Файл: Проектный контроллинг ( ОАО «Светлогорский хлебозавод» ).pdf
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 37
Скачиваний: 0
Сотрудники отдела управления проектами выполняют функции контроллеров процессов. Они связывают исполнительные подразделения с руководством.
Для контроля финансовой и исполнительной составляющих проектов воспользовались системой ведения проектов в форме паспорта сделки (ПС). Его оформляет менеджер проекта. ПС - базовый документ финансового и функционального контроля, состоящий из двух частей. Одна согласовывается с исполнительными подразделениями, другая утверждается финансовым директором и руководителем организации или его первым заместителем.
Паспорт сделки бывает двух видов: с доходной (собственно ПС) и затратной частью - паспорт затрат (ПЗ), необходимый для продолжения проектов после истечения срока основного договора. ПС содержит подробную информацию о проекте. Основная информация включает в себя сведения о расходах, доходах (прибыль, маржа от реализации проекта), хронологию, историю проекта (предыдущие паспорта сделки), исполнение (входы и выходы проекта, его этапы), данные об участниках проекта, о долях их участия в проекте и взаимодействии. При составлении ПС используется разработанный в компании классификатор видов работ. Это база данных, содержащая расшифровки по видам деятельности кодов проектов, к которым привязаны нормативы времени (нормо-часы) и расценки работ.
Как показал опыт работы, применение методик управления проектами позволяет качественно организовать выполнение проекта. При этом сроки выполнения можно сократить на 30%, а затраты на 15%. к сведению.
Управление проектами - совокупность взаимосвязанных процессов. Проект состоит из процессов. Процесс - совокупность действий, приносящая результат. Процессы управления проектами могут быть разделены на несколько основных групп, реализующих различные функции управления: процессы инициации и планирования - принятие решения о начале выполнения проекта, постановка целей и задач, выяснение внешнего окружения и заинтересованных лиц проекта, составление планов управления, определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения; процессы исполнения - координация занятых в проекте специалистов, ресурсов, материалов; процессы управления и мониторинга - постоянный контроль исполнения проекта и в случае необходимости оперативное осуществление корректирующих действий, направленных на снижение влияния негативных отклонений; процессы завершения - установление процесса передачи результата покупателю и оформления всех необходимых документов.
Глава 3. Выводы и рекомендации по результатам оценки системы контролинга управления проектами
Успех стратегии антикризисного управления во многом зависит от того, удалось ли руководству фирмы своевременно обнаружить возникновение исходного события, с которого начинается движение к кризисному переломному состоянию фирмы. Раннее обнаружение таких событий возможно лишь в том случае, если аналитические службы фирмы ведут постоянное слежение за множеством сигналов, поступающих из внешней среды, а также сигналов о состоянии процессов, протекающих в самой фирме.
Причины недостаточной эффективности контролллинга многочисленны и трудно устранимы. Однако существуют различные направления совершенствования контроля.
Для осуществления качественного контроля и достижения определенных целей в контрольной деятельности необходимо проводить в ОАО «Светлогорский хлебозавод» постоянную аналитическую работу и не на конечной стадии контроля, а в процессе выполнения планов. Это необходимо для того, чтобы помочь успешному осуществлению задач, предупредить возможные ошибки и недостатки.
Задача контроля состоит в выполнении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставления его с намеченными целями, оценка ситуации и предложении при необходимости корректирующих мер. При помощи анализа можно заблаговременно выявить причины отклонений, предупредить срывы, обнаружить неиспользованные возможности и резервы. Необходим новый подход к осуществлению контроля в ОАО «Светлогорский хлебозавод». Чтобы контроль осуществлялся не за сроками решений, а проводился конструктивный детальный анализ. Главный смысл использования различных форм контроля состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, помочь успешному осуществлению задач, предупредить ошибки и недостатки.
Для совершенствования контроллинга необходимо ввести управленческий учет.
Управленческий учет - это новый вид деятельности в системе управления. Его цель - обеспечение управленческого звена предприятия информацией оперативного и финансового учета, необходимой для анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, принятия на этой основе оптимальных управленческих решений и контроля за их реализацией.
С развитием технических средств информационного обеспечения управленческой деятельности, компьютерной сети, телекоммуникаций стало возможным, с одной стороны, накапливать базы данных внутрифирменной информации, а с другой, - получать незамедлительно всю необходимую для оперативной деятельности информацию и использовать ее в процессе управления. Если раньше внутрифирменная система информации ориентировалась в основном на внешних пользователей, то в современных условиях она выполняет прежде всего задачи обеспечения эффективного функционирования предприятия.
Управленческий учет тесно связан с другими функциями управления и прежде всего с планированием. Планирование - исходный пункт управленческого цикла - при определении целей и задач финансово-хозяйственной деятельности опирается на анализ экономической информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия в прошлый, текущий и будущий периоды. Система учета призвана обеспечить сбор, хранение, обобщение необходимой для экономического анализа информации.
Внедрение управленческого учета в ОАО «Светлогорский хлебозавод» позволит руководителям подразделений получать все необходимые сведения каждый день, а бухгалтерам в конце месяца - все данные, которые требуются для составления бухгалтерской и налоговой отчетности. Обеспечение руководства всех уровней достоверной и своевременной информацией для принятия решений - это одна из основных функций управленческого учета.
Система управленческого учета и отчетности предоставляет информацию как для внутреннего контроля и принятия управленческих решений, так и для удовлетворения интересов внешних пользователей информации.
К совершенствованию контроллинга в ОАО «Светлогорский хлебозавод» можно отнести создание высокой организационной культуры.
