Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (ООО «Сатурн»).pdf

На всех упомянутых выше уровнях может быть принято решение отказаться от новой идеи. В результате ваша организация может потерять много серьезных возможностей для повышения производительности.

Сообщения снизу и сверху также служат для оповещения верха о том, что делается на нижних уровнях. Таким образом администрация узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.^[22]

Самый быстрый способ передачи информации в ООО "Сатурн" - это планирование совещаний, которые проводятся на каждом уровне. На лету информируйте сотрудников о различных вопросах жизни организации. Контакт с небольшими группами сотрудников с помощью письменных сообщений имеет следующие преимущества:

 позволяет соблюдать последовательность сообщения;

 начальник лично обращается к сотрудникам;

 сотрудники организации получают оперативную информацию;

 уменьшается возможность искажений информации;

 работники имеют возможность задавать вопросы.

Причиной эффективности управления является успех или неудача коммуникации. Они зависят от следующих факторов:

 осознание работниками значения процесса коммуникации;

 присутствие каждого сотрудника;

 летучка не должна занимать более 15-20 минут, иначе они не будут оказывать должного воздействия;

 если начальник не имеет возможности лично провести летучку, он должен поручить это другому.

Планирование плансок в ООО "Сатурн" строго следует плану, иначе одни сотрудники получат информацию раньше других и слухи поползут по всей организации. Директор ООО Сатурн пытается выполнить следующие действия:

. Руководители организации определяют информацию, которую следует довести до сведения сотрудников.

. Начальник принимает решение о дне проведения планерки, чтобы сотрудники услышали сообщение в один и тот же день.

. В назначенный день руководитель собирает своих замов, объясняет им цель планерки, знакомит их с информацией и отвечает на их вопросы.

. Каждый из замов, используя полученную информацию, доводит информацию до подчиненных. На планерках обязаны присутствовать все сотрудники организации.^[23]

В дополнение к обмену информацией о нисходящей или восходящей организации требуется горизонтальная коммуникация. Организация состоит из нескольких отделов, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации действий. Поскольку организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов, руководство должно обеспечить, чтобы специализированные элементы, которые работают вместе, двигали организацию в правильном направлении. Например, представители различных подразделений ООО "Сатурн" обмениваются информацией по таким темам, как планирование, например, обед и обслуживание местного населения. В розничной торговле сотрудники отдела продаж могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегий продаж и обмена информацией о продукте. Это позволяет организации ООО "Сатурн" быть ближе к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Дополнительными преимуществами горизонтальной коммуникации являются формирование равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работника в организации.

Самая очевидная часть общения в организации - это отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных видов обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с уточнением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением участия в задачах учреждения, обсуждением вопросов эффективности работы; достижением признания и вознаграждения за мотивацию; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; сбором информации о новой или актуальной проблеме; уведомлением подчиненного о предстоящих изменениях; а также получением информации об идеях и идеях организации.^[24]

Помимо обмена информацией между руководителем и подчиненным, существует обмен информацией между доверительным управляющим и его рабочей группой. Общение с рабочей группой в целом позволяет руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, у каждого есть возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных последствиях для этого и других отделов, о последних проблемах и достижениях, о предложениях по инновациям.

Неформальный канал коммуникации, который можно назвать каналом репутации. Поскольку слухи по телевидению передают информацию гораздо быстрее, чем формальные каналы связи, менеджеры используют их ранее для плановых утечек и распространения определенной информации или информации типа "только между нами". Приписывание репутации недостоверной информации слухам продолжается и по сей день. Однако исследования показывают, что информация, которая передается по неформальным каналам связи, т. е. слухи, скорее всего, будут точными, а не искаженными. В ООО "Сатурн", как и во всех других организациях, существует неформальное общение, то есть существует канал слухов, который в большинстве случаев является достоверным.

На фирме плохо распространена обратная связь, когда, передавая информацию, менеджер не всегда следит за ответами и жестами своего подчиненного. Чаще всего менеджер спрашивает подчиненного, понятно ли ему задание, и работник кивает головой или говорит, что понятно, даже если ему не совсем понятно. Это связано с тем, что работник не хочет показать свою некомпетентность, и стесняется переспрашивать.^[25]

Часто в процессе коммуникации компании происходит искажение информации. На предприятии ООО "Сатурн" сообщения, отправляемые наверх, часто искажаются из-за несоответствия статусов уровней организации. Директор имеет более высокий статус, поэтому есть тенденция предоставлять ему только положительную информацию. Это приводит к тому, что подчиненный информирует доверительного управляющего о потенциальной или существующей проблеме. Поэтому руководителю необходимо завоевать доверие своих подчиненных и постараться сделать так, чтобы они получали всю необходимую ему информацию.

В работе ООО "Сатурн" возникают препятствия для обмена информацией из-за перегрузки каналов связи. Зачастую менеджер, поглощенный обработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать обмен информацией, не способен эффективно реагировать на всю информацию. Поэтому он вынужден отфильтровывать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же самое относится и к обмену информацией.

Система менеджмента в ООО "Сатурн" - это менеджмент, который требует полного и всестороннего контроля высшего и среднего менеджмента над деятельностью основных подразделений компании. Тип системы управления организацией является линейно-функциональным.

