Файл: Особенности коммуникаций в организации(Сущность, функции и виды коммуникаций).pdf

В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения [15, с.392].

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

В узком понимании организация - это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).

Коммуникация - это функция управления, позволяющая при помощи правильно организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие («нервная система»).

Мотивация играет огромную роль регулятора всех функций, аналогичную интрегриющей роли психике в организме.

В широком смысле понятия «организация» применяется к биологическим, социальным и к техническому объекту. В научных работах понятие «организация» определяется как:

· внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

· совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

· объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил, и процедур.

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие: по крайней мере двух человек, которые считают себя частью этой группы; по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной группы: членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели [13, с. 77].

Виды коммуникаций в организации подразделяются по таким признакам: по субъекту и средствам коммуникаций, по форме и каналам общения, по направленности общения, по пространственному расположению каналов.

По форме общения виды коммуникаций в организации различают: вербальные (слова), невербальные (жесты).

По каналам общения виды коммуникаций в организации различают: формальные и неформальные.

По организационному признаку виды коммуникаций в организации различают: вертикальные, горизонтальные и диагональные.

По направленности общения виды коммуникаций в организации различают: нисходящие и восходящие.

Коммуникации, осуществляющие работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии - это диагональные.

Коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации - это горизонтальные.

Коммуникации, направленные снизу-вверх от подчиненных к руководителю - это восходящие.

Коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным - это нисходящие вертикальные.

Сложные проблемы лучше всего решают группы, применяющие общеканальную коммуникационную сеть.

Обмен информацией, фактами, мнениями между отдельными людьми или группами людей, восприятие информации и получение в ответ реакции другого лица называется межличностными коммуникациями.

Причины, действующие на межличностные коммуникации: компетентность и совместимость, доверие и статус, обратная связь и социокультурная среда, ожидания.

Если же в процессе коммуникации участвуют руководители, стремящиеся связать между собой различные звенья для достижения поставленных целей и выполнения работы более эффективно, это организационные коммуникации, которые, в свою очередь, подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние организационные коммуникации предполагают взаимодействие с потенциальными потребителями, клиентами, конкурентами и органами государственного управления.

Внутренние коммуникации — информационное взаимодействие в рамках одной организации на различных уровнях: как вертикальном (обмен информацией между руководителем и подчиненными), так и горизонтальном (передача информации между сотрудниками одного уровня).

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Существует несколько конкретных способов совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер [16, с.178].

Регулирование информационных потоков - руководители всех уровней организации должны представить потребности в информации: собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественно и количественно свои информационные потребности, а также других потребителей информации в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера оценки результатов его работы.

Управленческие действия, т.е. руководитель, может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Он может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении руководителями еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по всей инициативе контакта с руководством или товариществом по работе.

Системы обратной связи. Они составляют часть системы контрольно-управленческой информации системы организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения проблем. Например, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции

Опрос сотрудников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации по сотням вопросов, например:

· четко ли доведены до них цели деятельности;

· с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

· получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для их работы;

· открыт ли их руководитель для предложений;

· информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений. Система сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх. Чаще всего система реализуется уполномоченными по сбору предложений или в виде ящиков для предложений. При этом следует создавать механизмы подтверждения факта рассмотрения предложения и стимулирования работников, в особенности тех, чьи предложения пошли организации на пользу. Другой вариант системы - создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи. Они сосредоточивают общую информацию в организации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, содержащие информацию для всех работников. В бюллетени могут входить статьи с предложениями по поводу управления, новых видов продукции или услуг потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные материалы дают возможность оценить данные по существу, а видеозаписи позволяют персоналу составить представления о стиле и особенностях руководителей организации. Современные информационные технологии в организации. Такие технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работнику возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и мне ее, любому количеству людей одновременно. В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, обсуждают возможные проблемы, глядя, друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов. В настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет [16, с. 186].

Таким образом, организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Предпосылки эффективного подхода к коммуникациям в организации содержатся в следующем. В первую очередь, менеджеры обязаны развивать позитивное отношение к коммуникациям; убедить себя, что это главная часть их деятельности. Во-вторых, нужно действовать над получением информации, которая будет занимательна сотрудникам. В-третьих, менеджеры обязаны сознательно планировать коммуникации. А кроме того, менеджеры призваны завоевать доверие, которое считается главнейшим условием коммуникаций всех видов.

2.3 Коммуникативные аспекты управления персоналов в дошкольной образовательной организации

Одним из основных элементов менеджмента является культура управления — умения и знания руководителя в области законодательства, управления и экономики, нормы поведения, его организаторские способности. Личностные качества руководителя, креативное мышление, коммуникативная способность, понимание специфики своего труда, своих функциональных обязанностей ведут к оптимальному построению работы, ориентированию в современных средствах информационных технологий, так необходимых сегодня для управленческого потенциала.

Каждый руководитель имеет свой стиль, причем возможно смешение стилей в зависимости от ситуации. Так, забота о производстве может сочетаться с недостаточным вниманием к людям; фамильярные отношения часто наносят ущерб делу. Деятельность менеджера по сути — это система сложных социально-психологических методов, от которых зависит общность интересов и целей, принятие оптимальных решений, морально-психологический климат в коллективе [6, с.18].

Важное условие достижения результата — мотивация персонала. У каждого человека существует потребность быть значимым для других, необходимость в самовыражении и самореализации. Заинтересованность работников, создание системы побудительных стимулов, объективная признательность за определенные достижения в работе способствуют росту мотивации человека.

При этом контроль со стороны руководителя должен быть прежде всего объективным — умение сопоставить поставленные задачи, достигнутые цели, критерии их достижения. Работник должен владеть параметрами контроля данной организации, разработанными стандартами и показателями, а также информацией о том, что у него получается хорошо, в чем причина отклонения от некоторых стандартов, что надо предпринять для устранения недочетов. Недопустимо нарушение этических и правовых норм поведения со стороны руководителя и непосредственного проверяющего, создание стрессовых и конфликтных ситуаций. Полученная контрольная информация может быть использована для дальнейшего планирования и эффективного управления организацией, организационной перестройки деятельности.

Отсюда следует, что современный руководитель прежде всего должен быть компетентным специалистом в области коммуникации, что проявляется в потребности взаимодействия с другими людьми, целостности и индивидуальности коммуникативного процесса, способности выражать стабильное доброжелательное отношение к окружающим [6, с.20].

Наиболее значительные черты, характеризующие развитую коммуникативную компетентность руководителя дошкольной образовательной организации (ДОО): психологическая наблюдательность, такт, общительность; профессионально-педагогическая направленность личности, обусловленная представлением о результативности собственной деятельности и наличием умений управлять своими психическими состояниями, педагогически действенно и эмоционально открыто выражать свое отношение к ситуации, потребностью в достижении вершин профессионализма в деятельности руководителя, высокий уровень знаний по специальности, а также широкий культурный кругозор.

От уровня развития у руководителя ДОО коммуникативных способностей во многом зависит эффективность его работы. Очевидно, что в современных условиях необходимо отказаться от авторитарного общения, которое, как известно, легче, чем демократическое, так как основано на слепом подчинении и не требует кропотливой работы. Демократическое общение труднее и сложнее, поскольку предполагает реализацию установок через приятие участниками процесса целей коммуникаций. Руководитель в данном случае выступает и как источник информации, и как человек, познающий другого человека, и как организатор коллективной деятельности и взаимоотношений.

Важно помнить, что обмен информацией во многом достигается благодаря речевой деятельности, которая имеет ряд психологических особенностей. Поэтому способность логично, последовательно и ясно излагать мысли играет большую роль в том, как происходит понимание информации, которой обмениваются члены коллектива. К тому же необходимо учитывать, что вся эта информация может значительно или незначительно трансформироваться, так как будет преломляться через предыдущий опыт передающего (коммуникатора) и воспринимающего (реципиента). В этой связи мы можем предполагать, что существует вероятность возникновения определенных разногласий в процессе работы, которые будут вызваны разными взглядами на суть проблемы. И в таких случаях при передаче искаженных информаций часто возникают конфликты.

Проведенное небольшое исследование, основанное на педагогическом наблюдении за деятельностью нескольких руководителей ДОО, показало, что: