Файл: Договоры и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «МИЛЛИОН ДЕТАЛЕЙ»).pdf

2.2 ЭФФЕКТИВНАЯ ДОГОВОРНАЯ РАБОТА С КОНТРАГЕНТАМИ КОМПАНИИ

В ООО «Миллион деталей» построена эффективная система договорной работы с контрагентами компании. Основную роль в этой системе играет юридический отдел, которым разработан ряд регламентов, предусматривающих системный подход к организации договорной работы на всех ее стадиях. Внутренними документами по договорной работе являются:

• «Порядок проверки контрагентов ООО «Миллион деталей»» (вторая редакция), утвержденный Генеральным директором от
  15.01.2017 г.).
• «Регламент предоставления оптовых цен и специальных скидок», утвержденный Генеральным директором от 01.12.2019 г.
• «Положение о закупках ООО «Миллион деталей»» (вторая редакция), утвержденное Генеральным директором от 15.01.2017 г.
• «Положение о порядке заключения, исполнения и расторжения договоров ООО «Миллион деталей»» (вторая редакция), утвержденное Генеральным директором от 15.01.2017 г.
• «Порядок ведения претензионной работы в ООО «Миллион деталей», утвержденный Генеральным директором от 10.01.2015 г.

В целях реализации принципа согласованности и принципа разделения труда за каждым структурным подразделением, непосредственно участвующем в договорной работе, закреплены свои функции, которые позволяют отделам эффективно взаимодействовать между собой в процессе заключения новых договоров и контроля исполнения текущих договоров.

Кроме указанных выше внутренних локально-нормативных актов, непосредственно относящихся к договорной работе, в ООО «Миллион деталей» разработаны типовые договоры, предусматривающие практически все возможные сценарии для их заключения. Основные взаимоотношения с контрагентами предусматривают два их типа – разовые и длящиеся.

Разовые договорные отношения предусматривают каждый раз заключение нового договора, независимо от того, что с данным контрагентом компания работает на протяжении многих лет. При заключении разового договора с известным для компании клиентом, организация не осуществляет полную проверку контрагента, а запрашивает у него лишь официальное письмо о том, что никаких изменений в учредительных документах и банковских реквизитах в течение последних 10 дней не производилось. В случае заключения разового договора с новым контрагентом, производится его полная проверка в соответствии с «Порядок проверки контрагентов ООО «Миллион деталей»». В этом случае используется разработанный шаблон разового договора.

Образец разового договора может представлять собой бланк заказа с общими условиями для всех контрагентов. Кроме общих условий разовый договор содержит срок, наименование товара, стоимость и порядок оплаты товара.

Контрагенты компании, работающие по длящимся договорам, это, как правило, многолетние партнеры, с которыми ООО «Миллион деталей» работает по рамочным договорам в зависимости от типа: договоры поставки, договоры купли-продажи. Рамочные договоры компании содержат лишь общую договоренность или условия ведения договорной деятельности. Во исполнение рамочных договоров с контрагентами заключаются автономные договоры, в которых фиксируются существенные условия купли-продажи, либо поставки, в зависимости от типа договора.

Наличие разработанных в ООО «Миллион деталей» образцов/шаблонов основных договоров, заключаемых организацией, позволяет оперативно дополнять и менять их в зависимости от тех или иных обстоятельств и конкретных договоренностей сторон. При этом такая работа не создает для общества дополнительных операционных или юридических рисков, исключает бюрократические проволочки и затягивания процесса оформления договорных отношений с контрагентами.

Оценивая договорную работу в ООО «Миллион деталей» по критерию гибкости договорных отношений, можно сказать о следующем. В организации, как правило, до 80% договоров заключается на своих условиях по типовой форме. Порядка 20% договоров – это договоры, инициируемые отделом закупок, по оптовым закупкам запчастей для последующей реализации. Эти договоры, чаще всего заключаются на условиях контрагента.

Так как ООО «Миллион деталей» является сертифицированным партнером производителей NiBK, SAKURA, MILES, KAYABA, FILTRON, MOTUL, CASTROL, DETROIL, FANFARO, LAVR, то договоры с указанными производителями, предусматривающие особые привилегии для ООО «Миллион деталей» заключены на условиях данных компаний. Для сохранения своих ценовых привилегий и в целях повышения внутренней эффективности в организации налажена процедура отслеживания выполнения обязательств по дилерским договорам.

Кроме того, к договорам, заключаемым на условиях контрагента относятся договоры поставки масел и автомобильной химии, заключаемые на электронных площадках, путем участия ООО «Миллион деталей» в конкурсах крупных компаний. Как правило, подавая заявку на участие в том или ином конкурсе на заключение договора поставки, поставщик принимает условия договора контрагента.

Во всех иных случаях ООО «Миллион деталей» предлагает своим контрагентам свои условия купли-продажи или поставки. Принятая в организации договорная политика четко определяет, какие типы договоров признаются заключаемыми на своих условиях. Это существенно помогает подразделениям компании, например, отделу продаж, оперативно заключать договоры с контрагентами, исключая участие юридического отдела, при условии сохранения 80% условий типового шаблона договора. Кроме того, заключение типовых договоров значительно ускоряет сроки преддоговорного переговорного процесса, а чаще всего вообще исключает переговорный процесс как отдельную стадию из договорной работы.

Рассматривая структуру шаблонов типовых договоров, можно готовить о том, что около 30% в ней занимают стандартные условия; 15% - термины и определения; 25% - юридические риски; 25-30% особые условия. Для удобства работы юридическим отделом компании разработано несколько вариантов взаимозаменяемых положений, в основном касающихся:

• порядка оплаты. В «Положении о порядке заключения, исполнения и расторжения договоров ООО «Миллион деталей»» для всех контрагентов предусмотрена предоплата в размере 50% от общей стоимости договора. Для контрагентов, с которыми установлены долгосрочные связи (более 5 лет подряд) заключены рамочные договоры, возможна предоплата в размере 30% от общей стоимости договора. Для контрагентов, сотрудничающих с ООО «Миллион деталей» на протяжении 10 лет подряд возможно заключение договоров поставки/купли-продажи на условиях 10% предоплаты.
• порядка и сроков поставки.

Наличие возможности выбора взаимозаменяемого варианта условий, также оптимизирует сроки заключения договоров.

Кроме того, еще одним инструментом реализации эффективной договорной работы с контрагентами является внедренная в организации программа 1С. Каждый договор, заключаемый организацией, проходит согласование в системе 1С. С одной стороны, это обеспечивает реализацию принципа разделения труда и принципа согласованности, с другой – гарантирует дополнительный контроль договорного процесса со стороны всех уполномоченных подразделений компании. Данная система дает возможность отследить своевременность согласования всеми подразделениями конкретного договора, а также внесения корректировок или замечаний в согласуемый проект договора. Как правило, с учетом наличия в ООО «Миллион деталей» утвержденных типовых шаблонов договоров и наличия вариантов положений по оплате/срокам и условиям поставки, процедура согласования в 1С является скорее контрольной.

Все типовые договоры, предусмотренные в организации, содержатся в базе договоров с общим доступом для всех исполнителей, задействованных в договорном процессе подразделений. «Положение о порядке заключения, исполнения и расторжения договоров ООО «Миллион деталей»» (далее – Положение) содержит прямые указания о том, когда и какой типовой договор использовать. Это позволяет достичь единообразия при заключении практически любых договоров в рамках данной организации. Данный инструмент дает возможность делегировать исполнителям полномочия по заключению договоров в соответствии с принятой в компании корпоративной политикой.

Кроме того, Положение предусматривает особые случаи, в которых возможно применение тех или иных вариантов положений по размеру авансового платежа, а также вариантов положений по срокам и условиям поставки.

2.3. ОСОБЫЕ ПРИВИЛЕГИИ ДЛЯ КОНТРАГЕНТОВ

В дополнение к Положению, в организации разработан «Регламент предоставления оптовых цен и специальных скидок» (далее – Регламент), который применяется в договорной работе при определении возможных ценовых преференций для контрагентов.

По Регламенту для контрагентов компании предусмотрено 2 уровня скидок:

Основная скидка для оптовиков

Дополнительная скидка для оптовиков

• Опт с доставкой — доставка силами компании до адреса оптового покупателя по городам РФ – дополнительная скидка 7%;
• Опт самовывозом — дополнительная скидка 10% для оптовых покупателей, самостоятельно забирающих детали в пунктах выдачи в городах: Москва, Санкт-Петербург, Казань, Альметьевск, Уфа, Пермь, Самара, Пенза, Ижевск.

Для контрагентов компании есть возможность заключения последними договора через интернет-магазин ООО «Миллион деталей». В этом случае, договор может быть заключен только при условии 100% предоплаты при двух вариантах поставки либо опт с доставкой, либо опт с самовывозом. В этом случае подразделения компании не участвуют в согласовании таких договоров через 1С. Это шаблоны договоров-присоединения, согласно которым внесение в них каких-либо изменений невозможно.

Для заключения такого договора необходимо завести личный кабинет на сайте ООО «Миллион деталей». Для того чтобы стать клиентом компании, необходимо пройти простую процедуру регистрации на сайте, заполнив специальную анкету, где необходимо указать планирует ли клиент оптовые или розничные закупки. После этого клиент через личный кабинет получает доступ к онлайн каталогам запчастей, где после выбора необходимых деталей или автохимии, можно заключить один из двух вариантов типовых договоров поставки, получив скидку в зависимости от общей цены покупки и варианта доставки. Скидки для клиентов, делающих онлайн заказы со 100% предоплатой, также зависят от общей стоимости заказа и выбора способа доставки. Оформленный заказ поступает в отдел поставок для исполнения заказа.

Внутренняя политика компании ООО «Миллион деталей» предполагает:

• Индивидуальную систему подхода к заказам оптового контрагента при закупке автомобильных запчастей;
• Специальные цены при самостоятельном оформлении заказа в интернет-магазине;
• Возможность устанавливать собственную наценку в личном кабинете для удобной перепродажи контрагентом запчастей своим клиентам.
• Максимальную скидку при самовывозе из пунктов самовывоза компании.
• Возможность единовременного применения основной и дополнительной скидок.

Оптовые клиенты, через личный кабинет могут  сохранять нужные результаты выбора, историю заказов, а также анализировать цены при разнообразном объёме и закупке товара оптом. Контрагенты могут получать дополнительные скидки, увеличивая объем закупок в рамках одного квартала. Полученная скидка сохраняется за покупателем в течение всего года даже при отсутствии новых заказов в течение данного периода, затем скидка сгорает. Данная система скидок рассчитана на регулярные заказы оптовиков, которым необходимо постоянно делать заказы для сохранения особых условий.

2.4 ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ И ВЕДЕНИЯ ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЫ

Процедура по порядку исполнения и расторжения договоров также прописана в Положении, что позволяет всем ответственным произведениям четко следовать этим этапам.

Что касается вопросов расторжения договоров, то можно утверждать, что в организации ситуации с расторжением договоров, относящихся к коммерческой деятельности, практически не применяется. Данная процедура, скорее, прописана для всех прочих договоров, не участвующих в исключительно коммерческой деятельности, как то: договоры аренды помещений, договоры подряда и т.п.

Контроль за исполнением существующих договорных обязательств осуществляет ответственное подразделение, как правило, это либо отдел продаж, либо отдел закупок ООО «Миллион деталей». Для реализации такого контроля подразделение-исполнитель осуществляет следующие мероприятия:

• проверку качества и своевременности исполнения контрагентом финансовых обязательств по договору, в частности своевременное проведение расчетов и предоставление соответствующих документов для отражения операций в бухгалтерском учете организации;
• отслеживание соблюдения со стороны ООО «Миллион деталей» установленных договором сроков доставки товаров контрагенту, либо в пункт самовывоза;
• контроль сроков действия договоров, при необходимости осуществление процедуры изменения/пролонгации сроков действия договоров;
• оформление и направление контрагентам писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
• осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как составление актов, выставление счетов и т.д.;
• обмен иной информацией по договору с другими подразделениями общества и контрагентом;
• претензионная работа в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору.