Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов).pdf

В результате изучения функциональной структуры были выявлены следующие «узкие места» в организации работы: высокая загруженность администратора отдела; ручной ввод информации операторами увеличивает вероятность ошибок, введенных данных; человеческий фактор приводит к ошибкам в отчетах бухгалтерии; затруднено движение заявок, утеря; медленная скорость обслуживания граждан.

Также было установлено, что организация работает в стандартных программах, которые имеют минимальный набор возможностей и инструментов. Администратор отметил, что нехватка прикладного программного обеспечения увеличивает в разы количество выполняемой работы. В связи с ручным оформлением отчетности понижается качество выполненных работ сотрудниками, а человеческий фактор увеличивает риски возникновения различного рода ошибок.

2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В качестве основного мероприятия по улучшению бизнес-процессов можно предложить внедрение системы «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ». Среди функций системы можно выделить:

– обмен с геоинформационной системой жилищно-коммунального хозяйства;

– быстрый расчет квартплаты и прочих предоставляемых коммунальных услуг жилищно-коммунальным хозяйством;

– ведение бухгалтерского и налогового учета предприятия;

– управление зданиями;

– подомовой учет выполненных затрат на выполнение работ;

– паспортный учет;

– капитальный ремонт;

– большой выбор квитанций-извещений;

– работа с должниками;

– аварийно-диспетчерская служба;

– личные кабинеты жилищно-коммунального хозяйства на сайте и в мобильном приложении [1].

В информационной системе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, ред. 3.0 реализован широкий спектр возможностей учета выполненных работ и предоставляемых услуг, которые оказываются управляющей организацией, с дальнейшей передачей такого рода оперативных сведений в геоинформационную систему жилищно-коммунального хозяйства.

Перечни работ и услуг.

Для организации надежного хранения списка выполненных работ и предоставляемых услуг, которые оказывает управляющая компания по зданию, в течение некоторого периода действия заключенного договора управления домами предназначен специальный справочник «Перечни работ и услуг», который находится в меню «Интеграция с геоинформационной системой жилищно-коммунального хозяйства – Перечни работ и услуг» [3].

При создании нового перечня выполняемых работ и оказываемых услуг указывается их полное наименование, здание проведения таких работ, организация, которая оказывает данные работы, а также необходимый период формирования перечня выполненных работ. Пользовательская форма «Работа по заданию (Перечни работ и услуг)» представлена на рис. 3.

Рис. 3. Работа по заданию (Перечни работ и услуг)

В табличной части перечисляются выполняемые работы и предоставляемые услуги управляющей организацией, по кнопке «Добавить». Работы/ услуги выбираются из справочника «Виды работ», рис. 4.

Из представленного справочника можно увидеть следующий перечень возможных работ:

– гипсокартонные работы;

– канализационные работы;

– малярные работы;

– отопительные работы;

– паркетные работы;

– плиточные работы;

– ремонт проводки;

– установка розеток и выключателей;

– фасадные работы;

– штукатурные работы [13].

Рис. 4. Виды работ

После добавления необходимых работ форма будет иметь следующий вид, представленный на рис. 5.

Каждый из представленных видов работ включает следующие реквизиты, перечисленные в табличной части пользовательской формы «Работы по заданию»:

– цена;

– объем;

– количество;

– стоимость [12].

Рис. 5. Добавление работ и услуг

Учет планов работ и услуг.

Для формирования оперативных планов выполненных работ и предоставляемых услуг организацией, предназначен специальный пользовательский документ «Учет планов работ и услуг», которым можно воспользоваться по средствам использования главного меню «Интеграция с геоинформационной системой жилищно-коммунального хозяйства» [11].

При создании нового оперативного документа в информационной системе «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ» необходимо указать дату документа и выбрать имеющийся перечень выполняемых работ и услуг, рис. 6. Табличная часть, при этом автоматически заполняется выполненными работами и предоставленными услугами, которые были указаны в перечне и с количеством работ. Удалять или изменять список выполняемых работ и предоставленных услуг, которые хранятся в перечне нельзя, но доступно добавление других выполняемых работ и услуг.

Рис. 6. Учет планов работ и услуг

Далее необходимо распланировать выполнение работ и предоставляемых услуг по месяцам, по средствам указания в специальной колонке, соответствующей определенному месяцу, количество выполняемой работы по каждому виду предоставляемых работ. Колонка «Количество в плане» при этом заполнится в автоматическом режиме по средствам суммирования введенных значений всех колонок по месяцам, рис. 7.

Учет фактов работ и услуг.

Для утверждения фактически выполненных работ и предоставляемых услуг, которые были оказаны управляющей организацией, предназначен специальный пользовательский документ «Учет фактов работ и услуг», который находится в главном меню «Интеграция с геоинформационной системой жилищно-коммунального хозяйства».

При создании нового оперативного документа необходимо указать дату создания документа и выбрать необходимый перечень выполняемых работ и предоставляемых услуг по зданию. Также нужно указать месяц начисления, за который производится утверждение фактически выполненных работ.

