Файл: Эффективная проектная команда (Теоретические аспекты эффективной проектной команды).pdf

Содержание:

Введение

Актуальность работы. В мировой практике разработка проектов, основанная на научных методах, поставлена на поток.

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами связывают с крупными проектами. Однако, даже в организациях, ориентированных на серийное производство, реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов.

Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонентов всей системы управления организацией.

Для управления любым проектом на период его осуществления создается специфическая временная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта.

Командная работа, создание команды, работа в команде, построение команды на протяжении последних нескольких десятилетий эти слова стали наиболее часто употребляться для описания необходимых перемен в бизнесе и производстве.

Какие-то руководители достигли больших успехов в создании эффективно работающих команд, а кому-то довольно сложно перейти от теории к практическому применению концепции команды. Даже руководители компаний, менеджеры и сотрудники, придерживающиеся командного подхода в работе, затрудняются выделить определяющие факторы, которые способствуют созданию эффективной команды.

Объект работы - проектные команды.

Предмет работы- эффективность команды проекта.

Цель работы – изучить понятие проектной команды.

Задачи работы заключаются в следующем:

1)рассмотреть понятие проектной команды;

2)рассмотреть классификацию проектных команд, признаки и подходы к формированию команды проекта;

3)рассмотреть критерии эффективности команды проекта.

В процессе выполнения работы были использованы статистические методы, а также методы сравнения, наблюдения, сравнения, обобщения.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

1. Теоретические аспекты эффективной проектной команды

1.1. Понятие проектной команды

Проект как форма организации деятельности предусматривает такое явление, как командная работа. Каждый участник проекта решает индивидуальные задачи, которые ставит менеджер проекта, но есть задачи, которое могут быть решены исключительно в коллективном взаимодействии. Даже элементарная декомпозиция ключевой проектной задачи полноценно производится в коллективном творчестве.

Сущность проектов предполагает коллективную работу над его реализацией. Группа людей объединяется во временной структуре, каждый член которой принимает на себя ответственность за конкретные результаты. Но не каждое объединение ответственных ресурсов задач становится командой. И далеко не все участники проекта входят в ее состав.

Следует понимать, почему не все участники проекта действуют как сплоченная команда проекта, объединяя усилия в групповом решении задачи. Несмотря на единство интересов в команде, важно, чтобы ни один исполнитель не растерял индивидуальной ответственности за вверенный участок работ. В интересах проекта есть потребность в независимости отдельных участников от других. Часто в том, чтобы включать определенные роли и функции в циклы коллегиальных взаимодействий, нет необходимости. Одновременно с этим, команда – это достаточно эффективная и компактная проектная группа[10].

Команда проекта – это инструмент, позволяющий управлять проектом и достигать его целей, по причине чего любых ее дисфункций нужно стремиться избегать.

Проектная команда - это группа взаимозависимых работников, объединенных для выполнения проекта или специального задания.

Целевая команда, называемая также комитетом, - это группа взаимозависимых работников, которые трудятся вместе для всестороннего изучения проблемы и выработки рекомендаций по ее разрешению.

В некоторых аспектах проектные и целевые команды схожи.

Они работают в условиях цейтнота и существуют только до окончания проекта или задания, а затем расформировываются.

Зачастую они многофункциональны, то есть состоят из специалистов различных профессий, чьи опыт и квалификация необходимы для решения поставленной задачи.

У членов команды в большинстве случаев есть свои повседневные обязанности, а работа в проектных и целевых командах - дополнительная нагрузка. В некоторых компаниях специалисты работают исключительно в проектных командах.

Необходимо отметить, что, члены целевой команды несут двойную рабочую нагрузку. Их приоритеты отличаются, им приходится выполнять задания, которые могут быть им не по душе. А у руководителя команды часто нет власти над сотрудниками. Эти факторы значительно осложняют задачу руководителя проектной или целевой команды.

Но, несмотря на все сложности, проектные и целевые команды все шире используются в организациях, поскольку лишь с помощью работающих сообща специалистов в различных видах деятельности можно изучить и решить сложные многоаспектные проблемы, возникающие в современном бизнесе[1,c.247].

Рассмотрим состав команды.

Для осуществления всех работ по проекту и реализации проекта в целом в обязательном порядке необходима слаженная и эффективная команда, а также участники процесса – лица (физические и/или юридические), вовлеченные в осуществление задумки, или же те, кто может быть затронут по мере выполнения работ.

Участники процесса делятся на три группы, в зависимости от вовлеченности:

Основная команда – специалисты и/или организации, напрямую задействованные в реализации проекта и контактирующие друг с другом

Расширенная команда – специалисты и/или организации, содействующие основной команде (напрямую в работе не задействованы)

Заинтересованные лица – люди и/или организации, способные повлиять на членов основной и расширенной команд и процесс осуществления проекта (напрямую с членами команд не сотрудничают)

От участников проекта зависит воплощение замысла в жизнь. В большинстве случаев участниками проекта являются:

-Заказчик – лицо, заинтересованное в реализации проекта и его целей. Он определяет главные требования к результатам проекта, финансирует работы, заключает контракты с исполнителем. Также он проводит промежуточную оценку проводимых и проведенных работ.

Если проект инициировала какая-то организация, могут быть еще и инициатор, и спонсор (куратор) проекта:

-Инициатор проекта – сотрудник компании, выявляющий потребность в проекте и вносящий предложение о его инициации

-Куратор проекта – сотрудник компании, курирующий проект от ее лица и обеспечивающий поддержку и контроль выполнения задач (именно куратор отвечает за достижение основных целей проекта)

Помимо прочего, исходя их вида, типа, размера и сложности проекта, среди его участников могут быть:

-Инвестор – лицо, вкладывающее денежные средства

-Контрактор – лицо, взаимодействующее с заказчиком и отвечающее за выполнение работ по контракту

-Субконтрактор – лицо, взаимодействующее с контрактором или вышестоящим субконтрактором и ответственное за выполнение работ в соответствии с контрактом

-Поставщики-субконтракторы – лица, поставляющие транспорт, оборудование, материалы и т.д.

-Органы власти – стороны, отвечающие за выдвижение и поддержку экологических, социальных и прочих требований, связанных с работами по проекту

Конечные потребители – лица, приобретающие и/или использующие результаты проекта, устанавливающие требования к конечному продукту и формирующие на него спрос[6,c.104].

Менеджер проекта и его обязанности.

Менеджер проекта – человек, ответственный за управление проектом, достижение целей, обусловленных бюджетом, сроками и требованиями к качеству. Он должен обеспечивать также и управление проектной командой. А в зависимости от масштаба проекта, руководитель может получать помощь от команды поддержки (проектного офиса), если таковая имеется, и куратора.

Более предметно рассмотрим обязанности проект-менеджера. К их числу относятся:

-Создание рабочих условий для команды проекта и обеспечение атмосферы для ее продуктивной работы.

-Выполнение организационных функций и умелое использование предоставляемых полномочий.

-Предупреждение проблем и успешное их решение как внутри команды, так и вне ее.

-Анализ результатов проекта и извлечение уроков с целью последующего применения опыта.

-Распределение ролей и ответственности среди членов команды

-Планирование проекта и привлечение необходимых для этого ресурсов.

-Отслеживание проекта.

-Контроль развития проектного менеджмента, выявление новых подходов и их внедрение в практику.

-Управление приоритетами, выявление рисков и управление рисками.

-Привлечение заказчика к активной работе и обеспечение требуемого уровня его участия.

-Своевременное предупреждение конфликтов.

-Предотвращение затягивания принятия важных решений.

-Обеспечение участников проекта актуальной информацией.

-Контроль изменений в ходе проектных работ.

-Содействие конструктивному взаимодействию членов команды.

Важно заметить, что успех всех действий руководителя проекта во многом зависит от его лидерских качеств и его соответствия определенным требованиям. Рассмотрим данные требования.

-Создание рабочих условий для команды проекта и обеспечение атмосферы для ее продуктивной работы.

-Выполнение организационных функций и умелое использование предоставляемых полномочий.

-Предупреждение проблем и успешное их решение как внутри команды, так и вне ее.

-Анализ результатов проекта и извлечение уроков с целью последующего применения опыта.

-Распределение ролей и ответственности среди членов команды.

-Планирование проекта и привлечение необходимых для этого ресурсов.

-Отслеживание проекта.

-Контроль развития проектного менеджмента, выявление новых подходов и их внедрение в практику.

-Управление приоритетами, выявление рисков и управление рисками.

-Привлечение заказчика к активной работе и обеспечение требуемого уровня его участия.

-Своевременное предупреждение конфликтов.

-Предотвращение затягивания принятия важных решений.

-Обеспечение участников проекта актуальной информацией.

-Контроль изменений в ходе проектных работ.

-Содействие конструктивному взаимодействию членов команды.

Важно заметить, что успех всех действий руководителя проекта во многом зависит от его лидерских качеств и его соответствия определенным требованиям[8].

1.2. Классификация проектных команд

Условно можно определить четыре вида Команд (групп), классифицированных по содержанию их работы, которые наиболее часто формируются в явном или неявном виде в практической деятельности предприятий.

1. Команды, которые создают что-нибудь новое для организации или делают работу, ранее не осуществлявшуюся.

Команды проекта (проектные Команды) полностью попадают в эту группу. Они носят временный характер, который определяется сущностью проекта как временной специфической организационной формой достижения целей и решения уникальных задач.

2. Команды (группы), которые имеют дело с проблемами, целями и задачами на предприятии через анализ, контроль и рекомендации.