Файл: Жизненный цикл и управление организации.pdf

Глава 2. Управление организацией

2.1 Функции управления организацией

Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который воплощается в действительность специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.

По-видимому, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции.

Таким образом, для выполнения той либо другой относительно простой работы необходимо заблаговременно определить, что необходимо в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и является функцией управления.

Всякая функция (теории управления) выступает как сфера действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом либо видом деятельности - совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

Основная особенность функций теории управления, определенная спецификой российской экономики, содержится в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды.

Функции управления владеют специфическим характером, особым содержанием и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Любая управленческая функция представляет собой процесс, так как состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления считается общей суммой всех функций.

Основные функции управления можно охарактеризовать как полнотой содержания, так и устойчивостью структуры, системностью, а также универсальностью использования в различных сферах деятельности.

Главная их особенность заключается в том, что любая основная функция управления представляет собой отдельный процесс по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал, а также его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической системы.

В теории управления различают следующие виды функций управления:

1. Функция планирования предполагает решение того, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь данных целей.

Целостного метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Так, стратегическим планированием (высший уровень) - считается попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основные составляющие организации.

На среднем уровне управления - занимаются тактическим планированием. Тактическое планирование, по сути, похоже со стратегическим планированием.

Планирование также осуществляется и на нижнем уровне организации. Такое планирование называется оперативным. Это - основа основ планирования.

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным, или же общим, планом, или же бизнес-планом функционирования организации.

С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации.

2. Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условии ее функционирования.

Это - процесс объединения людей и средств, которые необходимы для достижения поставленных организацией целей.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации:

* определение и детализации целей организации, которые были проявлены в ходе планирования;

* определение видов деятельности по достижении данных целей; * поручение различных задач индивидам и объединение их в управляемые рабочие группы или же подразделения;

- координация разнообразных видов деятельности, порученных каждой группе и т.д.

Таким образом, организация - это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

3. Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - большими возможностями. Следовательно, мотивировать сотрудников - это значит, затронуть их существенные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

4. Функция контроля. В конце концов, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Необходимо провести контроль.

Контроль обозначает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Отдельные организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную взаимосвязь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, а также реальными показателями деятельности организации.

Исходная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели управления.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования:

- эффективность контроля;

- эффект влияния на людей;

- выполнение задач контроля;

- определение границ контроля.

Различают следующие виды контроля:

- предварительный контроль;

- диагностический контроль;

- терапевтический контроль;

- текущий контроль;

- заключительный контроль.

Контроль как основная функция управления объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет) и др.

Однако функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией.

2.2 Процесс управления организацией

В настоящее время в управленческой мысли обширно распространен процессный подход к управлению. Данный подход рассматривает управление как процесс, который состоит из ряда определенных последовательных шагов - функций управления. Все функции управления взаимосвязаны, а значит, любая функция представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий.

Большинство людей планируют свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), дальше организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. То есть управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, которые называются функциями управления.

В социально-экономических системах понятие «функция» также широко применяется к системе в целом, объекту и субъекту управления, а также к отдельным подсистемам и видам деятельности. Функции занимают специальное место в системе менеджмента и играют основную роль в ее формировании. Функция как категория менеджмента характеризует существенный вид управленческой деятельности или же объективно необходимый вид отношений между людьми как области проявления сущности менеджмента.

Функция менеджмента как возможная область формирования управляющего воздействием предполагает осуществление непрерывных взаимосвязанных между собой действий по выработке средств и методов воздействия. Поэтому функция рассматривается как объективно необходимая область процесса управления, имеющего временную и пространственную определенность и конечную результативность.

Деление единичного процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные функции нужно при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели.

Концепция управленческого процесса применима ко всем типам организаций, поскольку процессный подход определяет только основные общие шаги при управлении и предоставляет возможность их использования.

Так как процесс управления представляется как совокупность действий, связанных с анализом ситуационных факторов окружающей среды управления, постановкой цели либо целей управления, то выполнение принятых решений и получение результатов управленческой деятельности считаются неотъемлемой частью процесса управления.

Управление организацией в целом надлежит рассматривать как процесс, состоящий из совокупности циклических действий, так как оно представляет собой не единовременное действие (цикл), а непрерывные и последовательные взаимосвязанные действия (циклы) по формированию и эффективному использованию управленческих ресурсов и возможностей организации для достижения конкретных результатов либо целей.

Концепция процесса управления содержит большое количество многообразных аспектов действий и операций. В то же время управление организацией не может быть пассивным и адаптивным - напротив, оно имеет такие активные действия, которые направленны на достижение требуемых результатов.

Таким образом, процесс управления состоит из трех составляющих: обнаружение и анализ ситуационных факторов воздействия на организацию, т.е. среда управления организацией; определение проблемной ситуации,

т.е. процесс воздействия на проблемную ситуацию.

2.3 Методы управления организацией

Исполнение функций и принципов управления реализовывается путем применения различных методов.

Методы управления - это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Все методы управления постоянно дополняют друг друга и находятся в неизменном динамическом равновесии.

Административные методы управления

Административные методы - это способ осуществления управленческих воздействий на персонал и основываются на власти, дисциплине и взысканиях.

Административные методы направлены на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определённой организации и др. Данные методы воздействия отличаются прямым характером воздействия: каждый регламентирующий или же административный акт подлежит обязательному исполнению.

Для административных методов свойственно их соответствие правовым нормам, действующим на поставленном уровне управления, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления.

Различают пять основных способов административного воздействия:

- организационные воздействия;

- распорядительные воздействия;

- материальная ответственность и взыскания;

- дисциплинарная ответственность и взыскания;

- административная ответственность.

Организационные воздействия основываются на подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала конкретного предприятия. К ним относятся устав предприятия или же организации, коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом, Правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или же поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путём прямого административного регулирования. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, инструкции и др.

Материальная ответственность и взыскания.

Материальная ответственность работников проявляется в их обязанности возместить ущерб, причинённый виновным действием или же бездействию предприятию, на котором они работают. Материальная ответственность может быть полной и ограниченной, индивидуальной и коллективной.

Дисциплинарная ответственность и взыскания применяются в случае нарушения трудового законодательства, когда располагает дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное неисполнение или же ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работником.

Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности необходимо наличие трех условий: