Файл: Нормативные документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций (Теоретические основы учета кассовых операций).pdf

Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.

Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств.

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица. Если ревизором выявлены факты нарушений действующего законодательства, возможна даже передача материалов проверки в следственные органы или  возбуждение производства по административному правонарушению, грозящее значительными штрафами, но, конечно, это происходит при грубейших, неоднократных нарушениях или неприкрытых злоупотреблениях. Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

В инвентаризация кассы проводится один раз в полгода, в силу того, что движение наличных денежных средств незначительно. Основные операции организации проводятся безналичным путем.

Инвентаризацию кассы проводит комиссия, которая назначается приказом руководителя. Так как функции кассира выполняет главный бухгалтер, то в состав комиссии включается руководитель, бухгалтер и менеджер.

Общая методика проведения инвентаризации кассы описана выше.

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально-ответственное лицо подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии.

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15. Акт заполняется в двух экземплярах (в бухгалтерию, материально ответственному лицу), подписывается всеми членами ревизионной комиссии.

При выявлении недостач или излишков на оборотной стороне акта кассир, как ответственное лицо, пишет объяснение о причинах их возникновения, а руководитель по результатам инвентаризации принимает решение об их списании.

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты ревизии оформляются типовыми проводками, представленными в таблице 4.

Таблица 4

Типовые операции по результатам инвентаризации кассы

Таким образом, своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

2.2 Рекомендации по совершенствование организации кассовой работы

В методологии бухгалтерского учета наличных денежных средств часто выявляется ряд недостатков:

- отсутствует график документооборота;

- отсутствует услуга " Клиент-Банк ";

- передачу денежных средств в банк кассир осуществляет без охраны;

- бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;

-внеплановые проверки в кассе не проводятся.

Для устранения этих недостатков можно предложить пути совершенствования учета денежных средств:

- рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию кассы и расчетов с подотчетными лицами, для своевременного выявления отклонений в бухгалтерском учете;

- усилить контроль при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, не допускать задержки сдачи в бухгалтерию авансового отчета;

- повысить уровень ответственности работников за нарушение сроков предоставления авансовых отчетов;

- усилить контроль за сохранностью денежных средств путем проведения сверок с банком.

Одним из существенных недостатков в работе бухгалтерии является отсутствие графика документооборота, что приводит к задержке подачи отчетов, отсюда возникают трудности в работе бухгалтерии предприятия и администрации.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Сейчас существует возможность ведения электронного документооборота - это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.

Информационные безбумажные технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем.

В связи с этим, необходимо пересмотреть существующие приложения к учетной политике и разработать необходимые документы с целью совершенствования работы и укрепления внутреннего контроля.

Поскольку на предприятии учет ведется с использованием персональных компьютеров и программного обеспечения, то:

– необходимо регулярное обновление версии программы «1-С бухгалтерия», связанное с усовершенствованием версии, исправлением ошибок в модулях, обновление базы данных по нормативным и законодательным актам, а также с изменением формы документов.

Программой предусматривается возможность формирования промежуточного отчета (аналогичного отчету за месяц с формированием оборотов по всем счетам и их сверкой, путем составления шахматной ведомости) на любую дату, т.е. перед началом инвентаризации в кассе необходима полная сверка по оборотам всех счетов, корреспондирующих с кассой. Эти процедуры позволят получать своевременную и достоверную информацию о наличии в кассе денежных средств, порядке их поступления и расходования, будут способствовать облегчению процесса установки очередности платежей и определению суммы вносимой на расчетный счет предприятия.

Для удобства передачи информации в банк, и для экономии времени необходимо внедрить систему " Клиент-Банк ".

Система «Клиент-Банк» в настоящее время является самым современным способом полной автоматизации всего документооборота между организацией и банком, обеспечивающим одновременно простоту, доступность и высокую функциональность.

Клиент-Банк позволяет клиентам, находясь в собственном офисе, выполнять следующие действия :

- подготовку и передачу в банк по телекоммуникационным каналам платежных поручений на осуществление внутрибанковских и межбанковских платежей,писем и запросов на получение дополнительной информации;

прием из банка следующей информации :

-результатов обработки отправленных платежных документов;

-внешних и внутрибанковских платежей, т.е. всех документов, отражающих движение средств по счетам клиентов;

-банковских выписок движения по счетам, в том числе валютных и стандартного вида;

-кредитовых и дебетовых реестров документов;

-дополнительной информации справочного характера, например, справочника банков НБУ - участников СЭП , курсов и кодов валют и т.д.

строить различные отчетные формы по собственной базе документов.

Этот модуль устанавливается на рабочее место бухгалтера. Исключая повторный ввод платежных документов в модуль, система 1С:Предприятие предусматривает обмен данными с этим модулем. «Клиент Банк» дает возможность формировать, контролировать данные, электронную подпись, поддерживает шифрование и дешифрирование. Модуль «банк», установленный непосредственно в банке, обеспечивает взаимообмен данными с модулем «клиент банк». Открытый стандарт используется для электронного обмена финансовыми документами.

В коммерческий банк данные передаются в 2 этапа:

1. Пользователь готовит платежную документацию в 1С:Предприятие и создает текстовый файл. Для чего нужно указать ряд требований.

2. Текстовый файл обрабатывается программой «Клиент банк», результат передается в модуль «Банк».

Принимаются данные из коммерческого банка тоже в два этапа:

1. Прием данных в модуль «Клиент банк» и формируется файл. Пользователь должен указать ряд сведений.

2. Файл читается и обрабатывается в системе 1С:Предприятие. Система удобна в эксплуатации и позволяет автоматизировать трудоемкие процессы за счет налаживания дистанционного обмена данными.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ведение учета денежных средств регламентируется законодательными и нормативными документами, такими как Федеральный закон "О бухгалтерском учете", Гражданский кодекс, Налоговый кодекс, положения Банка России, положения по бухгалтерскому учету.

Выпускная квалификационная работа состоит из 3 глав.

В первой главе изложены теоретические основы учета кассовых операций, дано их понятие, значение и задачи учета. Основными задачами в бухгалтерском учете наличных денежных средств являются достоверность, полнота и своевременное отражение данных в учете. Приведены принципы организации наличных расчетов в современных условиях, изложено нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций.