и приведут к получению особо ценного вознаграждения. Мотивация ослабевает, если вероятность успеха или ценность вознаграждения оценивается людьми невысоко.

В рамках теории справедливости предполагается, что люди подвергают субъективной оценке отношение вознаграждения к затраченным усилиям и сравнивают его с тем, что, как они считают, получили другие работники за аналогичную работу. Несправедливое, по их оценкам, вознаграждение приводит к возникновению психологического напряжения. В целом, если человек считает свой труд недооцененным, он будет уменьшать затрачиваемые усилия. Если же он считает свой труд переоцененным, то он, напротив, оставит объем затрачиваемых усилий на прежнем уровне или даже увеличит его.

Рисунок 2. Комплексная модель мотивации Портера — Лоулера

Получившая широкую поддержку модель Портера — Лоулера основывается на том, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. Результативность труда работника зависит от приложенных им усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено. Согласно модели Портера — Лоулера результативность труда продолжает удовлетворенность, а вовсе не наоборот, как считают сторонники теории человеческих отношений.

На основании вышеизложенного, необходимо отметить, что мотиважия является одной из ключевых функций менеджмента и всегда связана с процессом активации в себе и других к определенному виду деятельности, на основании формирования тех или иных мотивов поведения для достижения положительнойц конечной динамики.

2.5. Стимулирование

Такая функция в менеджменте, как стимулирование, является его неотъемлемой частью и представляет собой процесс побуждения груп людей занятых на производстве к деятельности, направленной на повышение достижений своего труда. [10, с.45].

Данная функция направлена на поощрение работника морального и материального характера, на основании его колличественного и качественного затраченного труда. При этой функции предполагается создание таких условий труда, при которых выработка работника будет более эффективной, нежелее ранее. В данной концепции стимулирование труда заключается в побуждении работника к труду, так как он сам осознает что может трудится лучше и приностить более эффективный результат, чем прежде, тем самым у работника появляется желание доказать себе и остальным, что он может выполнять работу более производительно. То есть, появившиеся желание у работника является его мотивом к более эффективному и производительному труду в процессе выполняемой им работы.

Конечно, стимулы безусловно побуждают человека к труду, однако применение только их мало эффективно для производительного труда. Сама концепция мотивов и стимулов, должна непосредственно основываться на определенной базе, то есть так называемом нормативном уровне трудовой деятельности. Если работник вступает в трудовые отношения, то тем самым предпологается выполнение им определенной работы в заранее оговоренные сроки и за определенное вознаграждение. На данном этапе функция стимулирования еще не предусмотрена. На данном этапе находится контролируемая деятельность и , как правило, работают мотивы, связанные напосредственно со страхом неисполнение вышеуказанных требований в работе.

Наказания, связанные с упушением финансовой выгоды принято выделять следующие: выплата вознаграждения не в полном объеме, либо вовсе разрым связывающих трудовых отношений. Каждый работник должен четко осознавать какая работа подлежит его исполнению, какое вознаграждение преследует, и какие санкции могут быть применены к работнику, в случае не исполнения или частичного исполнения вышеупомянутых работ.

Дисциплина, как правило, направлена на органичения свободы действий и включает в себя элементы принуждения. Но, не смотря на это, грань между стимулированием и контролем условно- подвижна, то есть если у работника имеется сильная мотивация, он сам себя будет контролировать и безукоризненно исполнять порученные ему задания. В данном случае, система стимулирования уже не носит административных либо правовых методов управления, но в тоже время и не отменяет их, так как данная система будет эффективно функционировать лишь в том случае, если органами управления осуществляет добросовестный контроль в той сфере, за которую оплачиваются денежные средства в полной мере. Главная цель, которую преследует функция стимулирования, это не только заставить человека выполнять определенную работу в общем, а именно побудить в нем желание делать ее более эффективно и производительно, что и преследуется трудовыми отношениями.

Все виды потребностей, удовлетворяющих стимулы, как правило разделяют на две группы, такие как внутренние и внешние. К внутренним стимулам относятся внутренние чувства человека, это непосредственно в первую очередь чувство самоуважения и чувство удовлетворенности от достигнутых результатов, ощущение эффективности и непременной значимости выполняемого того или иного труда. По другому они называются моральными стимулами.

К внешним стимулам работника отностся непосредственно вознаграждение, предоставляемое компанией за выполненую работу: заработная плата, служебный рост, премии различные льготы и поощрения и т.д. Условно говоря все внешние стимулы подразделяются на денежные стимулы и материально- социальные.

К материальному денежному стимулированию относятся деньги. Деньги выступают в качестве наиболее очевидного способа, используемого компаниями, для вознаграждения работников.

В качестве материально- социальных стимулов можно рассматривать такие, как:

- построение всех необходимых условий, которые могут повысить производительность труда. К данным условиям можно отнести следующие: благоприятную организацию рабочего места, обеспечение хорошей освещенности, темпа, режима труда и т.д;