Файл: Содержание Профессиональные компетенции 2 мдк 01. 01 Документационное обеспечение управления 4.docx

Содержание

---

Профессиональные компетенции

Профессиональные компетенции (ПК):

ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.

ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.

ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.

ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.

ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.

МДК 01.01 «Документационное обеспечение управления»

1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу делопроизводственных служб в организации (Федеральные законы, правила, положения, методические рекомендации). Обязательно необходимо обратить внимание на наличие инструкции по делопроизводству в организации. После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по делопроизводству по следующему плану:

- наименование организации, наличие служб делопроизводства;

- основные виды нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты;

- рекомендации по пополнению нормативной базы;
Я проходила практику в МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО в отделе комплектования и делопроизводства.

Основными нормативными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства в МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО являются:

---

• 
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования".
  

В МБУК «ЦБС» НГО разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

• 
  Устав об МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
  
• 
  Организационная структура и списочный состав МБУК «ЦБС» НГО
  
• 
  Приказ о распределении обязанностей между директором МБУК «ЦБС» НГО и его заместителями.
  

Структурные подразделения МБУК «ЦБС» НГО осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников МБУК «ЦБС» НГО и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В уставе МБУК «ЦБС» НГО зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.

Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.

К распорядительным документам МБУК «ЦБС» НГО относятся:

• 
  приказы по организационным вопросам;
  
• 
  приказы об утверждении в Обществе штатного расписания;
  
• 
  приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
  

В организации функционируют следующие системы документации:

1. 
   Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации МБУК «ЦБС» НГО. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.
   

---

К организационно-правовым относятся:

• 
  устав (регулирует деятельность МБУК «ЦБС» НГО, определяет ее права и обязанности);
  
• 
  штатное расписание;
  
• 
  должностные инструкции.
  

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие МБУК «ЦБС» НГО : решение, приказ, распоряжение и др.

2. 
   Информационно-справочная подсистема включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки.
   
3. 
   Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности МБУК «ЦБС» НГО за определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад.
   
4. 
   Система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.
   

Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в МБУК «ЦБС» НГО», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.

К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание инструкции по делопроизводству, как основного нормативного документа, регламентирующего документационное обеспечение управление Общества.

---

2.Анализ положения об отделе делопроизводства.

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться с положением об отделе делопроизводства.

В отчете необходимо перечислить функции отдела, количество штатных сотрудников, дать оценку, выполняемых ими задач.

Если в организации нет отдела делопроизводства, необходимо указать, на кого из сотрудников учреждения возложены обязанности делопроизводителя и организации документооборота. В этом случае необходимо, проанализировав должностную инструкцию этого специалиста, указать его функционал.
Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в МБУК «ЦБС» НГО

Документационное оформление и контроль над исполнением решений; на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов МБУК «ЦБС» НГО практического назначения, отбор, учет, использование и подготовку к передаче на государственное хранение.

Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:

• 
  организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности МБУК «ЦБС» НГО;
  
• 
  постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях МБУК «ЦБС» НГО;
  
• 
  оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в МБУК «ЦБС» НГО и структурных подразделениях;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования в МБУК «ЦБС» НГО;
  
• 
  построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив.
  

Функции Отдела

группа делопроизводства:

• 
  первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;
  
• 
  отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
  
• 
  регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота;
  
• 
  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
  
• 
  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;
  
• 
  регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора;
  
• 
  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
  
• 
  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок;
  
• 
  регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
  
• 
  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
  
• 
  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений директора;
  
• 
  разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.);
  
• 
  учетно-справочная работа по документам;
  
• 
  работа по распределению подписных изданий;
  
• 
  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
  
• 
  разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений;
  
• 
  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям организации, при разработке номенклатуры дел;
  
• 
  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
  
• 
  разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;
  
• 
  организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела;
  
• 
  контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями организации;
  
• 
  заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива организации и т.д.;
  
• 
  участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб организации по делопроизводству и документообороту;
  
• 
  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;
  
• 
  разработка (с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
  
• 
  подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;
  
• 
  подготовка дел для сдачи в Архив.
  

---