Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов).pdf

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что современное информационное пространство предполагает повсеместное внедрение современных информационно-коммуникационных технологий. Информационно-коммуникационные технологии позволяют значительно повысить производительность работы, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Информатизация предусматривает создание информационных систем, эффективно поддерживающих функционирование любой экономической, организационной и социальной структуры. Главная цель информатизации - повышение эффективности общественного производства всех видов продукции и услуг для улучшения социально-экономических условий жизни населения.

Создавшиеся экономические условия и организационно-технические особенности области организации обусловливают необходимость оперативного получения достоверной информации о выполненных работах жилищно-коммунального хозяйства.

Использование персональных компьютеров для выполнения автоматизации жилищно-коммунального хозяйства является важной составляющей частью комплексной системы информационного обеспечения всей деятельности организации, что позволяет создать серьезные предпосылки для безбумажного первичного учета, по крайней мере, в части внутренних документов организации.

Сам по себе учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства состоит из множества рутинных операций, которые связаны с выполнением одних и тех же операций, множества арифметических действий, подготовкой разнообразных по своей форме представления отчетных документов и переносом данных из одних документов в другие.

Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации определенной сферы деятельности, не так-то легко получить правильное решение, кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение возникающих требований, которые предъявляются к учету ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Объект исследования – жилищно-коммунальное хозяйство.

Предмет исследования – учет работ жилищно-коммунального хозяйства.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Жилищно-коммунальное хозяйство (ЖКХ) – комплекс отраслей экономики, обеспечивающий функционирование жилых зданий, создающих безопасное, удобное и комфортабельное проживание и нахождение в них людей. Включает в себя также объекты социальной инфраструктуры для обслуживания жителей.

Жилищно-коммунальное хозяйство включает в себя:

– энергоснабжение: электроснабжение – обеспечение поставки электричества; газоснабжение – обеспечение поставки газа; теплоснабжение – обеспечение поставки горячей воды и тепловой энергии, обеспечение работы котельных и ТЭЦ; энергосбережение;

– водоснабжение и водоотведение: водопровод – прокладка и ремонт водопроводных труб, водозабор очистка и доставка воды в многоквартирные дома и на промышленные объекты, в том числе для последующего подогрева для нужд горячего водоснабжения и отопления; канализация – отведение сточных вод;

– составление, хранение и использование цифровых карт города, включающих: сети коммунальных ресурсов и канализации, транспортные пути, здания, сети коммуникаций и др.;

– системы учёта потребления коммунальных ресурсов и жилищно-коммунальных услуг;

– вентиляция и централизованное кондиционирование воздуха;

– лифтовое хозяйство;

– слаботочные сети (системы коммуникации и контроля): радиотрансляционная сеть; телевизионная антенна и кабель; телефонная сеть; компьютерная сеть; домофон; видеонаблюдение в местах общего пользования; технические средства вневедомственной охраны;

– вывоз мусора: мусоропровод; утилизация и переработка твердых бытовых отходов;

– молниезащита зданий;

– системы защиты зданий и сооружений от пожара и пожарной безопасности (пожарная лестница, сигнализация, средства пожаротушения);

– системы мониторинга состояния конструкций зданий, составляющие совместно с системами регулирования и учета потребления коммунальных ресурсов и услуг новое направление IoB (Internet of Buildings – Интернет зданий);

– капитальный ремонт и модернизация зданий;

– содержание и текущий ремонт внешних сетей, внутренних общедомовых инженерных коммуникаций и систем (здания);

– текущую уборку и санитарно-эпидемиологическую обработку мест общего пользования (в том числе дератизация и дезинсекция);

– уборку дорог и содержание придомовых территорий (благоустройство) в городах и поселениях.

Использование информационных технологий в работке жилищно-коммунального хозяйства позволяет вывести его работу на качественно новый уровень.

При внедрении компьютерных информационных технологий в организацию преследуются следующие цели:

– повышение эффективности работы бизнес-процессов на предприятии;

– сокращение затрат в организации;

– обеспечение многофункциональности;

– увеличение отдачи;

– повышение производительности.

