Файл: Организационные аспекты закупки и поставки товаров в коммерческие предприятия».pdf
Добавлен: 13.03.2024
Просмотров: 41
Скачиваний: 0
Вывод
Следует иметь в виду, однако, что эта система управления закупками должна работать эффективно и гладко все преимущества, которые будут пожинать. Таким образом, ключ к этому будет эффективной системой, а также право поставщика и ресурсы.
Для целей управления закупками, должна быть командой высококвалифицированных лиц, если управление закупками играет ключевую роль.
В качестве примера, больница должна иметь специальную группу по закупкам и должны использовать сильные методы управления закупками и инструменты.
Для того , чтобы понять документы по закупкам, важно понимать терминуправления закупками .
Закупки является приобретение товаров и услуг по лучшей цене, чтобы удовлетворить спрос покупателя с точки зрения количества, качества, размеров и сайта.
Цикл закупок на предприятиях работы, вытекающей следующие шаги:
Сбор информации - Потенциальный клиент первого исследование поставщиков, которые удовлетворяют требования , предъявляемые к продукту необходим.
Поставщик Контакты - Когда потенциальный поставщик был идентифицирован, запросы клиентов для котировок, предложений, информации и тендера. Это может быть сделано через рекламные объявления или через прямой контакт с поставщиком.
Справочная информация Обзор - Клиент в настоящее время рассматривает ссылки на товары / услуги, а также может также рассмотреть образцы товаров / услуг или проведения испытаний.
Переговоры - Далее переговоры относительно цены, доступность и настройки опций предпринимаются. Договор о покупке товаров или услуг завершен.
Выполнение - На основании договора , заключенного, купленные товары или услуги погружены и доставлены. Оплата также завершена на данном этапе. Также может быть предусмотрено дополнительное обучение или установка изделия.
Обновление - После того , как товары или услуги потребляются или утилизированы и контракт истек, продукт или услугу необходимо повторно заказать. Клиент теперь решает , следует ли продолжать с тем же поставщиком или искать новую.
Документы, участвующие в цикле закупок называются документы закупок. Закупочная документация являются неотъемлемой частью ранней стадии инициации проекта.
Целью закупочной документации служит важный аспект организационного элемента в процессе реализации проекта. Это относится к входным и выходным механизмам и инструментам, которые ставятся на месте в процессе проведения торгов и представление предложений по проектам и аспектов работы, которые составляют проект.
В двух словах, документы о закупках являются договорными отношениями между заказчиком и поставщиком товаров или услуг.
Примеры закупок Документы
Некоторые примеры того, что представляет документы по закупкам включают начало покупателя на торги и повестки от финансово ответственной стороны на уступки.
Кроме того, запросы о предоставлении информации между двумя сторон и запросами котировок, а также предложения и ответ продавца также частями документов по закупкам.
В основном документы по закупкам включают все документы, которые служат в качестве приглашения к участию в торгах, запрашивать тендерные предложения и устанавливать сроки и условия договора.
Виды закупок Документы
Несколько видов документов закупок являются:
RFP - Запрос на предложение представляет собой ранний этап в процессе закупок , предложившее поставщиков, часто на конкурсной основе , чтобы подать заявку на конкретный товар или услугу.
RFI - Запрос информации (RFI) является предложением запросить у потенциального продавца или поставщика услуг , чтобы определить , какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя и знать возможности продавца в отношении предложений и сильные стороны продавца.
Запрос предложений - Запрос котировок (предложений) используется , когда дискуссии с участниками не требуется ( в основном , когда характеристики продукта или услуги , которые уже известны) , и когда цена является основным или единственным фактором при выборе победителя конкурса.
Ходатайства: Эти приглашения заявок, запросов котировок и предложений. Они могут служить в качестве обязательного договора.
Предложения - Этот тип документов закупок являются торги, предложения и котировки сделанные потенциальными поставщиками потенциальных клиентов.
Контракты - контракты относятся к финалу подписанных соглашений между клиентами и поставщиками.
Поправки / Модификация - Это относится к любым изменениям в домогательствах, предложения и контрактах. Изменения / Изменения должны быть в форме письменного документа.
Структура документа закупок
Большинство документов по закупкам принять набор структуру. Это происходит потому, что упрощает процесс подготовки документации, а также позволяет ему быть компьютеризирован.
Компьютеризация позволяет и эффективности в процессе закупок. В целом, документы по закупкам имеют следующие атрибуты:
Требует потенциальных участников представить все сведения для работодателя, чтобы оценить цену.
Все материалы должны быть изложены в ясной и честной манере, чтобы гарантировать, что критерий короткого список однозначен.
Четкое определение обязанностей, прав и обязанностей обеих сторон в договоре.
Четкое определение характера и качества товаров или услуг, предоставляемые.
Положения без какого-либо ущерба для интересов одной из сторон.
Четкие и легко понять язык.
Обычно Встречающиеся закупок Документы
Инженерные и строительные работы
Незначительные / Низкие контракты риска: В этом типе договора, услуги требуются организации в течение короткого периода, и работа, как правило, повторяется. Таким образом, этот тип контракта не требует методов управления высокого класса.
Основные / контракты с высокой степенью риска: Здесь, тип требуемой работы носит более сложный характер, и здесь требуется прикосновенность сложных методов управления.
Сервисы
Professional - Это требует больше знаний, основанной на знаниях, и это требует от менеджеров, которые готовы уделять больше времени и усилий в поисках исследования для того, чтобы удовлетворить критериям заказчика.
Услуги - Чаще всего, в этом типе службы работы на внешний подряд является сохранение или функционирование существующей структуры или системы.
предметы снабжения
Местные / Простые покупки - Товары являются более доступными и, следовательно, не требует управления процессом покупки и доставки.
Международные / Комплексные покупки: В этом случае товары должны быть куплены из других стран. Задача менеджера является более громоздкой и процессом управления требуется для покупки и доставки. Кроме того, менеджер должен смотреть на трансграничные формальности.
Вывод
В большинстве организаций отдел закупок является одним из самых оживленных. Менеджеры должны приобрести товары или услуги, необходимые для бесперебойной работы их организации.
Например, в больнице, менеджер по закупкам необходимо приобрести лекарства и хирургические инструменты и другие. Эти товары и услуги должны быть приобретены по самой низкой возможной цене без какого-либо дефицита в качестве.
Документация, которая проходит между менеджером по закупкам в организациях и поставщиком являются документами закупок.
Когда речь идет об автоматизации процессов закупок, автоматизация приема и обработки счетов - фактур является наиболее распространенной, согласно данным недавнего опроса. Около 50% закупок и финансовых специалистов ,опрошенных управления проводят и поставщик решений электронных закупок Proactis сообщил высокий уровень автоматизации в процессах выставления счетов - фактур в пределах своей организации. Кроме того, 14% сказали , что их системы выставления счетов были полностью автоматизированы.
Автоматизация покупки до оплаты (P2P) процессы также популярны, с 43% респондентами сообщают о высоком уровне автоматизации и 25% считают, что их процесс P2P был полностью автоматизирован.
Тот факт, что эти процессы закупок имели самый высокий уровень автоматизации не удивительно, согласно Proactis. Высокий уровень выставления счетов и автоматизации P2P может быть из-за стратегические инициативы организации, такие как стандартизация и централизации кредиторской задолженности и другие общие служб, говорится в докладе.
Тем не менее, интересная находка в исследовании было то, что среди организаций без какой-либо автоматизации процессов выставления счетов или P2P, примерно треть не имеет никаких планов по внедрению автоматизации в те областях бизнеса. Тридцать пять процентов участников опроса заявили, что у них не было никаких планов, чтобы сосредоточиться на автоматизации приема и обработки счетов-фактур в ближайшее время и 33% сказали, что у них не было никаких планов по автоматизации процессов P2P.
Закупки Процессы Недостающие автоматизации
Процессы закупок с низким уровнем автоматизации было управление взаимоотношениями с поставщиками, с 68% процентов респондентов опроса не сообщающих никакой автоматики в отношениях поставок. Половина или больше закупок и финансовых специалистов, опрошенных также сообщили об отсутствии автоматизации в области управления информацией поставщика, электронной коммерции поставщиков и стратегических процессов сорсинга в их организации. Proactis сказал, что эти результаты согласуются с разговорами провайдер имел с организациями.
Тем не менее, организации не планируют нарастить автоматизации в ближайшее время, по данным опроса. Например, 56% сказали, что они будут осуществлять автоматизацию управления информацией с поставщиком в течение шести месяцев или менее, и 93% сказали, что они будут делать это «в какой-то момент.» Кроме того, 52% от закупок и финансовых специалистов, сказал бы автоматизировать процессы управления взаимоотношениями с поставщиками в течение шести месяцев или меньше и 95% сказали, что они «в какой-то момент.»
Общественный сектор видит больше автоматизации, чем частные
Другие организации государственного сектора автоматизации процессов, чем в частном секторе, показал опрос. Государственный сектор, в целом, имел самый высокий средний уровень автоматизации в большинстве районов по сравнению с частным сектором и некоммерческим сектором. Почти все респонденты в опросе в рамках государственного сектора сообщили некоторый уровень автоматизации в их организации. Государственный сектор является единственным сектором, который имел респондентов говорят, что они были полностью автоматизированы в любых областях, от источника к договору.
В целом, большинство опрошенных организаций во всех секторах имеет относительно низкий уровень автоматизации, встречая, что Proactis определяется как «основные» или «структурированная» уровни зрелости автоматизации, согласно отчету, показывая есть много возможностей для улучшения и возможности роста.
Решение для управления закупками
Из-оф-поле DocLogix решение для управления закупками посвящен ускорению и автоматизации процесса закупок и поставок, а также резки эксплуатационные расходы. Это также делает весь процесс более прозрачным и легче отслеживать. Наше решение широко используется в современных организациях для централизации и управления закупочной деятельностью , такие как выдача и утверждения заявок на покупку, сбор и оценку предложений, выдача заказов на закупку, утверждение счетов, хранение информации о поставщиках и сделок, а также анализ информации озакупках.
Преимущества решения в цифрах
Закупки процесс (от запроса покупки до утверждения счета - фактуры) , что составляет около 50% быстрее
46% лучшие результаты в управлении расходами и делать сбережения
100% контроль расходов
Снижение до 50% просроченных задач
70% экономии времени при генерации отчетов
100% соответствие процесса с внутренними и внешними правилами
Проверьте управление счетов-фактур:
Скриншоты из раствора
Контроль внутренних запросов на покупку
Форма запроса Покупка
отчетность
Преимущества решения DocLogix
Повышена ЭКОНОМИЯ за счет централизации и стандартизации. Наше решение обеспечивает более жесткий контроль, стандартизированные процессы и способность вести переговоры с поставщиками, сохраняя несанкционированные расходы до минимума. Управление обеспечивается с помощью процесса утверждения, согласно которому лицо , ответственное оценивает запросы на основе предполагаемого бюджета. Организации, использующие единое интегрированное решение по закупке были найдены для достижения результатов для управления расходами и делать сбережения , которые являются 46% лучше , чем те , которые этого не делают.
Улучшенная производительность с помощью автоматизации. Автоматизация процессов упрощает жизнь закупок цикла, с функциями документооборота и автоматических уведомлений ускорения операций за счет сокращения времени запаздывания между задачами. Автоматизированный процесс утверждения устраняет большое количество ручной работы.