Табличная часть при этом будет в автоматическом режиме заполнена выполненными работами и предоставленными услугами, которые были зафиксированы в перечне, с указанием цены и планового количества, зарегистрированные документом «Учет планов работ и услуг», рис. 8.

Рис. 7. Добавление работ и услуг

Рис. 8. Учет фактов работ и услуг

В колонке «Фактическое количество» необходимо вводить фактический объем работ, а в колонке «Стоимость» автоматически рассчитывается стоимость оказания всех работ, исходя из введенных данных:

Рис. 9. Добавление фактов работ и услуг

Также, в системе «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ» существуют возможности ведения раздельного учета по услугам капитального ремонта. Для включения данной возможности необходимо открыть настройки по услугам капитального ремонта в разделе «Учет в ЖКХ -> Настройки учета по капремонту (ЖКХ)», рис. 10.

Форма настройки учета по услугам капитального ремонта представлена на рис. 11.

Настройки учета по услугам капитального ремонта можно определить отдельно для каждой организации. Если раздельный учет по предоставляемым услугам капитального ремонта вести необходимо, то ставится флажок «Вести раздельный учет по услугам капремонта», рис. 12.

Снизу указываются предоставляемые услуги, которые относятся к капитальному ремонту. В дальнейшем эти услуги можно выводить в квитанциях отдельно. Оплаты по этим предоставленным услугам будут распределяться отдельно от других предоставляемых услуг.

Рис. 10. Настройки учета по капремонту (ЖКХ)

Рис. 11. Настройки учета по услугам капитального ремонта

Для того чтобы не происходил взаимозачет авансов и долгов между основными услугами и услугами капитального ремонта при создании документа «Закрытие периода по начислениям ЖКХ» необходимо установить флажок «Запретить взаиморасчет авансов и долгов».

Рис. 12. Настройки учета

В поле «Настройка расчета пени» указывается настройка, в соответствии с которой будет выполняться расчет пени в случае несвоевременной и (или) неполной оплаты начисленных услуг капитального ремонта. При этом настройки расчета пени для услуг капитального ремонта могут отличаться от настроек прочих услуг.

Таким образом, информационная система «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ» является незаменимым инструментом автоматизации учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть» будет выполнено с учетом использования вспомогательных информационных средств обработки информации в виде системы «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ».

Так, исследуемый бизнес-процесс «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» имеет следующий вид, представленный на схеме, рис. 13.

Входы данной модели: список работ и услуг; стоимость оказываемых работ и услуг; планы работ и услуг; первичные документы.

Управление исследуемым процессом: устав предприятия; нормативные документы. Механизмы модели: персонал; информационная система «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ».

Выходы модели: перечень работ и услуг; планы выполнения работ и услуг; отчет о фактически выполненных работах; отчет о деятельности работ жилищно-коммунального хозяйства.

Рис. 13. Модель бизнес-процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства»

Декомпозированная модель процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства» включает следующие подпроцессы: обработка перечней работ и услуг; учет планов работ и услуг; учет фактов работ и услуг; анализ и обработка данных, рис. 14.

Рис. 14. Декомпозированная модель процесса «Учет ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства»

Таким образом, моделирование бизнес-процессов «как должно быть» позволило определить необходимость и эффективность использования информационных технологий в обработке управленческой информации жилищно-коммунального хозяйства.

Плановые сроки начала и окончания работы по внедрению информационной системы «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ»:

– выполнение проверки исполнения проекта внедрения информационной системы (29.06.2017 – 11.08.2017);

– выполнение инициализации исполнения проекта внедрения информационной системы (29.06.2017 – 8.067.2017);

– выполнение спецификации исполнения проекта внедрения информационной системы (2.07.2017 – 01.08.2017);

– исполнение проекта внедрения информационной системы (08.07.2017 – 21.07.2017);

– настройка информационной системы и обучение персонала по работе с ней (11.07.2017 – 06.08.2017);

– внедрение информационной системы в работу организации (18.07.2017 – 13.08.2017).

В качестве операционной системы сервера функционирования информационной системы «1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ» можно порекомендовать Microsoft Windows Server 2008 (кодовое имя данной операционной системы «Longhorn Server») представляет собой версию серверной ОС от корпорации Microsoft. Данная операционная система была выпущена 27 февраля 2008 года, пришла на смену ОС Windows Server 2003 в виде представителя совершенно нового поколения операционных систем семейства Vista (линейки операционных систем NT 6.x).

Windows Server 2008 включает специализированный вариант установки, называемый Server Core, который позволяет существенно облегчить установку операционной системы Windows Server 2008. Вся настройка и последующее обслуживание выполняется по средствам использования специального интерфейса командной строки операционной системы Windows, или по средствам удалённого подключения к серверу посредством использования специальной консоли управления [4].

При помощи Active Directory пользователи могут управлять взаимоотношениями и удостоверениями, которые формируют сеть предприятия. Службы Active Directory являются интегрированными с операционной системой Windows Server 2008 R2, могут быть сразу использованы после ее непосредственного развертывания и позволяют используемым ее организациям централизованно настраивать необходимые параметры используемых систем, пользователей и прикладных приложений и управлять этими параметрами в удобной для себя форме.