Организационная культура - это система убеждений, норм поведения, установок и ценностей, которые являются теми неписанными правилами, определяющими, как должны работать и вести себя люди в данной организации.
Высокая организационная культура способствует тому, что организация выступает сильной устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Если сотрудники хорошо осведомлены об истории организации, серьезно и с уважением относятся к правилам, ритуалам и организационным символам, следовательно организация обладает сильной организационной культурой.
ОАО «Светлогорский хлебозавод» будет добиваться стабильности и эффективности деятельности, если культура организации адекватна применяемой технологии. Регулярные формализованные (рутинные) технологические процессы обеспечат стабильность и эффективность организации, когда культура организации акцентирует внимание на централизации в принятии решений и сдерживает (ограничивает) индивидуальную инициативу. Нерегулярные технологии эффективны, когда они «наполняются» культурой организации, которая поддерживает индивидуальную инициативу и ослабляет контроль.
Обеспеченность контроллинга в системе управления всеми необходимыми сведениями во многом зависит от соблюдения принципа адресности информации. Данный подход к информационному обеспечению контроллинга деятельности ОАО «Светлогорский хлебозавод» служит важным условием устранения избыточности или недостатка информации у ее пользователей. Для успешного выполнения этой задачи необходимо, прежде всего, определение иерархической последовательности контроля по уровням управления и установление для каждого из этих уровней границ его ведения. Порядок решения данного вопроса в ОАО «Светлогорский хлебозавод» показан в таблице 3.1.
Наиболее свободный доступ к информации в процессе контроля имеют собственники и руководитель ОАО «Светлогорский хлебозавод». Однако информация поступает им, как правило, в обобщенном виде. Хотя при необходимости не исключена возможность получения ими и детализированных данных.
Заместители руководителя предприятия получают сведения в пределах выполняемых ими функций, причем тоже в обобщенной форме. В случае возникновения неблагоприятных событий по контролируемым ими функциям им должна предоставляться более развернутая информация.
Максимально свободный доступ к информации в ходе контроля имеют работники управленческой бухгалтерии, которые заинтересованы в получении самой разнообразной информации, что обуславливает необходимость всемерного развития информационной модели управленческого учета.
Таблица 3.1 - Последовательность и границы контроллинга по уровням управления
|
Уровни управления субъекта контроля |
Субъект контроля |
Граница контроля |
|
I |
Собственники предприятия |
Все сферы деятельности |
|
II |
Руководитель предприятия |
Все сферы деятельности |
|
III |
Заместители руководителя предприятия |
В пределах выполняемых функций |
|
IV |
Финансовая и управленческая и бухгалтерия |
Все сферы деятельности |
|
V |
Прочие экономические службы и технические отделы |
В пределах выполняемых функций |
|
VI |
Начальники цехов |
В пределах подразделения |
|
VII |
Начальники участков |
В пределах подразделения |
|
VIII |
Бригадиры |
В пределах бригады |
|
IX |
Исполнители работ |
В пределах выполняемых работ |
По мере снижения уровня управления степень детализации информации используемой в процессе контроля должна повышаться. В наиболее детализированном виде она формируется по конкретным исполнителям работ.
Важное значение для развития информационных возможностей управленческого контроля имеет его автоматизация. В этих целях должны использоваться самые современные программные продукты, адаптированные к специфике работы российских предприятий горной промышленности. Только в этом случае контроль деятельности ОАО «Светлогорский хлебозавод», базирующийся на информации полученной в автоматизированном режиме, будет наиболее эффективным.
При обучении кадров большое внимание в настоящее время в ОАО «Светлогорский хлебозавод» уделяется так называемым корпоративным системам, т.е. комплексным информационным системам управления предприятием.
Задача комплексной системы заключается в том, чтобы упорядочить информационные потоки, предоставить эффективный доступ к данным менеджерам всех уровней для принятия мотивированных управленческих решений.
Внедрение комплексной информационной системы в ОАО «Светлогорский хлебозавод» способствует достижению информационной «прозрачности» для руководства предприятия, охватывающей все подразделения, в режиме реального времени. Находясь на своем рабочем месте, управляющие получают необходимую информацию по новым изделиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др. Именно достоверная информация о положении дел на предприятии в текущий момент помогает руководству принимать эффективные управленческие решения. А значит, внедрение системы способствует построению рациональной схемы управления предприятием.
Таким образом, несмотря на высокоорганизованный контроль исполнения в ОАО «Светлогорский хлебозавод» возникают некоторые проблемы, основными из которых являются: отсутствие информации при принятии решений; не в полном объеме используются аспекты корпоративной культуры, такие как характер коммуникаций и степень координации; отсутствие компьютерных программ в некоторых подразделениях комбината, позволяющих намного быстрее осуществлять некоторые виды работ; смена существующих кадровых ресурсов на менее компетентные; нежелание руководителя делегировать полномочия подчиненным; делегирование обязанностей подчиненному, не компетентному в данном вопросе; отсутствие потенциального функционального замещения; отсутствие документального подтверждения выполнения контрольной работы. Причины недостаточной эффективности контроля многочисленны и трудно устранимы. Однако существуют направления совершенствования контроля, основными из которых являются: внедрение управленческого учета, внедрение информационно-управляющих систем и комплексных систем управления предприятием, создание высокой организационной культуры, введение должности директора по управлению знаниями. Это позволит руководителям подразделений предприятия получать достоверную и своевременную информацию для принятия эффективных управленческих решений, знания помогут персоналу улучшить результаты работы, обеспечить профессиональный рост.