Эти цели, как правило, могут быть достигнуты за счет:

1. Повышения производительности труда. Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач.

2. Увеличения конкурентоспособности предприятия. Обеспечивается предоставлением более качественных услуг.

3. Интегрирования финансовой информации. Вся необходимая информация находится в одном месте и доступ к ней может быть выполнен в самые короткие сроки.

4. Быстрого обслуживания заказов. В системе ERP заказ проживает всю свою жизнь - от момента появления, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет.

5. Стандартизации и ускорения процесса производства. Крупные производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы.

6. Уменьшения складских запасов. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах.

7. Стандартизации информации по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес - единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга автоматизированных или неавтоматизированных «систем», или предметных областей, включая любые возможные комбинации аппаратного и программного обеспечения, машин, процессов и людей. При создании новых систем IDEF0 можно использовать сначала для задания требований к системе и ее функциям, а затем для разработки собственно системы, которая соответствует заданным требованиям и исполняет заданные функции

При работе с существующими системами с помощью IDEF0 можно анализировать выполняемые системой функции и документировать механизмы (средства), которыми это достигается.

Результатом применения IDEF0 является модель. Модель состоит из диаграмм, текста и словаря терминов, имеющих перекрестные ссылки друг на друга. Диаграммы - основной компонент модели. Все функции и взаимодействия отображаются на диаграммах в виде прямоугольников (функции) и стрелок (взаимодействия) [9].

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) – CASE-средство, разработанное специально для проектирования и документирования БД, позволяющее документировать, сопровождать, а также создавать базы, витрины и хранилища данных. Модeли данных помогают нам изобразить структуру данных, гарантируя эффективный процесс организации, управлению и администрированию данных аспектов деятельности предприятия, к которым относится уровень сложности используемых данных, определённой среды развертывания и используемой технологии баз данных [2].

Перечислим основные возможности данного программного продукта:

– в данном продукте используется развитая методология функционального моделирования на основе IDEF0;

– используется мощный редактор для описания бизнес-процессов, связей и вычисления затрат на выполнение работ;

– используется средства для построения иерархической структуры диаграмм, которые облегчают последовательное уточнение элементов модели;

– используются контекстные диаграммы позволяющие описывать границы системы, области действия, назначения объектов;

– используются диаграммы для описания бизнес-процессов;

– используется поддержка методологии IDEF3;

– наличие возможностей экспорта моделей в средства имитационного моделирования;

– интеграция и связь со средством проектирования баз данных ERwin;

– поддержка свойств, которые определяются пользователем;

– интеграция с ModelMart, поддерживающим набор инструментальных программных средств, которые обеспечивают совместное проектирование и разработку программных систем;

– автоматическая поддержка изменения размеров. BPwin поддерживает автоматическую настройку размеров диаграмм и возможность изменения масштабов изображения моделей [5].

Таким образом, ERwin является универсальным программным обеспечением моделирования бизнес-процессов, позволяющее в полной мере документировать управленческую информацию организации.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Название модели: Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Описание: описание процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Точка зрения: Администратор отдела по работе с клиентами.

Цель: Описать учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

Time Frame: (AS-IS).

Моделирование бизнес-процессов «как есть» будет выполнено без учета использования вспомогательных информационных средств обработки информации.

Так, бизнес-процесс «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» имеет следующий вид, представленный на схеме, рис. 1 и в Приложении А. Входы данной модели: список работ и услуг; стоимость оказываемых работ и услуг; планы работ и услуг; первичные документы. Управление процессом: устав предприятия; нормативные документы. Механизмы модели: персонал. Выходы модели: перечень работ и услуг; планы выполнения работ и услуг; отчет о фактически выполненных работах; отчет о деятельности работ жилищно-коммунального хозяйства.

Рис. 1. Модель бизнес-процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства»

Декомпозированная модель процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» включает следующие подпроцессы: обработка перечней работ и услуг; учет планов работ и услуг; учет фактов работ и услуг; анализ и обработка данных, рис. 2.