Причины нарушений в управлении фирмой - нарушения в организационных коммуникациях:

. Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;

. Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, т.е. тенденция к чрезмерной централизации;

. Плохо распространена обратная связь;

. Искажение информации;

Основные проблемы в организационных коммуникациях связаны с неэффективной структурой организации: организационная структура ООО «Сатурн» растянута, т.е. необоснованно возрастает число уровней управления.^[26]

В этой организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

3. Мероприятия по улучшению системы управления организацией в ООО «Сатурн»

Одной из важнейших задач, которая ложится на плечи руководителя, является формирование эффективной рабочей силы, умение создавать благоприятный инновационный климат и добиваться реальных результатов. В большей степени оптимальное решение этой задачи позволяет снять ряд трудностей в управлении коллективом и получении необходимых результатов в будущем. Исследование, проведенное российской Ассоциацией менеджеров в 2019 году, показало, что 70% опрошенных лидеров считают, что самой важной задачей любого менеджера является формирование рабочей команды.

Это основная технология управления компанией. Кроме того, взаимопонимание между сотрудниками на рабочем месте положительно влияет на здоровье коллектива и укрепляет командный дух, что в свою очередь снижает текучесть кадров.^[27] Поэтому значительную роль в создании работоспособного коллектива играет коммуникационный процесс.

В целях повышения эффективности коммуникаций менеджерам необходимо научиться устранять возникающие в коммуникационном процессе барьеры.

Прежде всего, менеджеры должны быть ближе к своим сотрудникам. Для этого руководители и менеджеры должны лично представить свои идеи и инструкции, а в случае недоразумения объяснить и уточнить некоторые пункты инструкций. Для этого доверительный управляющий должен знать, чего он хочет и что ему нужно планировать для достижения поставленной цели.

В бизнесе ООО "Сатурн" необходимо развивать обратную связь, чтобы отправитель информации мог определить, насколько хорошо эта информация воспринимается подчиненными. В этом случае вы можете предложить следующее:

1. Повторение распоряжения получателем;

2. На предприятии необходимо создавать условия, чтобы подчиненные не боялись своей некомпетентности и могли переспрашивать, также при организации коммуникации необходимо учитывать психологически настрой каждого отдельного человека;^[28]

. Руководитель должен создать доброжелательную обстановку для обсуждения тех или иных вопросов, затем нужно выделить помещение для встреч с сотрудниками;

. Опрос сотрудников проводится лично или с помощью анкет. С помощью вопросов можно узнать, насколько четко и полно сотрудникам доносятся цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются сотрудники, получают ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и конструктивной критики;

. Проводить тренинги, деловые игры, которые помогут определить, какие именно проблемы мешают эффективной работе;

В 2009 году выручка ООО "Сатурн" от продаж снизилась, валовая операционная прибыль снизилась, чистая операционная прибыль снизилась, а расходы увеличились из-за ряда финансовых проблем:

 Снижение рентабельности;

 Снижение объема продаж;

 Увеличение затрат на реализацию продукции;

 Повышение коммунальных расходов.

Для улучшения финансового состояния компании, путем увеличения объемов продаж, увеличения ассортимента выпускаемой продукции и продажи продукции по низким конкурентоспособным ценам, можно использовать следующую стратегию:

 Различные скидки;

 Дисконтные карты;

 Продаж в рассрочку.

Предприниматель должен сделать все возможное, чтобы планируемый объём продаж оказался реальным. Значит надо пересмотреть в бизнес-плане меры, обеспечивающие продвижение товаров на рынок и приобретение его покупателями.^[29]

Вы можете провести опрос клиентов или провести анкетирование. Анкета должна включать вопросы о качестве, приемлемости цены, потребительских свойствах и дизайне.

Таблица 3. Прогноз продаж при реализации рекомендаций.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, проанализировав теоретическую и практическую часть, мы можем сделать выводы.

Организация - это институциональное образование рыночной экономики, призванное координировать решения собственников производственных ресурсов. В отличие от рынка, организация представляет собой плановую или иерархическую систему, в которой все важные вопросы решаются собственниками. Это место, где используются труд, Капитал и деловой потенциал.

Экономическая стабильность организации, ее выживание и эффективность в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее постоянным совершенствованием и развитием. В то же время совершенствование организации должно основываться на принципе адаптации к внешней среде. В настоящее время наиболее заметны факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации.

К ним относятся: рынок производимых или реализуемых товаров и услуг; финансовый рынок; рынок труда и природная среда. Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития компании. Поэтому успех любого предприятия или системы управления зависит от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. Принцип адаптивного управления заключается в постоянной работе по поддержанию соответствия системы управления условиям внешней среды.

В динамичной среде современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития. Для этого необходимо провести исследование тенденций и возможностей, выбрать варианты и направления развития.

Система управления предприятием должна соответствовать современным рыночным условиям, а именно: обладать большой гибкостью в производстве, быть адекватной сложности технологии производства; обращать внимание на жесткую конкуренцию на рынке товаров (услуг); учитывать требования к качеству обслуживания клиентов; учитывать необходимость учета неопределенности внешней среды; учитывать уровень развития информационных технологий и др.